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Cargar datos con Journal Entry para Central

Cuando cargue datos en un sistema de Central, solo podrá utilizar las plantillas que pone a disposición Central. En función de los flujos de trabajo que exija su organización, es probable que, tras introducir los datos, se le requiera enviar la hoja para su aprobación antes de cargar los datos en SAP. A lo largo de todo el proceso, usted y los revisores de archivos recibirán notificaciones por correo electrónico de todas las tareas que deban llevar a cabo. El proceso funciona de una forma parecida a la siguiente:

  1. Descargue una plantilla de Central.
  2. Añada datos y devuelva el archivo de datos a Central para la revisión.
  3. Según el flujo de trabajo que esté funcionando, Central puede solicitarle que elija un revisor.
  4. Una vez que el revisor haya aprobado el archivo de datos, usted podrá registrar el archivo de forma preliminar o contabilizarlo.

Abrir una plantilla en Central

  1. Abra Excel y haga clic en la pestaña Winshuttle para Journal Entry.
  2. Haga clic en Iniciar sesión en Central. Si fuera necesario, añada la dirección URL del sitio de Central y escriba su nombre de usuario y contraseña.
  3. Haga clic en Abrir desde Central Abrir desde Central.
  4. Seleccione la plantilla adecuada para la tarea. Haga clic en Aceptar.

    La plantilla se abre en modo de solo lectura. Haga clic en Guardar para guardar una copia local.

    Si el autor adjuntó documentos auxiliares a la plantilla, puede verlos por medio del botón Datos adjuntos Botón Datos adjuntos, JE.

Introducir cambios

  1. Introduzca la sociedad, las fechas de los documentos, las fechas de contabilización y toda la información relativa a los impuestos.

    Notas:
    Para los campos que la plantilla exige pero que no estén presentes en el sistema SAP, puede introducir un indicador de omisión (/).

    Para códigos de transacción como FB50, puede introducir información sobre impuestos tanto en la pestaña Básico como en la pestaña Impuestos. Journal Entry compensará las cantidades de impuestos en el encabezado y en las posiciones. Sin embargo, los campos de la pestaña Impuestos no se pueden incluir en ningún bucle.

    El texto largo se trata como un bucle. Journal Entry admite varios bucles en el mismo nivel, pero no admite los bucles anidados.

    En las plantillas que tengan varios bucles en el mismo nivel, Journal Entry crea un enlace de documento solo para el primer documento contabilizado. (Corregido en las plantillas basadas en columnas para Journal Entry 9.1)

    Importante: Asegúrese de añadir la fecha con el formato correcto que está definido en el sistema SAP. Journal Entry no corrige automáticamente los formatos de fecha.

  2. Introduzca datos en las celdas de posición. En las plantillas de BAPI, los importes de cargos deben especificarse como importes negativos. Por ejemplo, un cargo de 50 $ se escribe como «-50».
  3. Guarde el libro. Puede registrar de forma preliminar la hoja si fuera necesario. Si desea obtener más información, consulte Realizar el registro preliminar de un documento.

Utilizar una lista de valores (LOV)

En algunos campos, puede haber disponible una lista de valores (LOV).

  • Haga clic en LOV JE, botón LOV.

    Si un campo contiene una lista personalizada, se indica así en la columna Lista de valores JE, lista de valores con icono.

    Nota: En la versión 9.1 y anteriores, aparece una lista de valores SAP personalizada en un cuadro de diálogo estándar de Windows. En la versión 9.2, la lista de valores aparece en la ventana SAP LOV.

Borrar datos

Puede deshacer las entradas realizadas en la plantilla.

  • Para borrar únicamente los datos, haga clic en Borrar. Se quitan todas las ediciones. Si necesita restaurar estos cambios, haga clic en Archivo, haga clic en Abrir y, a continuación, seleccione el archivo del mismo nombre. Se restauran los cambios hechos hasta la última vez que haya guardado.
  • Para borrar todos los datos y todos los formatos, incluidos los encabezados y las personalizaciones, haga clic en Borrar todo. Ahora puede seleccionar una plantilla nueva que se abrirá con el mismo nombre de archivo, a no ser que opte por guardar con otro nombre de archivo.

Partir documentos

Cuando intenta enviar un documento que supera la longitud del documento especificada, se le notificará que el documento es grande. Si el desarrollador del script lo ha habilitado, lo mejor es partir el documento.

