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Journal Entry für Central

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Anpassen von Vorlagen

Hochladen von Daten mit Journal Entry

Anwenden von Journal Entry mit Central

Wenn Sie Daten in einem Central-System hochladen, können Sie nur die Vorlagen verwenden, die in Central zur Verfügung stehen. Je nach den Workflows, die in Ihrer Organisation vorgegeben sind, werden Sie vermutlich nach der Dateneingabe aufgefordert, das Blatt zur Genehmigung einzureichen, bevor die Daten in SAP hochgeladen werden. Während dieses Prozesses erhalten Sie und Ihre Datei-Reviewer eine E-Mail-Benachrichtigung für Aufgaben, die von Ihnen zu erledigen sind. Der Prozess läuft wie folgt ab:

  1. Laden Sie eine Vorlage aus Central herunter.
  2. Fügen Sie Daten hinzu und senden Sie die Datei an Central zur Prüfung zurück.
  3. Je nach dem gegenwärtigen Workflow kann Central Sie auffordern, einen Reviewer auszuwählen.
  4. Nachdem der Reviewer die Datendatei genehmigt hat, können Sie die Datei vorerfassen oder buchen.

Eine Vorlage in Central öffnen

  1. Öffnen Sie Excel und klicken Sie auf die Registerkarte Winshuttle for Journal Entry.
  2. Klicken Sie auf Logon to Central (Bei Central anmelden). Fügen Sie gegebenenfalls die URL zu Ihrer Central-Website hinzu und geben Sie Ihren Benutzernamen und das Kennwort ein.
  3. Klicken Sie auf Open from Central (Aus Central öffnen) Open from Central.
  4. Wählen Sie für Ihre Aufgabe die geeignete Vorlage aus. Klicken Sie auf OK.

    Die Vorlage wird im Nur-Lese-Modus geöffnet. Klicken Sie auf Save (Speichern), um eine lokale Kopie zu erstellen.

    Wenn der Vorlagen-Author Dokumente an die Vorlage angehängt hat, können Sie diese mit der Schaltfläche Attachments (Anhänge) anzeigen Attachments button JE.

Daten eingeben

Wenn Ihre Vorlage eine spaltenbasierte Zuordnung beinhaltet, müssen Sie die Kopfzeile und Zeilenposten für jeden Eintrag kennzeichnen.

Geben Sie die Daten mit der spaltenbasierten Zuordnung ein.

Sie formatieren Daten für mehrere Eingaben in Journal Entry auf dieselbe Weise wie Daten für Schleifen in Transaction -- anhand der Identifikator-Spalte erkennt Journal Entry, ob es sich bei den Zeilendaten um Informationen für Kopfzeilen oder für Zeilenposten handelt.

Hinweis: Spaltenbasierte Zuordnung wird nicht für BAPIs unterstützt.

  1. Tragen Sie den Firmennamen, die Dokumentdaten und die Buchungsdaten ein. Stellen Sie sicher, dass Sie das Datum im richtigen Format hinzufügen, das in Ihrem SAP-System vorgegeben ist. Journal Entry korrigiert nicht automatisch Datumsformate. Für einige Felder kann eine Liste mit voreingestellten Werten zur Verfügung stehen. Weitere Informationen finden Sie unter „Wertelisten verwenden“.
  2. Tragen Sie die Kopfzeilendaten in eine Zeile ein und die Zeilenpostendaten beginnend mit der nächsten Zeile.
  3. Wiederholen Sie Schritt 2 für zusätzliche Eingaben.
  4. In der Identifier (Indikator)-Spalte geben Sie H in jede Zeile ein, die Kopfzeileninformationen beinhaltet, und D in jede Zeile, die Zeilenposteninformationen beinhaltet.
  5. Speichern Sie die Arbeitsmappe. Sie können gegebenenfalls das Arbeitsblatt vorerfassen. Siehe „Ein Dokument vorerfassen“. Beachten Sie, dass „Vorerfassen“ nicht für BAPI-Vorlagen zur Verfügung steht.
  6. Klicken Sie in der Journal Entry-Leiste auf Validieren JE validate. Ihre Soll- und Habenbeträge sollten sich saldieren. Falls nicht, bearbeiten Sie die Eingaben und validieren Sie sie erneut, bis die Blätter ausgeglichen sind. Wenn die Option Split (Splitten) aktiviert ist, wird Ihr Arbeitsblatt von der Anwendung ausgeglichen.
  7. Nachdem Sie die Validierung und Korrektur vorgenommen haben, klicken Sie auf Simulate (Simulieren) JE simulate, um die Ausführung zu simulieren.

