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Personnalisation des modèles

Modèles par défaut

Journal Entry fournit plusieurs modèles par défaut organisés sous les en-têtes General Ledger, Accounts Payable, Accounts Receivable ou Accrual/Deferral. Selon le type de modèle que vous avez sélectionné, vous pouvez personnaliser davantage les modèles pour la publication simple, la publication multi-entreprise ou la publication COPA, en fonction du modèle, par code de transaction

Créer un modèle

1. Sélectionnez l'un des modèles par défaut sous les en-têtes General Entry, Accounts Payable, Accounts Receivable, or Accrual/Deferral.
2. Selon le type de modèle sélectionné, sélectionnez Simple Post, Multiple Company Post ou COPA Post.
3. Selon le type de modèle, sélectionnez le code de transaction approprié.
4. Sélectionnez la feuille dans laquelle vous voulez écrire, ou utilisez la feuille par défaut.
5. Sous Mapping (Mappage), choisissez Cell Based (Basé sur une cellule) ou Column Based (Basé sur une colonne).
6. Cliquez sur Load Default Template (Charger le modèle par défaut).

Personnalisation des modèles

Que vous créiez une feuille depuis un modèle ou que vous créiez un modèle original, Journal Entry offre des fonctions de personnalisation qui permettent de contrôler le mappage et la dénomination des cellules (similaire à la fonction dans Transaction) et de disposer les objets dans le classeur.

Personnaliser un modèle

1. Un classeur existant ou nouveau étant ouvert, cliquez sur Customize New Template (Personnaliser le nouveau modèle).
2. Sélectionnez le type de processus, le mode et le code de transaction.
3. Définissez la feuille dans laquelle vous voulez enregistrer le modèle.
4. Sous Mapping, choisissez Cell Based ou Column Based.
5. Cliquez sur Customize New Template.
6. Sur chaque page du volet Customize, définissez les champs à inclure, le mappage d'en-tête et de cellule, les listes de valeurs ou les divisions de documents, comme indiqué dans les sections qui suivent cette procédure.
7. Pour les indicateurs de débit ou de crédit, utilisez les lettres par défaut « S » et « H » ou tapez le libellé de votre choix.
8. Enregistrez le document. Cliquez sur Publish (Publier).
9. Entrez des données de test dans la document terminé. Validez et simulez pour vérifiez que le modèle fonctionne correctement.

Modèles Journal Entry depuis des enregistrements BAPI

Winshuttle Journal Entry fournit un script BAPI de publication de document que vous pouvez personnaliser. Il est disponible dans les modes de publication unique ou de publication multi-entreprise.

En utilisant le bouton Add More Fields dans l'assistant de personnalisation, vous pouvez inclure des en-têtes et des postes qui n'ont pas été inclus lors de la création du script BAPI, le fichier .txr. Vous pouvez rechercher des champs et mapper des champs comme avec n'importe quel autre modèle dans Journal Entry.

Par défaut, le champ return-message v2 est inclus dans les postes de journal pour afficher le numéro de document. Lors de la publication de la feuille, le champ return-message v2 retourne le numéro du document, le code d'entreprise et l'exercice financier à la cellule des résultats de publication et fournir le lien de numéro de document.

Lors de l'ajout de données à une feuille BAPI, la quantité doit être entrée sous la forme d'un signe Plus ou d'un signe Moins, car aucun indicateur de débit ou de crédit n'est disponible. Par exemple, pour un débit de 50 dollars, entrez « -50 ».

Seul « Post » est disponible pour l'implémentation en cours de BAPI dans Journal Entry. « Parquer » n'est pas disponible.

Une fois le numéro de document retourné, vous pouvez joindre des documents comme pour les autres modèles dans Journal Entry.

Sélection de champs

• Sélection : sélectionnez les champs à inclure et excluez les champs que ne doivent pas voir les utilisateurs .
• Est obligatoire : Sélectionnez si un champ doit être complété par les utilisateurs du modèle.

Mappage des cellules

Pour mapper des cellules, vous devez mapper les en-têtes de la première page du volet Personnalisation aux cellules de données de la seconde page du volet. Vous pouvez procéder de deux manières :

• pour mapper manuellement des en-têtes, entrez un nom de cellule en regard du nom de champ

  .

