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Journal Entry für Connect

Ebenfalls in diesem Abschnitt

Customizing templates

Journal Entry-Vorlagen aus BAPI-Aufzeichnungen

Hochladen von Daten mit Journal Entry für Connect

Eine Vorlage öffnen

  1. Öffnen Sie die Ihnen zugeteilte Vorlage in Excel.
  2. Klicken Sie auf die Registerkarte Winshuttle for Journal Entry (Winshuttle für Journal Entry).
  3. Klicken Sie auf Log in to Connect (Bei Connect anmelden) und geben Sie Ihre Anmeldedaten ein. Setzen Sie gegebenenfalls die Proxy-Einstellung. Das grüne Licht in Licensing (Lizenzierung) zeigt an, dass Sie online mit Central verbunden sind. Ihre Journal Entry-Vorlage wird angezeigt. Sie können Ihre Vorlage jetzt ändern oder werden aufgefordert, sie zu einem späteren Zeitpunkt zu speichern.

Daten eingeben

  1. Geben Sie den Firmencode, Dokumentdaten, Buchungsdaten und alle Steuerdaten ein.

    Hinweise:

    Für T-Codes wie FB50 können Sie Steuerdaten entweder auf der Registerkarte Basic (Grundlagen) oder auf der Registerkarte Tax (Steuerdaten) eingeben, und Journal Entry saldiert die Steuerbeträge in der Kopfzeile und den Einzelposten. Felder auf der Registerkarte Tax (Steuerdaten) können nicht in eine Schleife einbezogen werden.

    Langtext wird wie eine parallele Schleife behandelt. Journal Entry unterstützt mehrere parallele Schleifen, auch wenn geschachtelte Schleifen nicht unterstützt werden.

    In Vorlagen mit parallelen Schleifen erstellt Journal Entry einen Dokumentlink nur für das erste gebuchte Dokument.

    Wichtig: Stellen Sie sicher, dass Sie das Datum im richtigen Format hinzufügen, das in Ihrem SAP-System vorgegeben ist. Journal Entry korrigiert nicht automatisch Datumsformate.

  2. Tragen Sie die Daten in die Positionszellen ein. In BAPI-Vorlagen müssen Soll-Beträge als negative Beträge ausgewiesen werden. Beispielsweise: Ein Soll-Betrag in Höhe von $ 50 wird als „-50" erfasst.
  3. Speichern Sie die Arbeitsmappe. Sie können gegebenenfalls das Arbeitsblatt vorerfassen. Siehe „Ein Dokument vorerfassen". Beachten Sie, dass Park (Vorerfassen) nicht für BAPI-Vorlagen zur Verfügung steht.
  4. Klicken Sie in der Journal Entry-Leiste auf Validate (Validieren). Ihre Soll- und Habenbeträge sollten sich saldieren. Falls nicht, bearbeiten Sie die Eingaben und validieren Sie sie erneut, bis die Blätter ausgeglichen sind. Wenn die Option Split (Splitten) aktiviert ist, wird Ihr Arbeitsblatt von der Anwendung ausgeglichen.
  5. Nachdem Sie die Validierung und Korrektur vorgenommen haben, klicken Sie auf Simulate (Simulieren), um die Ausführung zu simulieren.

    Wenn Sie eine Ausführung simulieren, wird das gesamte Journal Zeile für Zeile in SAP hochgeladen, aber die Daten werden nicht verbucht. Nach der Validierung und Simulation können Sie mit der Verbuchung beginnen. Wenn Daten in BAPI-Vorlagen die Datenblockgröße überschreiten, werden Sie aufgefordert, das Dokument zu splitten.

Ein Dokument verbuchen

  1. Klicken Sie auf Post (Buchen). Das Dialogfeld SAP Logon (SAP-Anmeldung) wird angezeigt. Wählen Sie, soweit erforderlich, Ihr SAP-System und geben Sie Ihre Anmeldedaten ein.

    Die Symbolleiste Journal Entry zeigt das SAP-System an, an dem Sie angemeldet sind.

  2. Wenn die Daten erfolgreich in SAP hochgeladen sind, wird die SAP-Dokumentnummer als Hyperlink angezeigt. Klicken Sie auf die Verknüpfung, um zu prüfen, dass sich Ihre Daten in SAP befinden.

    Hinweis: Wenn Sie bei der Validierung und Buchung die Nachricht erhalten, dass sich Excel im Bearbeitungsmodus befindet, speichern Sie das Blatt und versuchen Sie es erneut.

