Einführung in Winshuttle Journal Entry Version 7.0 > Journal Entry für Connect > Anpassen von Vorlagen

Zurück zu

Journal Entry für Connect

Ebenfalls in diesem Abschnitt

Hochladen von Daten mit Journal Entry

Anpassen von Vorlagen

Standardvorlagen

Winshuttle Journal Entry liefert mehrere Standardvorlagen, die unter den Rubriken General Ledger (Hauptbuch), Accounts Payable (Kreditoren), Accounts Receivable (Debitoren) oder Accrual/Deferral (Rechnungsabgrenzung) angelegt sind. Je nach ausgewählter Vorlage können Sie die Vorlagen auch für Einzelbuchungen, unternehmensübergreifende Buchungen oder COPA-Buchungen sowie je nach Vorlage auch nach t-Code anpassen.

Eine Vorlage anlegen

  1. Klicken Sie auf Create New Template (Neue Vorlage anlegen) und wählen Sie anschließend eine Standardvorlage unter den Rubriken General Entry (Allgemeiner Eintrag), Accounts Payable (Kreditoren), Accounts Receivable (Debitoren) oder Accrual/Deferral (Rechnungsabgrenzung) aus.
  2. Je nach ausgewähltem Vorlagetyp wählen Sie Simple Post (Einzelbuchung), Multiple Company Post (unternehmensübergreifende Buchung) oder COPA-Buchung.
  3. Je nach Vorlagetyp wählen Sie den gewünschten t-Code.
  4. Wählen Sie das Blatt aus, in das Sie schreiben möchten, oder verwenden Sie das Standardblatt.
  5. Unter Mapping (Zuordnung) wählen Sie Cell Based (Zellenbasiert) oder Column Based (Spaltenbasiert).
  6. Klicken Sie auf Load Default Template (Standardvorlage laden).

Anpassen von Vorlagen

Ob Sie ein Tabellenblatt aus einer Vorlage anlegen oder eine Original-Vorlage erstellen, Journal Entry bietet Anpassungsmöglichkeiten, mit denen Sie die Zuordnung und Benennung von Zellen (ähnlich der Funktionsweise in Transaction) sowie das Layout von Objekten in der Arbeitsmappe kontrollieren können.

Eine Vorlage anpassen

  1. In einer geöffneten neuen oder vorhandenen Arbeitsmappe klicken Sie auf Customize New Template (Neue Vorlage anpassen).
  2. Wählen Sie die gewünschte Art des Prozesses, den Modus und den t-Code aus.
  3. Geben Sie an, in welchem Blatt die Vorlage gespeichert werden soll.
  4. Unter Mapping (Zuordnung) wählen Sie Cell Based (Zellenbasiert) oder Column Based (Spaltenbasiert).
  5. Klicken Sie auf Customize New Template (Neue Vorlage anpassen).
  6. Geben Sie auf jeder Seite des Bereichs Customize (Anpassen) die Felder an, die einzubeziehen sind, sowie die Kopfzeilen und Zellenzuordnung, Wertelisten oder Dokumenten-Splitting, wie nachfolgend in den Rubriken beschrieben, die diese Vorgehensweise befolgen.
  7. Für Soll- und Haben-Vorzeichen nutzen Sie die Standardzeichen „S“ und „H“ oder beschriften es mit der Etikette Ihre Wahl.
  8. Speichern Sie das Dokument. Klicken Sie auf Veröffentlichen.
  9. Tragen Sie einige Testdaten in das fertiggestellte Dokument ein. Validieren und simulieren Sie, um sicherzustellen, dass die Vorlage richtig funktioniert.

Journal Entry-Vorlagen aus BAPI-Aufzeichnungen

Winshuttle Journal Entry bietet ein BAPI-Skript zur Verbuchung von Dokumenten, das Sie anpassen können. Es steht für eine Einzelbuchung oder einen unternehmensübergreifenden Buchungsmodus zur Verfügung.

Durch Anklicken der Schaltfläche Add More Fields (Mehr Felder hinzufügen) im Customization (Anpassungs)-Assistenten können Sie Kopfzeilen und Zeilenposten aufnehmen, die nicht vorhanden waren, als das BAPI-Skript, die .txr-Datei, erstellt wurde. Sie können Felder suchen und Felder zuordnen wie für jede andere Vorlage in Journal Entry.

Das Feld return-message v2 (Nachricht v2 zurückgeben) wird in den Journal-Zeilenposten aufgenommen, um das Dokument nach der Buchung darzustellen. Nach Buchung des Blatts gibt das Feld return-message v2 (Nachricht v2 zurückgeben) auch die Dokumentnummer, den Firmencode und das Geschäftsjahr an die Buchungsergebniszelle zurück.

Wenn Sie Daten in ein BAPI-Blatt einfügen, muss der Betrag mit einem Plus- oder Minuszeichen versehen sein, weil keine Soll- oder Haben-Vorzeichen zur Verfügung stehen. Beispielsweise: Ein Soll-Betrag in Höhe von $ 50 wird als „-50“ erfasst.

