Envoi de données avec Journal Entry

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Envoi de données avec Journal Entry

Utilisation de Journal Entry avec Central

Lorsque vous envoyez des données dans un système Central, vous pouvez utiliser uniquement les modèles fournis dans Central. Selon les workflows en vigueur dans l'entreprise, après avoir entré les données, vous devrez probablement envoyer la feuille pour approbation avant que les données soient envoyées à SAP. Pendant le processus, vous et les vérificateurs de fichier recevez une notification par courrier électronique pour les tâches que vous devez exécuter. Le processus fonctionne comme suit :

Téléchargement d'un modèle depuis Central.
Ajout des données et renvoi du fichier de données à Central pour vérification.
Selon le workflow en place, Central peut demander de choisir un vérificateur.
Une fois que le vérificateur a approuvé le fichier de données, vous pouvez parquer ou publier le fichier.

Ouvrez un modèle dans Central

Ouvrez Excel et cliquez sur l'onglet Winshuttle for Journal Entry.
Cliquez sur Logon to Central. Si nécessaire, ajoutez l'URL au site Central et tapez votre nom d'utilisateur et votre mot de passe.
Cliquez sur Open from Central (Ouvrir depuis Central).
Sélectionnez le modèle correspondant à la tâche. Cliquez sur OK.
Le modèle s'ouvre en lecture seule. Cliquez sur Save pour enregistrer une copie locale.

Si le créateur du modèle a joint des documents au modèle, vous pouvez les afficher en utilisant le bouton Attachments (Pièces jointes).

Entrée des données

Si le modèle utilise le mappage de colonne, vous devez identifier l'en-tête et les postes de chaque entrée.

Entrée des données en utilisant le mappage de colonne

Vous formatez les données de plusieurs entrées dans Journal Entry comme vous le faites pour les boucles dans Transaction ; vous utilisez un Column Identifier (Identificateur de colonne) qui indique à Journal Entry si les données de la ligne correspondent aux informations d'en-tête ou de poste.

Remarque : le mappage de colonne n'est pas pris en charge pour les interfaces BAPI.

Entrez le code d'entreprise, les dates de document et les dates de publication. Veillez à ajouter la date selon le format correct défini dans le système SAP. Journal Entry ne corrige pas automatiquement les formats de date. Pour certains champs, la liste des valeurs présélectionnées peut être disponible. Pour plus d'informations, voir « Utilisation de listes de valeurs ».
Entrez les données d'en-tête sur une ligne et les données de poste à partir de la ligne suivante.
Répétez l'étape 2 pour les entrées supplémentaires.
Dans la colonne Identificateur, tapez H dans chaque ligne qui contient des informations d'en-tête et D pour chaque ligne qui contient les informations de poste.
Enregistrez le classeur. Vous pouvez parquer la feuille, si nécessaire. Voir « Pour parquer un document ». Notez que pour les modèles BAPI, le parcage n'est pas disponible.
Dans le ruban Journal Entry, cliquez sur Validate (Valider). Les crédits et les débits doivent être équilibrés. Dans le cas contraire, modifiez les entrées et validez de nouveau jusqu'à ce que les soldes soient équilibrées. Si Split (Diviser) est activé, la feuille peut être équilibrée par l'application.
Après avoir effectué la validation et les corrections, cliquez sur Simulate pour simuler l'exécution.
La simulation d'une exécution est similaire à la validation, sauf que l'ensemble du journal est envoyé à SAP et que les données ne sont pas publiées. Après la validation et la simulation, vous êtes prêt à publier.

REMARQUE : lorsqu'il existe plusieurs modèles sur plusieurs feuilles, la validation et la simulation doivent être exécutées sur chaque feuille avant d'envoyer le fichier à Central. Si toutes les feuilles ne sont pas validées et simulées, Central n'accepte pas le classeur.
Cliquez sur Submit to Central (Envoyer à Central).
Un message demande de joindre les documents annexes, si vous le désirez. Pour plus d'informations, voir Joindre des documents.
Un message indique que le fichier à été envoyé à Central.

