Enviar los archivos de script de Transaction para revisión
Tras crear un archivo de script, puede que lo tenga que enviar a revisión. También puede enviar una plantilla de archivo de datos. Studio le guiará por el proceso.
Importante: Si va a usar un flujo de trabajo personalizado que contenga condiciones, siga los pasos que aparecen en Promocionar una propiedad antes de enviar el script.
Enviar archivos para revisión
- Haga clic en el icono Guardar.
- Haga los cambios que desee en los nombres de archivo y, a continuación, haga clic en Guardar ambos archivos.
Sugerencia: Si a un archivo de script le da el mismo nombre que a un archivo que haya creado anteriormente y que ya esté en producción, el archivo nuevo se convertirá en una versión actualizada del archivo original. Para obtener más información, consulte la sección Archivos con el mismo nombre a continuación.
- En la pestaña Foundation, haga clic en Enviar a Foundation.
- En el cuadro Descripción, añada una descripción del script.
- En el cuadro Destino de Foundation, puede cambiar el lugar donde se guardará el script. Para buscar una ubicación, haga clic en el botón de los puntos suspensivos.
Nota: Si envía varios scripts, haga clic en la opción Varios scripts antes de pulsar Siguiente. Para obtener más información, consulte Varios archivos de script o archivos de scripts vinculados.
Para asegurarse de que los ejecutores usen siempre la hoja indicada, marque la casilla Bloquear hojas.
- Haga clic en Siguiente.
- En el cuadro Descripción de la pantalla siguiente, añada una descripción de la plantilla de archivo de datos y haga clic en Siguiente.
- Adjunte los documentos auxiliares que necesite y haga clic en Siguiente.
Los documentos auxiliares incluyen scripts adicionales, hojas de datos o cualquier otro archivo que explique lo que envía para su aprobación. Para añadir un documento auxiliar que ya esté en el sitio de Foundation, haga clic en Añadir existente. Para cargar un documento nuevo, haga clic en Añadir nuevo.
Para cambiar la ubicación de los documentos auxiliares, haga clic en el botón de los puntos suspensivos y elija la ubicación.
- Para realizar cambios, haga clic en el botón Editar de la información que desee cambiar.
Studio le llevará a la pantalla correspondiente del asistente. Realice los cambios que desee y haga clic en Siguiente hasta que llegue a la pantalla Resumen.
- Haga clic en Enviar
- Cuando Studio haya finalizado de enviar el script, haga clic en Aceptar.
Archivos con el mismo nombre
Si envía un archivo de script con el mismo nombre que un archivo creado previamente (y el primer archivo ya está en estado de producción en el servidor) el archivo nuevo se considerará una nueva versión del archivo existente. La primera versión la archiva SharePoint y la versión nueva pasa a ser el archivo actual. En su lugar, para crear un archivo único, asigne un nombre diferente al archivo nuevo.
Si ya hay un archivo con el mismo nombre en el servidor, pero no está en producción, lo creó otra persona o usted no es el administrador de aplicaciones de Foundation, tendrá que enviar el archivo nuevo con otro nombre.
Plantillas de datos
Una plantilla de archivo de datos o una plantilla de datos, es un archivo que incluye los encabezados que seleccionó durante la fase de asignación. Un ejemplo de plantilla es un archivo de script con encabezados.
Debe crear una plantilla de datos cuando envíe un script para su revisión. Cuando reenvía un archivo previamente rechazado para su aprobación, puede crear una plantilla nueva si lo desea.
Para asegurarse de que los archivos de la plantilla de datos no se sobrescriban, marque la casilla Incrementar automáticamente el nombre de la plantilla de datos de la pestaña Ubicaciones del cuadro Opciones.
Cuando el script se haya aprobado, los usuarios podrán descargar una copia local de la plantilla del archivo de datos e introducir los datos. Dependiendo del flujo de trabajo, a continuación, podrán ejecutar el script para cargar los datos o enviar el archivo de datos a revisión.
Asignar un revisor y un proceso
Tras haber finalizado el asistente para enviar el archivo para su revisión, seleccione el tipo de proceso de revisión y el revisor.
Los pasos varían dependiendo de si quiere ejecutar el script de forma manual, usar Ejecución automática o un flujo de trabajo personalizado.