Nur „Buchen“ steht für die aktuelle Implementierung von BAPI in Journal Entry zur Verfügung. „Vorerfassen“ steht nicht zur Verfügung.

Nachdem das Dokument zurückgegeben wird, können Sie, wie für andere Vorlagen in Journal Entry, auch Dokumente anhängen.

Felder auswählen

Zellen zuordnen

Zur Zuordnung von Zellen müssen Sie den Kopfzeilen auf der ersten Seite des Bereichs Customization (Anpassung) die Datenzellen auf der zweiten Seite des Bereichs Customization (Anpassung) zuordnen. Es gibt zwei Vorgehensweisen:

Anlegen einer Werteliste

Sie können einer Zelle eine Werteliste (LOV) zuordnen. Aktivieren Sie hierfür die Anzeige des ganzen SAP-Fensters, die Aufnahme einer Textdatei und einer Excel-Datei oder die Auswahl von SAP-Feldern aus einer F4 Lookup-Tabelle. Dort, wo eine Werteliste angezeigt wird, ist der vom Benutzer ausgewählte Wert validiert, wenn das Tabellenblatt validiert ist.

JE LOVs Import

Eine SAP-Werteliste hinzufügen

  1. Klicken Sie im Kopfzeilen- oder Posten-Mapper auf die Schaltfläche LOV neben einem Feld JE list of values select icon.
  2. Klicken Sie auf SAP.
  3. Geben Sie Ihre SAP-Anmeldedaten in das Dialogfeld SAP Logon (SAP-Anmeldung) ein. Klicken Sie auf OK.
  4. Klicken Sie im Dialogfeld List of Values (Werteliste) auf OK.

Eine benutzerdefinierte LOV aus einem Text oder einer Excel-Datei anlegen

  1. Klicken Sie im Kopfzeilen- oder Posten-Mapper auf die Schaltfläche LOV neben einem Feld JE list of values select icon.
  2. Klicken Sie auf Customize (Anpassen).
  3. Gehen Sie wie folgt vor:
    1. Klicken Sie auf Text file (Textdatei). Gehen Sie zu einer lokalen Datei.
    2. Setzen Sie den Textbegrenzer. Klicken Sie auf OK.

    - ODER -

    1. Klicken Sie auf Excel file (Excel-Datei).
    2. Gehen Sie zu einer lokalen Datei.
    3. Geben Sie das Blatt an, in das Sie schreiben möchten, sowie den Excel-Zellenbereich. Klicken Sie auf OK.

Eine benutzerdefinierte LOV aus einer SAP F4-Lookup-Tabelle anlegen

  1. Klicken Sie im Kopfzeilen- oder Position-Mapper auf die Schaltfläche LOV neben einem Feld JE list of values select icon.
  2. Klicken Sie auf Customize (Anpassen).
  3. Klicken Sie auf SAP F4 und dann auf Import (Importieren).
  4. Wenn Sie noch nicht angemeldet sind, geben Sie bitte Ihre SAP-Anmeldedaten ein.
  5. Wählen Sie in der SAP-Liste die Posten aus, die Sie zu Ihrer Liste hinzufügen möchten. Klicken Sie auf das grüne Häkchen.

    Obwohl die SAP-Beschreibungen noch nicht geladen sind, können Sie Ihre eigenen Beschreibungen anpassen. Darüber hinaus können Sie die verfügbaren Werte einschränken. Klicken Sie auf Löschen, um einen Wert aus einer Liste zu entfernen.

    JE LOV

  6. Anschließend klicken Sie auf OK.

Laufzeit und Feste Werte anlegen

Für alle Kopfzeilen- und Zeilenpostenfelder können Sie einen Laufzeitwert anlegen.

Einen Laufzeitwert für eine Kopfzeile oder ein Zeilenpostenfeld anlegen

  1. Legen Sie im Bereich Customize (Anpassen) den Kopfzeilenposten an, dem Sie eine Laufzeit zuordnen möchten.
  2. Klicken Sie in der Liste für diesen Posten Selection Type (Typauswahl) auf Runtime (Laufzeit).
  3. Passen Sie alle Einstellungen für die automatische Zuordnung an, einschließlich Spalte und Startzeile, und klicken Sie auf AutoMap (Automatische Zuordnung).
  4. Klicken Sie auf Next (Weiter).
  5. Legen Sie Laufzeitwerte für Ihre gewünschten Zeilenposten an.
  6. Klicken Sie auf Next (Weiter).

    Hinweis: Wenn Journal Entry Sie darauf hinweist, dass sich die Zeilenposten mit vorhandenen Protokoll- und Ausgabezellen überschneiden, gehen Sie wie folgt vor: Erhöhen Sie die Startzeile, deaktivieren Sie das Feld Write headers for Journal Entry Header Items (Kopfzeilen für Journal Entry Kopfzeilenposten schreiben) oder ändern Sie die Zuordnung für Kopfzeilenposten oder Protokolle.

  7. Im Bereich Data Review (Datenprüfung) können Sie wählen, das Dokument zu splitten. Wenn Sie das Dokument nicht splitten, klicken Sie auf Publish (Veröffentlichen).

