Guía paso a paso de FB01: Contabilizar documentos

En este documento se describe cómo puede usar Winshuttle Transaction para contabilizar documentos en SAP Business Suite a partir de datos en Microsoft Excel con la transacción de SAP FB01 (Contabilizar documento).

En el ejemplo que se indica a continuación, se mostrará cómo usar la función de bucle de Transaction para cargar documentos con entradas de varias líneas desde un archivo de Excel a SAP.

Pasos

Grabar

1. Inicie Winshuttle Studio desde el acceso directo del escritorio o a través del menú Inicio de Windows.
2. Haga clic en Nuevo.

   

3. Haga clic en Transacción y, a continuación, en Crear desde grabación de SAP.

   

4. Elija el sistema SAP que desee usar, introduzca los datos de usuario adecuados y, a continuación, haga clic en Iniciar sesión en SAP.

   

   Si no ve el menú de SAP que desea, haga clic en Inicio de sesión en SAP avanzado, haga clic en Añadir sistema, proporcione la información de sistema y, a continuación, haga clic en Aceptar.

5. En el cuadro Código de transacción, escriba FB01.

   

6. Deje el modo de grabación en Estándar. Si no aparece Estándar, haga clic en Cambiar, en Modo no batch input sin controles de SAP y, a continuación, en Aceptar.

   Nota: Para la mayoría de las transacciones es suficiente el modo batch input, pero, para descargar información de las transacciones de SAP o para las transacciones de finanzas o recursos humanos en las que hay acciones dinámicas en ejecución o valores de parámetros de usuario en uso, será necesario el modo no batch input. La distinción de Sin controles de SAP y Con controles de SAP es solo cuestión de las herramientas que haya en las pantallas de transacciones. Para obtener más información, consulte el tema sobre los modos de grabación (Modo Connect o Modo Foundation).

7. Haga clic en Iniciar grabación.

   

   Se inicia la transacción FB01.

   Nota: Las pantallas siguientes pueden variar según la forma en que se haya configurado el sistema SAP.

Para hacer que Transaction pueda repetir este proceso, deberán existir algunos cambios en el proceso, en comparación con la forma en que podría crear manualmente un material. Estas diferencias se identificarán a lo largo del resto de este documento.

8. Introduzca los datos en la sección de encabezado de la pantalla. En este ejemplo:
   • Fecha de documento
   • Tipo de documento
   • Sociedad
   • Tipo de moneda

   

9. Haga clic en Entrada rápida de datos.

   

10. En el campo Tx en la fila superior, introduzca un espacio.

    

11. En Otras posiciones, introduzca lo siguiente:
    • PstKy
    • Cuenta

    

    También puede introducir otra sociedad.

    Importante: Estos pasos probablemente serán distintos de la entrada manual.

12. Haga clic en Entrar (el botón de marca de verificación verde).
13. Introduzca el Importe y otros datos relevantes.

    

14. Vuelva a hacer clic en Entrada rápida de datos.

    

15. En el campo Tx en la fila superior, introduzca un espacio.

    

16. En Otras posiciones, introduzca lo siguiente:
    • PstKy
    • Cuenta

    Importante: Durante la grabación de esta transacción, preste mucha atención a los saldos corrientes de las entradas del Debe y del Haber. El indicador de balance de la transacción tiene que estar en verde al final de la grabación.

    

17. Haga clic en Entrar (el botón de marca de verificación verde).
18. Introduzca el Importe y otros datos relevantes.

    

19. Vuelva a hacer clic en Entrada rápida de datos.
20. Haga clic en Guardar para guardar y salir de la transacción.

    

21. Cuando SAP le notifique que su documento se ha contabilizado, haga clic en el botón de la marca de verificación verde. De este modo finaliza la grabación.

Cuando Studio termine de compilar el script, le llevará a la pestaña Asignar.

Asignar

Ahora es el momento para crear la asignación para esta transacción. La asignación a un script es solo cuestión de conectar los campos de SAP con los campos de su archivo de datos. Transaction proporciona un asignador para facilitar este proceso.

Con la asignación automática, el script se asignará por completo a una hoja de cálculo de Excel en el orden en que aparece en el asignador. Debido a la complejidad de esta transacción, asignaremos los campos manualmente.

En la captura de pantalla siguiente, se muestra la pestaña Vista básica del asignador.