    Simulating a run (Eine Ausführung simulieren) ist mit einer Validierung zu vergleichen, nur mit dem Unterschied, dass das gesamte Journal zwar in SAP hochgeladen, aber die Daten nicht verbucht werden. Nach der Validierung und Simulation können Sie mit der Verbuchung beginnen.

    Hinweis: Dort, wo mehrere Vorlagen auf mehreren Blättern vorliegen, müssen die Vorgänge Validieren und Simulieren auf jedem Blatt durchgeführt werden, bevor Sie die Datei in Central einreichen. Wenn nicht alle Arbeitsblätter validiert und simuliert wurden, nimmt Central die Arbeitsmappe nicht an.

  8. Klicken Sie auf Submit to Central (In Central einreichen).
  9. Sie werden aufgefordert, weitere Dokumente anzuhängen, wenn Sie es wünschen. Weitere Informationen finden Sie unter Anhängen von Dokumenten.

    Sie erhalten eine Benachrichtigung, dass die Datei in Central eingereicht wurde.

Geben Sie die Daten mit der spaltenbasierten Zuordnung ein.

  1. Tragen Sie den Firmennamen, die Dokumentdaten und die Buchungsdaten ein. Stellen Sie sicher, dass Sie das Datum im richtigen Format hinzufügen, das in Ihrem SAP-System vorgegeben ist. Journal Entry korrigiert nicht automatisch Datumsformate. Für einige Felder kann eine Liste mit voreingestellten Werten zur Verfügung stehen. Weitere Informationen finden Sie unter „Wertelisten verwenden“.
  2. Tragen Sie die Daten in die Positionszellen ein. In BAPI-Vorlagen müssen Soll-Beträge als negative Beträge ausgewiesen werden. Beispielsweise: Ein Soll-Betrag in Höhe von $ 50 wird als „-50“ erfasst.
  3. Speichern Sie die Arbeitsmappe. Sie können gegebenenfalls das Arbeitsblatt vorerfassen. Siehe „Ein Dokument vorerfassen“. Beachten Sie, dass „Vorerfassen“ nicht für BAPI-Vorlagen zur Verfügung steht.
  4. Klicken Sie in der Journal Entry-Leiste auf Validieren JE validate. Ihre Soll- und Habenbeträge sollten sich saldieren. Falls nicht, bearbeiten Sie die Eingaben und validieren Sie sie erneut, bis die Blätter ausgeglichen sind. Wenn die Option Split (Splitten) aktiviert ist, wird Ihr Arbeitsblatt von der Anwendung ausgeglichen.
  5. Nachdem Sie die Validierung und Korrektur vorgenommen haben, klicken Sie auf Simulate (Simulieren) JE simulate, um die Ausführung zu simulieren.

    Simulating a run (Eine Ausführung simulieren) ist mit einer Validierung zu vergleichen, nur mit dem Unterschied, dass das gesamte Journal zwar in SAP hochgeladen, aber die Daten nicht verbucht werden. Nach der Validierung und Simulation können Sie mit der Verbuchung beginnen. Wenn Daten in BAPI-Vorlagen die Datenblockgröße überschreiten, werden Sie aufgefordert, das Dokument zu splitten.

    Hinweis: Dort, wo mehrere Vorlagen auf mehreren Blättern vorliegen, müssen die Vorgänge Validieren und Simulieren auf jedem Blatt durchgeführt werden, bevor Sie die Datei in Central einreichen. Wenn nicht alle Arbeitsblätter validiert und simuliert wurden, nimmt Central die Arbeitsmappe nicht an.

  6. Klicken Sie auf Submit to Central (In Central einreichen).
  7. Sie werden aufgefordert, weitere Dokumente anzuhängen, wenn Sie es wünschen. Weitere Informationen finden Sie unter Anhängen von Dokumenten.

    Sie erhalten eine Benachrichtigung, dass die Datei in Central eingereicht wurde.