• Pour mapper automatiquement des en-têtes (si vous devez mapper plusieurs cellules) cliquez sur le bouton AutoMap .
  • Organisez les en-têtes verticalement ou horizontalement .
  • Définissez la colonne et la ligne de début Excel.
  • Sélectionnez d'écrire les en-têtes dans des en-têtes ou des éléments.
  • Mappez les cellules de journal et de sortie.
  • Si vous devez insérer des lignes vierges, sélectionnez la ligne au-dessus de laquelle vous voulez insérer une ligne vierge, puis cliquez sur le bouton Add Line .
  • Si vous le désirez, affectez une liste de valeurs à un champ. Cliquez sur le bouton List of Values (Liste de valeur (LDV).

Création d'une liste de valeurs

Vous pouvez affecter une liste de valeurs à une cellule en choisissant d'afficher des fenêtres SAP entières, en incluant un fichier texte, un fichier Excel ou des champs SAP depuis une recherche F4. Lorsqu'une liste de valeur existe, la valeur sélectionnée par l'utilisateur pendant l'entrée des données est validée en même temps que la feuille.

Ajouter une liste de valeurs SAP

1. Dans le mappeur d'en-tête ou d'élément cliquez sur LOV à côté d'un champ.
2. Cliquez sur SAP.
3. Entrez vos données d'identification SAP dans la boîte de dialogue SAP logon (Connexion SAP). Cliquez sur OK.
4. Dans la boîte de dialogue List of Values (Liste de valeurs), cliquez sur OK.

Créer une liste de valeurs personnalisées depuis un fichier texte ou Excel

1. Dans le mappeur d'en-tête ou d'élément cliquez sur LOV à côté d'un champ.
2. Cliquez sur Customize (Personnaliser).
3. Procédez de l'une des manières suivantes :
   1. Cliquez sur Text file (Fichier texte). Accédez à un fichier local.
   2. Définissez le délimiteur de séparation de texte. Cliquez sur OK.

   -ou-

   1. Cliquez sur Excel file (Fichier Excel).
   2. Accédez à un fichier local.
   3. Définissez la feuille dans laquelle vous voulez écrire et la plage de cellules Excel. Cliquez sur OK.

Créer une liste de valeurs personnalisées depuis une recherche F4 SAP

1. Dans le mappeur d'en-tête ou d'élément cliquez sur LOV à côté d'un champ.
2. Cliquez sur Customize (Personnaliser).
3. Cliquez sur SAP F4 et sur Import (Importer).
4. Si vous n'êtes pas connecté, entrez vos données d'identification SAP.
5. Dans la liste SAP, sélectionnez les éléments à ajouter à la liste. Cliquez sur la coche verte.

   Bien que les descriptions SAP ne soient pas chargées, vous pouvez personnaliser vos propres descriptions. En outre, vous pouvez limiter les valeurs disponibles. Cliquez sur Delete (Supprimer) pour supprimer une valeur de la liste.

   

6. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur OK.

Création de valeurs d'exécution et fixes

Pour tous les champs d'en-tête et de poste, vous pouvez créer une valeur d'exécution.

Pour créer une valeur d'exécution pour un champ d'en-tête ou de poste

1. Dans le volet Customize, recherchez l'en-tête auquel vous voulez affecter une exécution.
2. Dans la liste de type de sélection de l'élément, cliquez sur Runtime.
3. Ajustez les paramètres de mappage automatique, y compris la colonne et la ligne de début, puis cliquez sur AutoMap.
4. Cliquez sur Next (Suivant).
5. Créez des valeurs d'exécution pour les postes désirés.
6. Cliquez sur Suivant.

   Remarque : si Journal Entry indique que les postes vont se chevaucher avec les cellules de journal et de sortie, procédez comme suit : augmentez la ligne de début, désélectionnez la case Write headers for Journal Entry Header Items (Écrire les en-têtes des éléments d'en-tête Journal Entry) ou changez le mappage des en-têtes ou des journaux.

7. Dans le volet Data Review, vous pouvez choisir de diviser le document. Si vous ne le divisez pas, cliquez sur Publish.

Créer une valeur fixe pour un champ d'en-tête ou de poste

Pour tous les champs d'en-tête et de poste, vous pouvez créer une valeur fixe, à savoir une valeur permanente qui ne change pas. L'exécuteur ne peut pas modifier cette valeur pendant l'exécution.

1. Dans le volet Customize, recherchez l'en-tête auquel vous voulez affecter une valeur fixe.
2. Dans la liste de type de sélection de l'élément, cliquez sur Fixed.

   La boîte de dialogue Fixed value for (Valeur fixe pour) s'affiche.

3. Dans la boîte de dialogue Fixed value for, entrez une valeur. Cliquez sur OK.

   Notez que la ligne contenant le nom et la description du champ est maintenant bleue et que la cellule dans la colonne Mapped to cell est maintenant grise. Cela s'explique par le fait qu'il n'existe pas de mappage de valeurs fixes à une cellule Excel particulière.

