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ME21N pas à pas : Création de la commande d'achat

Ce document décrit la façon d'utiliser Winshuttle Transaction pour créer une commande d'achat dans SAP Business Suite à partir de données dans Microsoft Excel grâce à la transaction SAP ME21N.

Étapes

Enregistrement

  1. Démarrez Winshuttle Studio à partir du raccourci de bureau ou du menu Démarrer de Windows.
  2. Cliquez sur Nouveau.

    fichier nouveau

  3. Cliquez sur Transaction, puis cliquez sur Créer depuis enregistrement.

    cliquer sur transaction créer depuis enregistrement

  4. Choisissez le système SAP à utiliser, saisissez les données d'utilisateur appropriées, puis cliquez sur Connectez-vous à SAP.

    connectez-vous à sap

    Si vous ne voyez pas le système SAP voulu, cliquez sur Connexion avancée à SAP, cliquez sur Ajouter un système, fournissez les informations sur le système et cliquez sur OK.

  5. Dans la case Code de transaction, tapez ME21N.

    tapez me21n dans la case code de transaction

  6. Laissez le mode d'enregistrement Standard ou cliquez sur Modifier puis cliquez sur Mode de saisie par lots.

    case de modification de mode d'enregistrement

    Remarque : Pour la plupart des transactions, le mode de saisie par lots est suffisant, mais pour le téléchargement d'informations depuis des transactions SAP, ou pour des transactions Finance ou HR comportant l'exécution d'actions dynamiques ou l'utilisation de valeurs de paramètres utilisateur, le mode de saisie hors lots est nécessaire. La distinction sans contrôles SAP et avec contrôles SAP ne joue que sur les outils qui se trouvent sur les écrans de transaction. Pour plus d'informations, reportez-vous à la rubrique Modes d'enregistrement (Mode connexion ou Mode Foundation).

  7. Cliquez Start Recording

    bouton démarrer l'enregistrement

    La transaction ME21N démarre.

    Remarque : les écrans peuvent être légèrement différents en mode d'enregistrement, car nous utilisons un mode d'arrière-plan. Les écrans peuvent être différents selon la façon dont votre système SAP a été configuré.

  8. Saisissez le fournisseur et la date du document, puis appuyez sur Entrée.

    écran créer commande d'achat

  9. Saisissez les données d'en-tête.

    champs de données d'en-tête sur l'écran création de commande d'achat

    Important : l'étape suivante peut être différente de la saisie manuelle.

  10. Appuyez sur Entrée pour continuer.
  11. Saisissez les champs nécessaires pour un poste.

    saisie des données de poste

    Si nécessaire, vous pouvez saisir les données dans la section Détails de poste pour le poste sélectionné, il sera enregistré par Transaction.

    Mais dans cet exemple, nous n'allons saisir des données que dans la grille d'éléments.

  12. Appuyez sur Entrée.

    L'appui sur Entrée active l'icône Filtre dans la barre d'outils sous la section Élément.

    icône de filtre

  13. Cliquez sur l'icône de Filtre pour effacer la grille d'éléments de façon à pouvoir saisir les données dans la première ligne de cette grille. Ceci crée un processus répétable pour l'exécution de l'enregistrement du script Transaction.

    Un clic sur l'icône de Filtre ouvre la case de Définition de critères de filtre.

    case de définition des critères de filtre avec élément sélectionné

  14. Sélectionnez la colonne Élément dans le Jeu de colonnes, puis cliquez sur le triangle pointant vers la gauche.

    Ceci déplace la colonne d'éléments vers la sélection de critères de filtre.

    élément dans la liste de critères de filtre

    Remarque : L'étape suivante peut dépendre des versions de SAP.

  15. Pour fournir des critères de filtre, cliquez sur l'icône Filtre dans la case Définition de critères de filtre.

    Si la case ne contient pas d'icône de filtre, cliquez sur la coche verte pour fournir des critères de filtre.

  16. Dans la case de critères Définir des valeurs pour le filtre, saisissez une valeur dans le champ d'élément qui conduira toujours à aucune correspondance.