Entrée de données en utilisant le mappage de cellule

Entrez le code d'entreprise, les dates de document et les dates de publication. Veillez à ajouter la date selon le format correct défini dans le système SAP. Journal Entry ne corrige pas automatiquement les formats de date. Pour certains champs, la liste des valeurs présélectionnées peut être disponible. Pour plus d'informations, voir « Utilisation de listes de valeurs ».
Entrées de données dans les cellules d'élément. Dans les modèles BAPI, les débits doivent être définis négativement. Par exemple, un débit de 50 dollars doit être défini sous la forme « -50 ».
Enregistrez le classeur. Vous pouvez parquer la feuille, si nécessaire. Voir « Pour parquer un document ». Notez que pour les modèles BAPI, le parcage n'est pas disponible.
Dans le ruban Journal Entry, cliquez sur Validate (Valider). Les crédits et les débits doivent être équilibrés. Dans le cas contraire, modifiez les entrées et validez de nouveau jusqu'à ce que les soldes soient équilibrés. Si Diviser est activé, la feuille peut être équilibrée par l'application.
Après avoir effectué la validation et les corrections, cliquez sur Simulate pour simuler l'exécution.
La simulation d'une exécution est similaire à la validation, sauf que l'ensemble du journal est envoyé à SAP et que les données ne sont pas publiées. Après la validation et la simulation, vous êtes prêt à publier. Pour les modèles BAPI, si la taille des données est supérieure à celle du segment, un message demande de diviser le document.

REMARQUE : lorsqu'il existe plusieurs modèles sur plusieurs feuilles, la validation et la simulation doivent être exécutées sur chaque feuille avant d'envoyer le fichier à Central. Si toutes les feuilles ne sont pas validées et simulées, Central n'accepte pas le classeur.
Cliquez sur Submit to Central (Envoyer à Central).
Un message demande de joindre les documents annexes, si vous le désirez. Pour plus d'informations, voir Joindre des documents.
Un message indique que le fichier à été envoyé à Central.

Utilisation d'une liste de valeurs (LDV)

Pour certains champs, une liste de valeurs (LDV) peut être disponible.

Utiliser une LDV

Cliquez sur LOV .
Si un champ contient une liste personnalisée, l'icône apparaît dans la colonne List of Values dans l'assistant de personnalisation.

Joindre des documents

Pour certains processus, il peut être nécessaire de ou vous pouvez vouloir joindre le classeur Excel en cours. Dans Journal Entry, vous effectuez cette opération après avoir parqué ou publié les documents et que les liens aux documents sont retournés.

Attachement de documents

Lorsque le document est validé et parqué ou publié, cliquez sur le bouton Attach Document. Il peut être nécessaire de se connecter à SAP.
Dans la liste des documents et des numéros de document correspondants (liens bleus) dans le tableur, cliquez sur l'un des liens.

La fenêtre View Document and Attach Workbook (Afficher un document et joindre un classeur) s'affiche.
Cochez la case du document à joindre et cliquez sur Attach workbook to SAP (Joindre le classeur à SAP). Vous pouvez les ajouter au dossier Supporting Documents dans Central, SAP ou les deux.
La colonne Upload Status (Statut d'envoi) affiche le statut des envois.

Si le document connexe existe déjà dans le dossier Supporting Documents, vous pouvez supprimer le document de l'envoi ou le remplacer par un autre.
Cliquez sur le lien de numéro de document pour afficher le document envoyé via GUI SAP. Une fois que vous avez terminé, cliquez sur Close (Fermer).
Pour les classeurs multimodaux, les documents joints sont disponibles pour chaque modèle.

Effacement des données

Vous pouvez annuler les entrées effectuées dans le modèle.

Pour effacer uniquement les données, cliquez sur Clear. Toutes les modifications sont supprimées. Si vous devez restaurer ces modifications, cliquez sur File, cliquez sur Open, puis sélectionnez le fichier de même nom. Les modifications sont restaurées jusqu'au dernier enregistrement.
Pour effacer toutes les données et tout le formatage, y compris les personnalisations et les en-têtes, cliquez sur Clear All (Effacer tout). Désormais, vous pouvez sélectionner un nouveau modèle qui sera ouvert sous le même nom de fichier, à moins que vous l'enregistriez sous un autre nom de fichier.

Division de documents équilibrés

Lorsque vous tentez de publier un document volumineux, un message indique que le document est volumineux et que vous devez le diviser. Les paramètres de division du document doivent être déjà inclus dans le modèle ; cependant, cliquez sur le bouton Split Document. Des champs vides apparaissent à l'intervalle défini par le créateur du modèle. Lorsque vous republiez le document et que les données sont envoyées à SAP, le document est divisé au niveau de ces champs vides.

