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FB50 pas à pas : Publication de pièces préenregistrées

Ce document décrit la façon d'utiliser Winshuttle Transaction pour publier des pièces préenregistrées dans SAP Business Suite à partir de données dans Microsoft Excel grâce à la transaction SAP FB50 (Saisie de document de compte G/L).

L'exemple ici montre comment utiliser la fonction de boucle de Transaction pour envoyer des entrées GL à plusieurs ligne d'un fichier Excel vers SAP.

Étapes

La transaction FB50 est très comparable à la transaction FV50 (Préenregistrement de document G/L), FB60 (Saisie de facture) et FV60 (Préenregistrement de facture), les étapes présentées ici peuvent aussi être utilisées pour ces transactions.

Enregistrement

  1. Démarrez Winshuttle Studio à partir du raccourci de bureau ou du menu Démarrer de Windows.
  2. Cliquez sur Nouveau.

    fichier nouveau

  3. Cliquez sur Transaction, puis cliquez sur Créer depuis enregistrement.

    cliquer sur transaction créer depuis enregistrement

  4. Choisissez le système SAP à utiliser, saisissez les données d'utilisateur appropriées, puis cliquez sur Connectez-vous à SAP.

    choisissez le système et connectez-vous à sap

    Si vous ne voyez pas le système SAP voulu, cliquez sur Connexion avancée à SAP, cliquez sur Ajouter un système, fournissez les informations sur le système et cliquez sur OK.

  5. Dans la case Code de transaction, tapez FB50.

    tapez fb50 dans la case code de transaction

  6. Laissez le mode d'enregistrement Standard. Si vous ne voyez pas Standard, cliquez sur Modifier, cliquez sur Mode de saisie hors lot sans contrôles SAP, puis cliquez sur OK.

    Remarque : Pour la plupart des transactions, le mode de saisie par lots est suffisant, mais pour le téléchargement d'informations depuis des transactions SAP, ou pour des transactions Finance ou HR comportant l'exécution d'actions dynamiques ou l'utilisation de valeurs de paramètres utilisateur, le mode de saisie hors lots est nécessaire. La distinction sans contrôles SAP et avec contrôles SAP ne joue que sur les outils qui se trouvent sur les écrans de transaction. Pour plus d'informations, reportez-vous à la rubrique Modes d'enregistrement (Mode connexion ou Mode Foundation).

  7. Cliquez sur Démarrer l'enregistrement.

    bouton démarrer l'enregistrement

    La transaction FB50 démarre.

    Remarque : Les écrans qui suivent peuvent dépendre de la façon dont votre système SAP a été configuré.
    Ces différences seront identifiées dans le reste du document.

  8. Pour que cette procédure soit répétable par Transaction, il y a quelques modifications dans la procédure par rapport à la création manuelle d'un article. Ces différences seront identifiées dans le reste du document.

  9. Saisissez le code de société et cliquez sur le bouton de coche verte.
  10. Saisissez les données dans la section d'en-tête de l'écran. Dans cet exemple :
    • Date du document
    • Date de comptabilisation
    • Devise
    • Référence
    • Doc. Texte d'en-tête
    • Type de document

    écran de saisie de document comptable de grand livre

  11. Appuyez sur la touche Entrée.
  12. Dans la section poste, saisissez les données pour le premier poste :
    • Numéro de compte G/L
    • Indicateur de débit/crédit
    • Montant
    • Centres de coût/Centre de profit

    Important : Ces étapes seront probablement différentes de celles de l'entrée manuelle.

  13. Après saisie de toutes les données de la ligne, sélectionnez et mettez en évidence la ligne.
  14. Cliquez sur le bouton Insérer une ligne pour insérer une ligne vide au-dessus de la ligne en cours.

    ligne mise en évidence

  15. Remplissez maintenant la ligne qui vient d'être insérée au-dessus avec les données du poste suivant, puis appuyez sur la touche Entrée.

    nouvelle ligne saisie

    Important : Pendant l'enregistrement de cette transaction, soyez attentif aux soldes glissants des saisies de débit et de crédit. L'indicateur de solde de transaction doit être vert à la fin de l'enregistrement.

  16. Cliquez sur Enregistrer pour enregistrer et sortir de la transaction.

    bouton enregistrer dans sapgui

  17. Quand SAP vous avertit que le document a été publié, cliquez sur le bouton de coche verte. Ceci termine l'enregistrement.

Quand Studio a terminé la compilation du script, vous arrivez à l'onglet Mappeur.

Mappeur

Maintenant, vous pouvez créer le mappage de la transaction. Le mappage d'un script consiste simplement à connecter les champs SAP aux champs de votre fichier de données. Transaction fournit un outil de mappage pour faciliter l'opération.

Mappage auto établit la correspondance de l'ensemble du script avec une feuille de calcul Excel dans l'ordre d'apparition dans l'outil de mappage. Du fait de la complexité de cette transaction, nous allons mapper les champs manuellement.

La copie d'écran ci-dessous présente l'onglet Vue de base de l'outil de mappage.

Dans chaque ligne de l'outil de mappage vous pouvez voir :

  • Numéro de ligne de l'outil de mappage  : Il s'agit simplement d'un numéro de référence.
  • Activer l'indicateur : Seules les lignes activées de l'outil de mappage seront exécutées par Transaction.
  • Description du champ  : Étiquette associée au nom de champ technique SAP.
  • Nom du champ  : Nom de champ technique SAP.
  • Type et longueur de champ : Par exemple Chaîne ou Décimal, avec options de remplissage.
  • Direction de mappage : Valeur fixe, Excel vers SAP, SAP vers Excel (ou en cas de mappage vers Access : Access vers SAP, SAP vers Access).
  • Valeur : Valeurs attribuées au champ SAP ; il peut s'agir de valeurs fixes ou d'emplacements mappés dans la source de données associée.