Ein Dokument vorerfassen

  1. Speichern Sie Ihr Dokument.
  2. Klicken Sie auf Park (Vorerfassen).

    Hinweis: Ein Dokument muss nicht validiert sein, um vorerfasst zu werden.

Anhängen von Dokumenten

Für einige Vorgänge kann es erforderlich sein, oder eventuell wünschen Sie es, die aktuelle Excel-Arbeitsmappe anzuhängen. In Journal Entry gehen Sie so vor, nachdem Sie die Dokumente vorerfasst oder gebucht und die Dokumentenverknüpfungen zurückgegeben haben.

Zu den Dokumenttypen, die angehängt werden können, gehören die Formate .xlsm, .rtf, .htm, .pptx und .txt , E-Mail-Nachrichten und Bilder. Stellen Sie sicher, dass die Größe jedes angehängten Dokuments 5 MB nicht übersteigt.

Dokumente anhängen

  1. Wenn das Dokument validiert und vorerfasst oder gebucht wurde, klicken Sie auf die Schaltfläche Attach Document (Dokument anhängen). Sie müssen sich möglicherweise bei SAP anmelden.
  2. Klicken Sie in der Liste mit den Dokumenten und den dazugehörigen Dokumentnummern (blaue Verknüpfungen) im Arbeitsblatt auf eine der Verknüpfungen.
  3. Das Fenster View Document and Attach Workbook (Dokument ansehen und Arbeitsmappe anhängen) wird angezeigt. Sie können Dateien im Format .png, .jpg, .jpeg, tif, tiff, .gif, .bmp, .txt, .htm, .xlsm, .xlsx, .xls, .msg, .pdf, .pptx, .rtf, .doc und .docx anhängen.
  4. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben allen Dokumenten, die Sie anhängen möchten.
  5. Um die aktuelle Arbeitsmappe in SAP hinzuzufügen, klicken Sie auf Attach workbook to SAP (Arbeitsmappe in SAP anhängen).

    Die Spalte Upload Status zeigt den Status der hochgeladenen Dateien an.

    Wenn der Beleg bereits im Begleitdokumente-Ordner abgelegt ist, können Sie ihn aus dem Upload entfernen oder durch einen anderen ersetzen.

  6. Klicken Sie auf die Verknüpfung der Dokumentnummer, um das über die SAP GUI gebuchte Dokument anzuzeigen. Anschließend klicken Sie auf Close (Schließen).

    Hinweis: wenn Sie eine XML-Datei anzeigen, dann erhalten Sie möglicherweise eine Warnmeldung, dass die Dateierweiterungen nicht übereinstimmen, und Sie werden gefragt, ob Sie dem Inhalt der Datei vertrauen. Klicken Sie auf Yes (Ja). Die richtige Datei mit den Makros wird geöffnet.

Anwenden einer Werteliste (LOV)

Für einige Felder kann eine Werteliste (LOV) zur Verfügung stehen.

Eine Wertelisten anwenden

Löschen von Daten

Sie können Eingaben, die in der Vorlage vorgenommen wurden, rückgängig machen.

Splitten von Dokumenten

Wichtig: Journal Entry kann ein spaltenbasiertes Dokument, das mehrere parallele Schleifen enthält, nicht splitten.

Splitting von saldierten Dokumenten

Wenn Sie versuchen, ein besonders umfangreiches Dokument zu buchen, erhalten Sie die Benachrichtigung, dass das Dokument so groß ist, dass es gesplittet werden muss. Die Parameter zum Splitten des Dokuments sollten bereits in der Vorlage hinterlegt sein, aber klicken Sie auf die Schaltfläche Split Document (Dokument splitten) . Platzhalterwerte werden in dem Intervall angezeigt, das der Vorlagenersteller vorgesehen hat. Wenn Sie dieses Dokument erneut buchen und die Daten in SAP hochladen, wird das Dokument genau an diesen leeren Feldern gesplittet.

Splitting von nicht saldierten Dokumenten

Wenn Sie versuchen, ein nicht saldiertes Dokument zu splitten, wird eine Aufforderung mit zwei Optionen angezeigt:

Wechseln zwischen Arbeitsmappe und Arbeitsblatt

Das Vorerfassen, Buchen und Simulieren von Arbeitsblättern kann mehrere Minuten in Anspruch nehmen. Sie können jedoch mit anderen Arbeitsmappen und -blättern weiterarbeiten, während die Vorerfassungs-, Buchungs- und Simulationsvorgänge durchgeführt werden.