Einen festen Wert für eine Kopfzeile oder ein Zeilenpostenfeld anlegen

Für alle Kopfzeilen- und Zeilenpostenfelder können Sie einen festen Wert anlegen, also einen ständigen Wert, der nicht abänderbar ist. Der Runner kann diesen Wert bei der Ausführung nicht bearbeiten.

  1. Legen Sie im Bereich Customize (Anpassen) den Kopfzeilenposten an, dem Sie einen festen Wert zuordnen möchten.
  2. Klicken Sie in der Liste für diesen Posten Selection Type (Typauswahl) auf Fixed (Fest).

    Das Dialogfeld Fixed value for (Fester Wert für) wird angezeigt.

  3. Tragen Sie im Dialogfeld Fixed value for (Fester Wert für) den Wert ein. Klicken Sie auf OK.

    Sie werden bemerken, dass die Zeile mit dem Feldnamen und der Feldbeschreibung nun blau ist und dass die Zeile in der Spalte Mapped to cell (Einer Zelle zugeordnet) grau ist. Der Grund hierfür ist, dass die festen Werte keiner bestimmten Zelle in Excel zugeordnet sind.

    Hinweis: Um einen aktuellen festen Wert zu ändern, klicken Sie auf den roten Pfeil in der List of Values (Werteliste)-Spalte, geben Sie einen neuen Wert ein und klicken Sie auf OK.

  4. Passen Sie alle Einstellungen für die automatische Zuordnung an, einschließlich Spalte und Startzeile, und klicken Sie auf AutoMap (Automatische Zuordnung).
  5. Klicken Sie auf Next (Weiter).
  6. Legen Sie feste Werte für Ihre gewünschten Zeilenposten an.
  7. Klicken Sie auf Next (Weiter).

    Hinweis: Wenn Journal Entry Sie darauf hinweist, dass sich die Zeilenposten mit vorhandenen Protokoll- und Ausgabezellen überschneiden, gehen Sie wie folgt vor: Erhöhen Sie die Startzeile, deaktivieren Sie das Feld Write headers for Journal Entry Header Items (Kopfzeilen für Journal Entry Kopfzeilenposten schreiben) oder ändern Sie die Zuordnung für Kopfzeilenposten oder Protokolle.

  8. Im Bereich Data Review (Datenprüfung) können Sie wählen, das Dokument zu splitten. Wenn Sie das Dokument nicht splitten, klicken Sie auf Publish (Veröffentlichen).

Benutzerdefinierte Dokumentenlänge festlegen

Vorlagen-Authors können eine benutzerdefinierte Länge von 0 bis 998 Zeilenposten pro Dokument festlegen. Wenn ein Runner versucht, ein Dokument zu verbuchen, das die Höchstlänge für einen Runner übersteigt, erhält der Runner eine Aufforderung, das Dokument zu splitten. Dokumentenabschnitte aus einem Splitting können nicht länger als die für eine Vorlage vorgesehene Höchstlänge sein.

Hochladen von umfangreichen Dokumenten: Dokument splitten

Bei großen Uploads können Sie Ihr Dokument splitten, anstatt mehrere Arbeitsmappen zu verwenden. Sie müssen die Bezeichnung oder die Nummer einer SAP-Überarbeitung oder eines Gegenkontos kennen, sodass alle Dokumente, die aus einem Splitting hervorgehen, saldiert werden können.

  1. Ein Gegenkonto anlegen und benennen. Vergewissern Sie sich, dass Sie eine benutzerfreundliche Beschreibung eingeben, damit die Benutzer der Vorlage verstehen, warum Extrazeilen angezeigt werden.
  2. Geben Sie im Kästchen No. of rows (Zeilenanzahl) an, wie viele Zeilen vor dem Splitten des Dokuments abgearbeitet werden sollen. Eine übliche Länge für ein Dokument sind 999 Zeilen.
  3. Klicken Sie auf Publish (Veröffentlichen).
  4. Wenn die Daten eingegeben und validiert sind, klicken Sie auf Split document (Dokument splitten). Im angegebenen Intervall erscheinen leere Zeilen. Bei der Verbuchung werden die Eingaben dort in mehrere SAP-Dokumente gesplittet, wo die leeren Zeilen erscheinen.
  5. Wählen Sie das Kontrollkästchen Split Document (Dokument splitten).
  6. An dieser Stelle stehen Ihnen mehrere Anpassungsoptionen zur Verfügung:
  1. Geben Sie im Kästchen No. of rows (Zeilenanzahl) an, wie viele Zeilen vor dem Splitten des Dokuments abgearbeitet werden sollen (Höchstanzahl: 997 Zeilen). Wenn Sie noch nicht genau wissen, wie viele Zeilen Sie eingeben möchten, können Sie die Splitting-Einstellungen auch später anpassen.
  2. Klicken Sie auf Publish (Veröffentlichen).
  3. Anschließend klicken Sie auf die Registerkarte Winshuttle for Journal Entry und dann auf Post (Buchen).