Division de documents non équilibrés

Lorsque vous tentez de diviser un document non équilibré, une invite avec deux options s'affiche :

demander au système d'équilibrer le document lorsque la division est exécutée
diviser le document sans l'équilibrer

Remarque : la division d'un document non équilibré fonctionne de la même manière que la division d'un document équilibré. Cependant, si vous choisissez de diviser un document non équilibré, vous ne pouvez que le parquer, mais vous ne pouvez pas le publier.

Envoi et modification des feuilles de données

Selon le processus de l'entreprise, pour pouvoir publier une feuille de données vers SAP, la feuille et les données doivent être préalablement approuvées. Le fichier envoyé est ajouté au dossier des fichiers de données JE dans Central. Les documents annexes sont ajoutés au dossier des documents annexes JE. Une fois le fichier approuvé et exécuté, il est ajouté au dossier des fichiers de données terminés JE.

Envoyer une feuille de données pour approbation

Cliquez sur Submit to Central .
Un message demande d'enregistrer une copie locale.
Un message demande de joindre les documents connexes. Cliquez sur Yes (Oui) pour joindre les documents.
Sélectionnez les numéros de document auxquels vous voulez joindre des pièces.
Définissez les documents joints à ajouter au dossier Central Supporting Documents.
Si le document annexe existe déjà dans le dossier des documents annexes, vous pouvez le supprimer ou ajouter un autre document.
Indiquez les documents joints à envoyer à SAP.
Cliquez sur OK.
Lorsque le fichier est envoyé à Central, son statut devient Data Review (Vérification des données) et le bouton My Actions (Mes actions) devient disponible. Cliquez sur My Actions pour indiquer la personne chargée de vérifier le document. Seuls les utilisateurs du groupe de vérification des données dans Central sont répertoriés comme vérificateurs disponibles.

Vérifier une feuille

Ouvrez le message électronique de notification que vous avez reçu.
Cliquez sur le lien My Task (Ma tâche) pour ouvrir le fichier. Vous pouvez afficher les données et les fichiers joints
Si vous voulez essayer de valider et simuler vous-même le fichier, enregistrez le fichier localement, puis exécutez des tests sur la copie locale. Cependant, pour approuver ou rejeter le fichier, vous devez ouvrir la copie qui se trouve dans Central.
Pour approuver ou rejeter le fichier, cliquez sur My actions .
Sélectionnez Approved (Approuvé) ou Rejected (Rejeté), selon le cas.
Ajoutez des commentaires, si vous le souhaitez. Cliquez sur Complete Task (Exécuter la tâche).
Le statut du fichier devient Prêt à exécuter. Pour le fichier Runner, les boutons Post et Park (Publier et Parquer) sont maintenant disponibles.

Si vous êtes autorisé à vérifier et exécuter la feuille, vous devez changer les rôles dans Journal Entry. Pour changer les rôles, cliquez sur le menu Role (Rôle).

Publication d'un document

Cliquez sur Post (Publier). La boîte de dialogue SAP Logon s'affiche. Sélectionnez le système SAP et entrez vos données d'identification, si nécessaire.
La barre d'outils Journal Entry indique le système SAP auquel vous êtes connecté.
Lorsque les données sont envoyées à SAP avec succès, le numéro de document SAP apparaît comme lien hypertexte. Cliquez sur le lien pour vérifier que les données se trouvent dans SAP.
Pour terminer le processus, cliquez sur le bouton My Actions (Mes actions). Sélectionnez Completed (Terminé). Cliquez sur Complete Task (Exécuter la tâche).
La notification de statut est supprimée du fichier et le fichier est déplacé dans le dossier JE Data File Completed dans Central.

Remarque : si vous tentez de valider ou de publier et qu'un message indique qu'Excel est en mode d'édition ; enregistrez la feuille et recommencez.

Parcage d'un document

Enregistrez le document. Cliquez sur Park.

Remarque : pour pouvoir parquer un document, il n'est pas nécessaire de le valider.

Changement de classeur et de feuille

Le parcage, la publication et la simulation de longues feuilles avec des milliers de lignes de données peuvent prendre plusieurs minutes. Cependant, vous pouvez travailler sur d'autres classeurs et feuilles pendant le parcage, la publication ou la simulation pour un classeur ou une feuille. Les journaux et les messages sont signalés sur la même feuille ou le même classeur dans lesquels l'action a été démarrée.

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Personnalisation des modèles