Remarque : Le volet Propriétés est aussi affiché, mais n'est pas présenté ci-dessous.

vue de base de l'outil de mappage

Dans le panneau Ensemble de données apparaît un écran d'aperçu du type de source de données sélectionné.

Pour modifier le type de source de données, cliquez sur le menu déroulant sous l'onglet Ensemble de données et choisissez le type de source de données voulu.

menu déroulant modifier le type de source de données

L'aperçu se modifie en fonction du choix. Dans ce cas, nous allons utiliser Excel.

Désactivez les champs en double

Comme vous pouvez le voir, les données de poste pour Numéro de compte G/L, Débit/Crédit, Montant et Code de taxe se répètent à nouveau sur l'écran suivant parce que nous avons saisi deux postes dans notre enregistrement.

Nous n'avons pas besoin d'activer ces champs, parce que nous allons dans la prochaine étape insérer une boucle permettant d'envoyer plusieurs postes.

Pour désactiver les champs en double :

  1. Cliquez sur l’onglet Vue Expert.
  2. Sélectionnez les lignes en cliquant sur la première ligne de la sélection et en appuyant sur Maj tout en cliquant sur la dernière ligne de la sélection.

    lignes sélectionnées dans l'outil de mappage

  3. Cliquez à droite et sélectionnez Désactiver sur le menu.

Les lignes disparaissent de l'outil de mappage.

Ajout de la boucle

Pour que la feuille de calcul Excel puisse contenir des données pour plusieurs postes, nous allons insérer une boucle autour des lignes de l'outil de mappage qui contiennent les données de poste de Numéro de compte G/L, Débit/Crédit, Montant et code de taxe.

  1. Sélectionnez les lignes correspondant à l'ensemble du poste, dans ce cas les lignes 13 à 20.

    lignes sélectionnées dans l'outil de mappage

  2. Cliquez sur le bouton Créer une boucle.

    bouton créer une boucle

    La case Boucle s'ouvre avec des valeurs par défaut, que vous pouvez modifier.

    • Les cases en haut indiquent les lignes de début et de fin de la boucle dans l'outil de mappage (lignes mises en évidence).
    • La case Colonne identificateur de boucle affiche la colonne dans la feuille de calcul qui contiendra les identificateurs d'en-tête et de détail (données de poste).
    • Les cases Texte identifiant l'en-tête Transaction et Texte identifiant les postes répétitifs affichent les valeurs identifiant les lignes d'en-tête (H) et de poste (D).

    case de boucle

  3. Cliquez sur OK pour insérer la boucle autour des lignes sélectionnées de l'outil de mappage.

    L'outil de mappage reflète les modifications suivantes consécutives à l'insertion de la boucle :

    • la représentation graphique de la boucle autour des lignes sélectionnées indique les lignes de l'outil de mappage qui se trouveront dans la boucle.
    • La colonne Identifiant de boucle a été identifiée dans le volet d'aperçu.
    • La ligne 2 contient la première valeur d'identifiant d'en-tête et la ligne 3 contient la valeur d'identifiant de ligne d'article.

    boucle dans l'outil de mappage

Mappez et enregistrez le script

Pour mapper le script à la source de données, faites glisser dans la direction de déplacement des données. Pour ce script, vous envoyez les données depuis Excel vers SAP, vous allez donc faire glisser de Excel vers l'outil de mappage.

  1. Faites glisser la colonne B vers le haut et déposez-la sur la ligne 6.
  2. Poursuivez dans l'aperçu Excel en montant par glissement la colonne C pour la déposer sur la ligne 10, en montant la colonne D sur la ligne 11, et la colonne E et F sur la ligne 11 et 12, respectivement. Continuez pour tous les champs d'en-tête et de poste.

    champs mappés vers l'aperçu excel

Ajoutez les données et exécutez le script

  1. Cliquez sur l'onglet Exécuter.

    onglet exécuter

    Remarque : Transaction attribue automatiquement la colonne Journal à la prochaine colonne disponible après la dernière colonne mappée (dans ce cas, colonne J).

  2. Tapez les données dans les colonnes.

    données saisies avec identifiant d'en-tête et de poste

    Vous pouvez spécifier une ligne de début et de fin, préciser la feuille Excel contenant les données, et modifier la colonne Journal.

  3. Pour exécuter l'envoi, cliquez sur le bouton Test, si vous êtes utilisateur de Foundation, ou cliquez sur le bouton Exécuter si vous n'êtes pas utilisateur de Foundation.

    Studio vous invite à enregistrer le script et les fichiers de données.

    case enregistrer

    La meilleure pratique est d'attribuer à la feuille de calcul Excel le même nom que le script, sauf si une même feuille Excel doit être utilisée pour plusieurs scripts.

    Après enregistrement du script et des fichiers de données, le script s'exécute.

    La barre de message jaune affiche un message quand l'exécution est terminée.

    message de réussite dans la barre de message

  4. Vérifiez la colonne Journal. L'exécution a réussi et les messages renvoyés depuis SAP ont été entrés dans la colonne Journal.

    messages du journal