Revisión de un script que se va a ejecutar manualmente
- Haga clic en la pestaña Archivo y, a continuación, en Mis tareas de Workflow.
- En Flujo de trabajo, haga clic en la lista desplegable Seleccionar revisor y elija un revisor.
- Haga clic en la lista Proceso de revisión de datos y elija un proceso:
- Sin proceso de revisión de datos: Cuando se haya revisado el script, el usuario no tendrá que recibir la aprobación de los archivos de datos antes de ejecutar el script.
- Revisar y grabar - Un paso: El archivo de datos se tiene que aprobar y el revisor ejecuta el script.
- Revisar y grabar - Por separado: El archivo de datos se tiene que aprobar y el remitente ejecuta el script.
- Haga clic en Completar tarea y, a continuación, haga clic en Cerrar.
El revisor recibirá automáticamente un mensaje de notificación por correo electrónico que indica el nombre de archivo del script.
Revisión de un script que se va a ejecutar automáticamente
Si usa flujos de trabajo integrados, puede optar por ejecutar automáticamente el script cuando el archivo de datos de Excel se apruebe.
Después de que se grabe una hoja de datos, esa hoja ya no se puede editar. También se pueden grabar automáticamente las hojas de datos protegidas con contraseña.
Nota: La ejecución automática no está disponible en las siguientes situaciones:
Scripts grabados en modo GUI Scripting
Scripts que incluyen texto largo
Tareas que incluyen documentos adjuntos
- Haga clic en la pestaña Archivo y, a continuación, en Mis tareas de Workflow.
- En Flujo de trabajo, haga clic en la lista desplegable Seleccionar revisor y elija un revisor.
- Haga clic en la lista Proceso de revisión de datos y elija un proceso:
- Revisar y grabar - Un paso: El archivo de datos se tiene que aprobar y el revisor ejecuta el script.
- Revisar y grabar - Por separado: El archivo de datos se tiene que aprobar y el remitente ejecuta el script.
- Elija una opción de Ejecución automática:
- La cuenta del sistema ejecuta el script con las credenciales de la cuenta del sistema designada en Foundation.
- Según el proceso de revisión, el revisor/creador utiliza las credenciales de inicio de sesión del revisor (Revisar y grabar - Un paso) o del creador (Revisar y grabar - Por separado).
- Para incluir el archivo de resultados en la notificación de correo electrónico posterior a la ejecución, marque la casilla Adjuntar archivo de datos a notificación de correo electrónico cuando se complete la ejecución.
- Haga clic en Completar tarea y, a continuación, haga clic en Cerrar.
El revisor recibirá automáticamente un mensaje de notificación por correo electrónico que indica el nombre de archivo del script y el script se someterá al proceso de revisión. Una vez que se haya revisado y aprobado el archivo de datos, se ejecutará automáticamente.
Revisar con un flujo de trabajo personalizado
Si su organización ha desarrollado su propio flujo de trabajo para este proceso empresarial, utilice el proceso de revisión de datos Flujo de trabajo personalizado.
Nota: Cuando utilice un flujo de trabajo personalizado, también podrá indicar en sistema SAP, pero no podrá usar datos adjuntos de correo electrónico ni la ejecución automática.
- Haga clic en la pestaña Archivo y, a continuación, en Mis tareas de Workflow.
- En Flujo de trabajo, haga clic en la lista desplegable Seleccionar revisor y elija un revisor.
- Haga clic en la lista Proceso de revisión de datos y haga clic en Flujo de trabajo personalizado.
- Elija el flujo de trabajo de la lista.
- Seleccione el sistema SAP.
- Haga clic en Completar tarea y, a continuación, haga clic en Cerrar.
El revisor recibirá automáticamente un mensaje de notificación por correo electrónico que indica el nombre de archivo del script.
El siguiente paso es Ejecutar: cargar los datos asignados en SAP
Enviar archivos que se hayan rechazado
Cuando se rechace un archivo y se le devuelva para actualizarlo, guarde el archivo localmente, haga cambios y a continuación vuelva a enviarlo haciendo clic en Enviar a Foundation y finalizando el asistente.
Archivos de datos
Los archivos de datos que se crean desde plantillas en el sitio de Foundation se tienen que enviar mediante el complemento de Excel. Si desea ver las instrucciones, consulte Utilizar el complemento de Excel para una transacción.