Anwenden einer Werteliste (LOV)

Für einige Felder kann eine Werteliste (LOV) zur Verfügung stehen.

Eine Wertelisten anwenden

Anhängen von Dokumenten

Für einige Vorgänge kann es erforderlich sein oder eventuell wünschen Sie es, die aktuelle Excel-Arbeitsmappe anzuhängen. In Journal Entry gehen Sie so vor, nachdem Sie die Dokumente vorerfasst oder gebucht und die Dokumentenverknüpfungen zurückgegeben haben.

Dokumente anhängen

  1. Wenn das Dokument validiert und vorerfasst oder gebucht wurde, klicken Sie auf die Schaltfläche Attach Document (Dokument anhängen). Sie müssen sich möglicherweise bei SAP anmelden.
  2. Klicken Sie in der Liste mit den Dokumenten und den dazugehörigen Dokumentnummern (blaue Verknüpfungen) im Arbeitsblatt auf eine der Verknüpfungen.

    Das Fenster View Document and Attach Workbook (Dokument ansehen und Arbeitsmappe anhängen) wird angezeigt.
  3. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben allen Dokumenten, die Sie anhängen möchten, und klicken Sie auf Attach workbook to SAP (Arbeitsmappe in SAP anhängen). Sie können sie entweder zum Begleitdokumente-Ordner in Central oder zu SAP hinzufügen oder beides.

    Die Upload Status-Spalte zeigt den Status der hochgeladenen Dateien an.

    Wenn der Beleg bereits im Begleitdokumente-Ordner abgelegt ist, können Sie ihn aus dem Upload entfernen oder durch einen anderen ersetzen.

  4. Klicken Sie auf die Verknüpfung der Dokumentnummer, um das über SAP GUI gebuchte Dokument anzuzeigen. Anschließend klicken Sie auf Close (Schließen).

    Für Arbeitsmappen mit mehreren Vorlagen stehen die angehängten Dokumente für jede Vorlage zur Verfügung.

Löschen von Daten

Sie können Eingaben, die in der Vorlage vorgenommen wurden, rückgängig machen.

Splitting von saldierten Dokumenten

Wenn Sie versuchen, ein besonders umfangreiches Dokument zu buchen, erhalten Sie die Benachrichtigung, dass das Dokument groß genug ist, um es zu splitten. Die Parameter zum Splitten des Dokuments sollten bereits in der Vorlage hinterlegt sein, aber klicken Sie auf die Schaltfläche Split Document (Dokument splitten) JE Split. Leere Felder werden in dem Intervall angezeigt, das der Vorlagenersteller vorgesehen hat. Wenn Sie dieses Dokument erneut buchen und die Daten in SAP hochladen, wird das Dokument genau an diesen leeren Feldern gesplittet.

Splitting von nicht saldierten Dokumenten

Wenn Sie versuchen, ein nicht saldiertes Dokument zu splitten, erscheint eine Aufforderung mit zwei Optionen:

Datenblätter einreichen und prüfen

Je nach Prozessverlauf in Ihrer Organisation müssen das Blatt und die Daten zuerst genehmigt werden, bevor Sie ein Datenblatt in SAP verbuchen können. Nachdem Ihre Datei eingereicht wurde, wird sie in den JE Data Files (JE Datendateien)-Ordner in Central aufgenommen. Alle Begleitdokumente werden zu dem JE Supporting Documents (JE Begleitdokumente)-Ordner hinzugefügt. Nachdem die Datei genehmigt und ausgeführt wurde, wird sie in den JE Completed Data Files (JE Abgeschlossene Datendateien)-Ordner aufgenommen.

Einreichen eines Datenblattes zur Genehmigung

  1. Klicken Sie auf Submit to Central (In Central einreichen) Submit to Central.

    Sie werden aufgefordert, eine lokale Kopie zu erstellen.

  2. Sie werden aufgefordert, Begleitdokumente anzuhängen. Klicken Sie auf Yes (Ja), um Dokumente anzuhängen.
  3. Wählen Sie die Dokumentnummern für alle Dokumente aus, für die Sie Anhänge hinzufügen möchten.
  4. Geben Sie an, welche angehängten Dokumente zum Central Supporting Documents (Central Begleitdokumente)-Ordner hinzugefügt werden sollen.