La forma en la que divida el documento depende del código de transacción. Si desea obtener instrucciones detalladas, consulte Partir documentos.

Importante: Journal Entry no puede partir un documento basado en columnas que contenga varios bucles en el mismo nivel.

Si no parte el documento, los resultados variarán, dependiendo de la asignación:

  • Basado en celdas: Journal Entry contabiliza el número de filas especificado en la configuración de longitud del documento del script.
  • Basado en columnas: Journal Entry ejecuta el documento entero, incluso cuando supera la longitud del documento. No se contabilizará ninguna fila que supere el límite de SAP.

Validar y simular

  1. En la cinta Journal Entry, haga clic en Validar JE, validar. Los abonos y los cargos deberían estar compensados. Si no lo están, edite las entradas y vuelva a validar hasta que la hoja esté compensada. Si tiene activada la opción Partir, la aplicación puede compensar o saldar la hoja.

    Nota: En Journal Entry 9.1, puede elegir si muestra el nombre del campo, la descripción del campo o tanto el nombre como la descripción en el mensaje de validación.

  2. Una vez que lo haya validado y haya hecho las correcciones necesarias, realice una de las siguientes acciones:
    • Haga clic en Simular JE, simular.
    • Si el conjunto de datos es grande, haga clic en Opciones, a continuación, en Simular subprocesos e introduzca un número entre 1 y 8. A continuación, haga clic en la flecha Simular y en Simular multiproceso para simular la ejecución.

      La función Simular multiproceso permite que grandes conjuntos de datos se puedan partir en bloques y procesarse al mismo tiempo.

      Nota:Si la hoja de trabajo contiene celdas protegidas, recibirá un mensaje de advertencia para cada subproceso de simulación.

    La simulación de una ejecución es similar a la validación, solo que se carga todo el diario en SAP pero no se contabilizan los datos. Tras la validación y la simulación, todo está listo para enviar los datos para su aprobación. En el caso de las plantillas de BAPI, si los datos superan el tamaño de fragmento, se le pide que parta el documento.

    Nota: Cuando hay varias plantillas en varias hojas, debe validar y simular cada hoja antes de enviar el archivo a Central. Central no aceptará el libro si no se han validado y simulado todas las hojas.

Enviar un archivo de datos para su aprobación

En función del proceso establecido en su organización, antes de poder contabilizar una hoja de datos en SAP, la hoja y los datos deben haberse aprobado. Una vez enviado el archivo, se añade a la carpeta Archivos de datos de JE en Central. Todos los documentos auxiliares se añaden a la carpeta Documentos auxiliares de JE. Una vez que el archivo se haya aprobado y, a continuación, ejecutado, este se añade a la carpeta Archivos de datos completados de JE.

Enviar una hoja

  1. Haga clic en Enviar a Central Enviar a Central.

    Se le pedirá que guarde una copia local.

  2. Se le solicitará que adjunte documentos auxiliares. Haga clic en Sí para adjuntar documentos.
  3. Seleccione los números de documento de todos los documentos a los que desee añadir archivos adjuntos.
  4. Especifique qué documentos adjuntos deben añadirse a la carpeta Documentos auxiliares de Central.

    Si el documento auxiliar ya existe en la carpeta Documentos auxiliares, puede quitarlo o añadir otro.

  5. Especifique qué documentos adjuntos deben cargarse en SAP.
  6. Haga clic en Aceptar.

    Cuando se envía el archivo a Central, el estado del archivo pasa a ser Revisión de datos estado del archivo y se pone a disposición el botón Mis acciones.

  7. Haga clic en Mis acciones para especificar quién debe revisar el documento. Solo aquellos usuarios que consten en el grupo de revisión de datos en Central se enumeran como revisores disponibles.

Revisar una hoja

  1. Abra el mensaje de correo electrónico de notificación que ha recibido.
  2. Haga clic en el enlace Mi tarea para abrir el archivo. Puede ver los datos y también cualquier archivo adjunto.
  3. Si desea validar y simular el archivo usted mismo, guárdelo de forma local y, a continuación, realice todas las pruebas con la copia local. No obstante, para aprobar o rechazar el archivo, debe abrir la copia que se encuentra en Central.
  4. Para aprobar o rechazar el archivo, haga clic en Mis acciones Mis acciones.
  5. Seleccione Autorizado o Rechazado según convenga.
  6. Añada comentarios si lo desea.
  7. Haga clic en Finalizar tarea.