En cada una de las filas del asignador verá:

• Número de fila del asignador: Es solo un número de referencia.
• Marca de habilitación: Transaction solo ejecutará las filas habilitadas del asignador.
• Descripción del campo: Etiqueta asociada con el nombre del campo técnico de SAP.
• Nombre de campo: El nombre del campo técnico de SAP.
• Tipo de campo y longitud: Por ejemplo, cadena o decimal, y las opciones de relleno.
• Dirección de la asignación: Valor fijo, Excel a SAP, SAP a Excel (o si la asignación se realiza a Access: Access a SAP, SAP a Access).
• Valor: Valores asignados al campo de SAP, ya sean valores fijos o ubicaciones asignadas en el origen de datos asociado.

Nota: También aparece el panel Propiedades, pero no se muestra a continuación.

En la sección Conjunto de datos, se mostrará una pantalla de vista previa del origen de datos seleccionado.

Para cambiar el tipo de origen de datos, haga clic en el menú desplegable en la pestaña Conjunto de datos y elija el origen de datos que desee.

La vista previa cambiará para reflejar el cambio. En este caso, utilizaremos Excel.

Añadir el bucle

Para permitir que la hoja de cálculo de Excel contenga datos para varias posiciones, insertaremos un bucle alrededor de las filas del asignador con los datos de posición para la clave de contabilización, la cuenta, el importe y otros campos de posición.

1. Haga clic en la pestaña Vista de experto.
2. Seleccione las filas de la posición completa, en este caso, las filas de la 11 a la 20.

   

3. Haga clic en el botón Crear bucle.

   

   Se abre el cuadro Bucle con los valores predeterminados, que puede cambiar.

   • Los cuadros de la parte superior muestran las filas de inicio y fin del bucle en el asignador (las filas resaltadas).
   • El cuadro Columna de identificador de bucle muestra la columna en la hoja de cálculo que contendrá los identificadores Encabezado y Detalle (datos de la posición).
   • Los cuadros Texto para identificar el encabezado de la transacción y Texto para identificar posiciones que se repiten muestran los valores que identificarán las filas de encabezado (H) y posición (D).

   >

4. Haga clic en Aceptar para insertar el bucle alrededor de las filas del asignador seleccionadas.

   El asignador refleja los cambios siguientes como resultado de insertar el bucle:

   • La representación gráfica del bucle alrededor de las líneas seleccionadas indicará qué filas del asignador estarán incluidas en el bucle.
   • La columna Id. de bucle se ha identificado en el panel de vista previa.
   • La fila 2 contiene el primer valor de id. de encabezado y la fila 3 contiene el valor de id. de posición.

   

Deshabilitar campos duplicados

Como puede ver, los datos de la posición para la clave de contabilización, la cuenta, el importe y cualquier otro campo de posición se repiten de nuevo en la pantalla siguiente porque en nuestra grabación introdujimos dos posiciones.

No necesitamos que estos campos estén habilitados.

Para deshabilitar campos duplicados:

1. Seleccione las filas haciendo clic en la primera fila de la selección y pulsando Mayús mientras hace clic en la última fila de la selección.
2. Haga clic con el botón secundario y seleccione Deshabilitar en el menú.

   

Las filas desaparecerán del asignador.

Asignar y guardar el script

Para asignar el script al origen de datos, arrastre en la dirección en que se moverán los datos. Para este script, va a cargar datos desde Excel a SAP, por lo que debe arrastrar de Excel al asignador.

1. Arrastre la columna B y colóquela en la fila 7.
2. Continúe por la vista previa de Excel arrastrando la columna C y colocándola en la fila 8, la columna D en la fila 9 y la columna E en la fila 10, respectivamente. Continúe por todos los campos de encabezado y posición.

   >

Añadir los datos y ejecutar el script

1. Haga clic en la pestaña Ejecutar.

   

   Nota: Transaction asignará automáticamente la columna Registro a la siguiente columna disponible después de la última columna asignada (en este caso, la columna J).

2. Escriba los datos en las columnas.

   

   Puede especificar una fila inicial y otra final distintas, especificar la hoja de Excel que contiene los datos y cambiar la columna Registro.

3. Para ejecutar la carga, haga clic en el botón Probar si es usuario de Foundation o en el botón Ejecutar si no lo es.

   Studio le pide que guarde los archivos de script y de datos.

   

   La práctica recomendada es asignar a la hoja de cálculo de Excel el mismo nombre que el script, a menos que la hoja se vaya a usar en varios scripts.

   Después de guardar los archivos de script y de datos, se ejecuta el script.

   En la barra de mensajes de color amarillo se muestra un mensaje cuando finaliza la ejecución.

   

4. Consulte la columna de registro. La ejecución se ha realizado correctamente y los mensajes devueltos por SAP se han incorporado a la columna de registro.