    Il est par exemple extrêmement improbable (et techniquement impossible) d'avoir plus de 999 éléments dans une commande d'achat. La saisie d'une valeur 99999 dans ce champ permet de s'assurer que la section de grille d'éléments est vidée entre les enregistrements de façon à pouvoir saisir les éléments sur la première ligne de la grille. C'est la clé de l'enregistrement et de l'exécution d'un script Transaction ME21N.

    définit les valeurs pour la case de critères de filtre

  17. Cliquez sur la coche verte pour continuer.

    Remarquez que la section de grille d'éléments est maintenant vide. Nous pouvons continuer pour saisir un autre élément dans cette section de grille, de façon à créer une répétition dans l'écran de l'outil de mappage de Transaction.

    écran avec grille d'éléments vide

  18. Sur la première ligne de la section Éléments, saisissez les données dans les champs nécessaires pour le prochain élément de la commande d'achat.
  19. Appuyez sur Entrée.

    Ici encore les données disparaissent de la grille parce que le filtre est actif.

  20. Cliquez sur Enregistrer pour enregistrer la commande d'achat. Ceci termine aussi l'enregistrement.

Quand Studio a terminé la compilation du script, vous arrivez à l'onglet Mappeur.

Mappeur

Maintenant, vous pouvez créer le mappage de la transaction. Le mappage d'un script consiste simplement à connecter les champs SAP aux champs de votre fichier de données. Transaction fournit un outil de mappage pour faciliter l'opération.

Mappage auto établit la correspondance de l'ensemble du script avec une feuille de calcul Excel dans l'ordre d'apparition dans l'outil de mappage. Du fait de la complexité de cette transaction, nous allons mapper les champs manuellement.

La copie d'écran ci-dessous présente l'onglet Vue de base de l'outil de mappage.

Dans chaque ligne de l'outil de mappage figurent les éléments suivants :

  • Numéro de ligne de l'outil de mappage : Il s'agit simplement d'un numéro de référence.
  • Activer l'indicateur : Seules les lignes activées de l'outil de mappage seront exécutées par Transaction.
  • Description du champ : Étiquette associée au nom de champ technique SAP.
  • Nom du champ : Nom de champ technique SAP.
  • Type et longueur de champ : Par exemple Chaîne ou Décimal, avec options de remplissage.
  • Direction de mappage : Valeur fixe, Excel vers SAP, SAP vers Excel (ou en cas de mappage vers Access : Access vers SAP, SAP vers Access).
  • Valeur : Valeurs attribuées au champ SAP ; il peut s'agir de valeurs fixes ou d'emplacements mappés dans la source de données associée.

Remarque : Le volet Propriétés est aussi affiché, mais n'est pas présenté ci-dessous.

vue de base de l'outil de mappage

Dans le panneau Ensemble de données apparaît un écran d'aperçu du type de source de données sélectionné.

Pour modifier le type de source de données, cliquez sur le menu déroulant sous l'onglet Ensemble de données et choisissez le type de source de données voulu.

menu déroulant modifier le type de source de données

L'aperçu se modifie en fonction du choix. Dans ce cas, nous allons utiliser Excel.

  1. Pour mapper le script à la source de données, faites glisser dans la direction de déplacement des données. Pour ce script, vous envoyez les données depuis Excel vers SAP, vous allez donc faire glisser de Excel vers l'outil de mappage.

    Mappez les données d'en-tête en premier lieu. Dans cet exemple :

    • Faites glisser la colonne B vers le haut et déposez-la sur la ligne 2.
    • Faites glisser la colonne C vers le haut sur la ligne 3.
    • Faites glisser la colonne D vers le haut sur la ligne 4.
    • Faites glisser la colonne E vers le haut sur la ligne 5.

    champs d'en-tête mappés vers l'aperçu excel

    Du fait que l'icône du filtre ne s'active pas jusqu'à la saisie du premier poste, ce premier poste fera partie des données d'en-tête.

    Mappez les données de poste. Dans cet exemple :

    • Faites glisser la colonne F vers le haut sur la ligne 6.
    • Faites glisser la colonne G vers le haut sur la ligne 7.
    • Faites glisser la colonne H vers le haut sur la ligne 8.

    premier poste mappé vers l'aperçu excel

  2. Continuez la procédure de mappage pour le poste suivant.

    Ceux-ci seront considérés comme des postes de détail, plutôt qu'un poste d'en-tête.