    El estado del archivo cambia a Listo para ejecutar. Ahora quedan disponibles los botones Contabilizar y Registro preliminar para el ejecutor del archivo.

    Nota: Si tiene permiso tanto para revisar como para ejecutar el archivo, debe cambiar los roles en Journal Entry. Para cambiar los roles, haga clic en el menú Rol roles.

Enviar o realizar un registro preliminar de un documento

Abrir el archivo de datos de Central

  1. Inicie Excel, haga clic en la pestaña Winshuttle para Journal Entry y, a continuación, en Iniciar sesión en Central.
  2. Realice una de las siguientes acciones:
    • Si el archivo de datos no tiene ningún flujo de trabajo asignado, haga clic en Abrir desde Central y, a continuación, en el archivo de datos que desee.
    • Si el archivo de datos tiene un flujo de trabajo asignado, haga clic en Lista de tareas y, a continuación, en el documento que desee.
  3. Contabilice o realice el registro preliminar del documento.

Contabilizar un documento

  1. Haga clic en Contabilizar JE, registro preliminar y contabilización. Aparece el cuadro de diálogo Inicio de sesión en SAP. Seleccione el sistema SAP e introduzca las credenciales según sea necesario.

    La barra de herramientas Journal Entry indica el sistema SAP en el que ha iniciado sesión.

  2. Cuando los datos se hayan cargado correctamente en SAP, aparecerá el número de documento de SAP en forma de hiperenlace. Haga clic en el enlace para verificar que los datos estén en SAP.
  3. Para completar el proceso, haga clic en el botón Mis acciones. Seleccione Completado. Haga clic en Finalizar tarea.

    La notificación de estado se quita del archivo y el archivo se mueve a la carpeta Archivo de datos completado de JE en Central.

    Nota: Si intenta validar o contabilizar y aparece un mensaje que indica que Excel está en modo de edición, guarde la hoja e inténtelo de nuevo.

Registro preliminar de un documento

  1. Guarde el documento.
  2. Haga clic en Registro preliminar.

    Nota: Para registrar un documento de forma preliminar no es necesario validarlo.

Adjuntar documentos

En algunos procesos, quizá necesite o desee adjuntar el libro de Excel actual. En Journal Entry, esto se lleva a cabo después de haber registrado de forma preliminar o contabilizado los documentos y de que se hayan devuelto los enlaces al documento.

Elegir el método para adjuntar el documento

Haga clic en Opciones, a continuación, en Método para adjuntar y, a continuación, haga clic en una de las siguientes opciones:

  • BDS_BAPI: Crea un archivo adjunto.
  • GOS: Almacena los documentos empresariales en una tabla de archivo para que las tablas principales no se vean afectadas por los adjuntos de gran tamaño.

    Nota: El método GOS solo está disponible cuando está instalado el módulo de funciones de Winshuttle.

Adjuntar documentos

  1. Cuando el documento esté validado y registrado de forma preliminar o contabilizado, haga clic en el botón Adjuntar documentos.
  2. En la lista de documentos con los correspondientes números de documento (los enlaces azules) de la hoja de cálculo, haga clic en uno de los enlaces.

    Aparece la ventana Ver documento y adjuntar libro. Puede adjuntar archivos .png, .jpg, .jpeg, tif, tiff, .gif, .bmp, .txt, .htm, .xlsm, .xlsx, .xls, .msg, .pdf, .pptx, .rtf, .doc y .docx.
  3. Seleccione la casilla junto a cada uno de los documentos que desee adjuntar y haga clic en Adjuntar libro en SAP.

    Quizá tenga que iniciar sesión en SAP.

    La columna Estado de carga muestra el estado de los archivos.

  4. Haga clic en el enlace del número de documento para ver el documento contabilizado a través de SAP GUI. Cuando haya terminado, haga clic en Cerrar.

    Cuando son libros con varias plantillas, los documentos adjuntos están disponibles para cada plantilla.

Cambio de libro y de hoja

El registro preliminar, la contabilización y la simulación de hojas largas con miles de líneas de datos pueden tardar varios minutos. No obstante, puede trabajar en otros libros y hojas mientras estén en curso las acciones de registro preliminar, contabilización o simulación en un libro o una hoja. Los registros y mensajes se notifican en la misma hoja o el mismo libro en los que se inició la acción.