   Remarque : pour changer une valeur fixe en cours, cliquez sur la flèche rouge dans la colonne Liste de valeurs, entrez la nouvelle valeur, puis cliquez sur OK.

4. Ajustez les paramètres de mappage automatique, y compris la colonne et la ligne de début, puis cliquez sur AutoMap.
5. Cliquez sur Next (Suivant).
6. Créez des valeurs fixes pour les postes désirés.
7. Cliquez sur Next (Suivant).

   Remarque : si Journal Entry indique que les postes vont se chevaucher avec les cellules de journal et de sortie, procédez comme suit : augmentez la ligne de début, désélectionnez la case Write headers for Journal Entry Header Items (Écrire les en-têtes des éléments d'en-tête Journal Entry) ou changez le mappage des en-têtes ou des journaux.

8. Dans le volet de vérification des données, vous pouvez choisir de diviser le document. Si vous ne le divisez pas, cliquez sur Publish.

Définition d'une longueur personnalisée de document

Les créateurs de modèles peuvent définir une longueur personnalisée comprise entre 0 et 998 lignes pour un document. SI un exécuteur tente de publier un document dont la longueur est supérieure à la longueur maximum d'élément, un message lui demande de diviser le document. La longueur des parties de document d'une division ne peut pas être supérieure à la longueur maximum du modèle.

Envoi de documents volumineux : Diviser le document

Pour les envois volumineux, au lieu d'utiliser plusieurs classeurs, vous pouvez diviser le document. Vous devez connaître le nom ou le numéro d'un rapprochement SAP ou un compte de compensation afin que tous les documents résultant d'une division puissent être équilibrés.

1. Créez et nommez un compte de compensation. Veillez à ajouter une description explicite pour que les utilisateurs du modèle comprennent pourquoi des lignes supplémentaires apparaissent.
2. Dans la zone No. of rows, indiquez le nombre de lignes à traiter avant la division d'un document. Généralement, la valeur est 999 lignes.
3. Cliquez sur Publish (Publier).
4. Lorsque les données sont entrées et validées, cliquez sur Split Document (Diviser le document). Des lignes vierges apparaissent à l'intervalle défini. Lorsque vous publiez, les entrées sont divisées dans plusieurs documents SAP où les lignes vierges apparaissent.
5. Cochez la case Split Document (Diviser le document).
6. A ce stade, vous disposez de plusieurs options :

• Vous pouvez créer une liste de valeurs personnalisées pour les postes énumérés. Cliquez sur l'icône List of Values en regard du poste désiré, sélectionnez Customize et entrez les valeurs désirées dans la liste des valeurs.
• Vous pouvez autoriser un utilisateur à remplacer les valeurs de la liste personnalisée. Cliquez sur l'icône List of Values en regard du poste désiré, sélectionnez Customize et la case Allow user to override Custom List of Values (Autoriser l'utilisateur à remplacer la liste de valeurs personnalisées), puis entrez les valeurs appropriées dans la liste de valeurs.

  Remarque : si vous choisissez Runtime pour un champ, vous pouvez définir des valeurs de liste de valeurs pour le champ ou vous pouvez le laisser tel quel. Cependant, si vous fournissez des valeurs LDV pour le champ, l'exécuteur doit choisir une valeur dans les listes LDV que vous avez définies à moins que vous cochiez la case Allow user to override Custom List of Values (Autoriser l'utilisateur à remplacer la liste de valeurs personnalisées), car lors de l'exécution, l'exécuteur peut remplacer les listes LDV et entrer une valeur qui n'existe pas dans les LDV existantes.

• vous pouvez affecter des valeurs d'exécution ou fixes à chacun des champs d'en-tête ou de poste. Voir Création de valeurs d'exécution et fixes ci-dessus.

  Remarque : lorsque vous avez terminé de créer des valeurs fixes pour les champs d'en-tête ou de poste, un volet de vérification des données affiche tous les champs marqués comme « Runtime ». Les éléments fixes n'apparaissent pas dans cette liste.

1. Dans la zone No. of rows, indiquez le nombre de lignes à traiter avant la division d'un document (997 lignes maximum). Si vous ne savez pas quel nombre de lignes entrer, vous pouvez ajuster les paramètres de division plus tard.
2. Cliquez sur Publish (Publier).
3. Lorsque vous êtes prêt, cliquez sur l'onglet Winshuttle for Journal Entry et sur Post.

Aussi dans cette section Envoi de données avec Journal Entry

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