    Wenn das Begleitdokument bereits im Begleitdokumente-Ordner abgelegt ist, können Sie es entfernen oder ein anderes hinzufügen.

  5. Geben Sie an, welche angehängten Dokumente in SAP hochgeladen werden sollen.
  6. Klicken Sie auf OK.
  7. Wenn die Datei in Central eingereicht wird, wechselt die Statusanzeige der Datei zu Data Review (Datenprüfung) file status und die Schaltfläche My Actions (Eigene Aktionen) wird aktiviert. Klicken Sie auf My Actions (Eigene Aktionen), um anzugeben, wer das Dokument prüfen soll. Nur diejenigen Benutzer, die zu der Datenprüfungsgruppe in Central gehören, werden als verfügbare Reviewer aufgelistet.

Ein Arbeitsblatt prüfen

  1. Öffnen Sie die Benachrichtigungs-E-Mail, die Sie erhalten haben.
  2. Klicken Sie auf die Verknüpfung My Task (Eigene Aufgabe), um die Datei zu öffnen. Sie können die Daten und auch die angehängten Dateien anzeigen lassen.
  3. Wenn Sie versuchen möchten, die Datei selbst zu validieren und zu simulieren, dann speichern Sie die Datei auf Ihrem Rechner ab, um verschiedene Tests an der lokalen Kopie durchzuführen. Um die Datei allerdings zu genehmigen oder abzulehnen, müssen Sie die Kopie in Central öffnen.
  4. Um die Datei zu genehmigen oder abzulehnen, klicken Sie auf My Actions (Eigene Aktionen) My Actions.
  5. Wählen Sie je nachdem Approved (Genehmigt) oder Rejected (Abgelehnt).
  6. Wenn Sie möchten, fügen Sie Kommentare hinzu. Klicken Sie auf Complete Task (Aufgabe abschließen).

    Der Dateistatus wechselt zu Ready to Run (Sofort einsetzbar). Für die Runner-Datei stehen jetzt die Schaltflächen Post (Buchen) und Park (Vorerfassen) zur Verfügung.

    Wenn Sie berechtigt sind, das Arbeitsblatt zu prüfen und auszuführen, müssen Sie die Rollen innerhalb von Journal Entry ändern. Zur Änderung von Rollen klicken Sie auf das Menü Role (Rolle) roles.

Ein Dokument verbuchen

  1. Klicken Sie auf Post (Buchen) JE Park and Post. Das Dialogfeld SAP Logon (SAP-Anmeldung) wird angezeigt. Wählen Sie, soweit erforderlich, Ihr SAP-System und geben Sie Ihre Anmeldedaten ein.

    Die Symbolleiste Journal Entry zeigt das SAP-System an, an dem Sie angemeldet sind.

  2. Wenn die Daten erfolgreich in SAP hochgeladen sind, wird die SAP-Dokumentnummer als Hyperlink angezeigt. Klicken Sie auf die Verknüpfung, um zu prüfen, dass sich Ihre Daten in SAP befinden.
  3. Um den Vorgang abzuschließen, klicken Sie auf die Schaltfläche My Actions (Eigene Aktionen). Wählen Sie Completed (Abgeschlossen) aus. Klicken Sie auf Complete Task (Aufgabe abschließen).

    Die Statusbenachrichtigung wird aus der Datei entfernt und die Datei wird in den JE Data File Completed (JE Abgeschlossene Dateidateien)-Ordner in Central verschoben.

    Hinweis: Wenn Sie bei der Validierung und Buchung die Nachricht erhalten, dass sich Excel im Bearbeitungsmodus befindet, speichern Sie das Blatt und versuchen Sie es dann erneut.

Ein Dokument vorerfassen

Wechseln zwischen Arbeitsmappe und Arbeitsblatt

Das Vorerfassen, Buchen und Simulieren von langen Blättern mit Tausenden von Datenzeilen können mehrere Minuten in Anspruch nehmen. Sie können jedoch mit anderen Arbeitsmappen und -blättern weiterarbeiten, während die Vorerfassungs-, Buchungs- und Simulationsvorgänge für eine Arbeitsmappe oder Blatt durchgeführt werden. Protokolle und Nachrichten werden auf demselben Blatt oder in derselben Arbeitsmappe vermerkt, in dem/der der Vorgang gestartet wurde.