    Pour maintenir l'alignement de tous les postes de la commande d'achat, mappez les mêmes colonnes vers les lignes du deuxième poste dans l'outil de mappage.

    • Faites glisser la colonne F vers le haut sur la ligne 10.
    • Faites glisser la colonne G vers le haut sur la ligne 11.
    • Faites glisser la colonne H vers le haut sur la ligne 12.

    colonnes mappées vers deux champs

  3. Cliquez sur l’onglet Vue Expert.

    La vue Expert affiche les champs par écran, et permet de voir le nom de l'écran, le numéro et la description.

    vue expert de l'outil de mappage

  4. Pour permettre à la feuille de calcul Excel de contenir des données pour plusieurs commandes d'achat avec un nombre variable de postes dans chaque commande d'achat, nous allons insérer une boucle autour de certaines des lignes de l'outil de mappage.

    Dans cet exemple, sélectionnez la ligne 37 de l'outil de mappage, maintenez enfoncée la touche Maj et cliquez sur la ligne 42.

    lignes sélectionnées dans l'outil de mappage

  5. Cliquez sur le bouton Créer une boucle.

    bouton créer une boucle

  6. La case Boucle s'ouvre avec des valeurs par défaut, que vous pouvez modifier :
    • Les cases en haut indiquent les lignes de début et de fin de la boucle dans l'outil de mappage (lignes mises en évidence, dans ce cas, lignes 37 à 42).
    • La case Colonne identificateur de boucle affiche la colonne dans la feuille de calcul qui contiendra les identificateurs d'en-tête et de détail (données de ligne d'article).

      Pour mapper l'identificateur de boucle à la colonne A, cliquez sur la case Colonne identificateur de boucle, cliquez sur Afficher les colonnes non mappées, cliquez sur A, puis cliquez sur Aller.

    • Les cases Texte identifiant l'en-tête Transaction et Texte identifiant les lignes d'article répétitives affichent les valeurs identifiant les lignes d'en-tête (H) et de ligne d'article (D).

    case de boucle

  7. Cliquez sur OK pour insérer la boucle autour des lignes sélectionnées de l'outil de mappage.

    L'outil de mappage reflète les modifications suivantes consécutives à l'insertion de la boucle :

    • la représentation graphique de la boucle autour des lignes sélectionnées indique les lignes de l'outil de mappage qui se trouveront dans la boucle.
    • La colonne ID a été identifiée dans le volet d'aperçu et la ligne 2 contient la première valeur ID d'en-tête.

      Remarque : Cela apparaît uniquement dans le fichier de prévisualisation si vous mappez un fichier vide.

    boucle dans l'outil de mappage

Ajoutez les données et exécutez le script

  1. Cliquez sur l'onglet Exécuter.

    onglet exécuter

    Remarque : Transaction attribue automatiquement la colonne Journal à la prochaine colonne disponible après la dernière colonne mappée (dans ce cas, colonne I).

  2. Tapez les données dans les colonnes (c'est-à-dire les données de création de commande d'achat).

    Le premier poste doit aller dans la même ligne que les données d'en-tête.

    Vous pouvez spécifier une ligne de début et de fin, préciser la feuille Excel contenant les données, et modifier la colonne Journal.

  3. Pour exécuter l'envoi, cliquez sur le bouton Test, si vous êtes utilisateur de Foundation, ou cliquez sur le bouton Exécuter si vous n'êtes pas utilisateur de Foundation.

    Studio vous invite à enregistrer le script et les fichiers de données.

    case enregistrer

    La meilleure pratique est d'attribuer à la feuille de calcul Excel le même nom que le script, sauf si une même feuille Excel doit être utilisée pour plusieurs scripts.

    Après enregistrement du script et des fichiers de données, le script s'exécute.

    La barre de message jaune affiche un message quand l'exécution est terminée.

    message de réussite dans la barre de message

Les commandes d'achat sont maintenant créées à partir des données de la feuille de calcul, et les numéros de commande d'achat sont renvoyés dans la colonne Journal.

messages du journal