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Journal Entry für Connect

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Hochladen von Daten mit Journal Entry für Connect

Journal Entry-Vorlagen aus BAPI-Aufzeichnungen

Customizing templates

Standardvorlagen

Winshuttle Journal Entry liefert mehrere Standardvorlagen, die unter den Rubriken General Ledger (Hauptbuch), Accounts Payable (Kreditoren), Accounts Receivable (Debitoren) oder Accrual/Deferral (Rechnungsabgrenzung) angelegt sind. Je nach ausgewählter Vorlage können Sie die Vorlagen auch für Einzelbuchungen, unternehmensübergreifende Buchungen oder COPA-Buchungen sowie je nach Vorlage auch nach T-Code anpassen.

Eine Vorlage anlegen

  1. Wählen Sie eine der Standardvorlagen unter den Rubriken General Ledger (Hauptbuch), Accounts Payable (Kreditoren), Accounts Receivable (Debitoren) oder Accrual/Deferral (Rechnungsabgrenzung) aus.
  2. Je nach ausgewähltem Vorlagentyp wählen Sie Simple Post (Einzelbuchung), Multiple Company Post (unternehmensübergreifende Buchung) oder COPA-Buchung.
  3. Je nach Vorlagentyp wählen Sie den gewünschten T-Code.
  4. Wählen Sie das Blatt aus, in das Sie schreiben möchten, oder verwenden Sie das Standardblatt.
  5. Unter Mapping (Zuordnung) wählen Sie Cell Based (Zellenbasiert) oder Column Based (Spaltenbasiert).
  6. Klicken Sie auf Load Default Template (Standardvorlage laden).

    Tipp: Wenn Sie die Vorlage anpassen möchten, dann klicken Sie in der leiste auf Re-Customize Template (Vorlage erneut anpassen).

Anpassen von Vorlagen

Ob Sie ein Tabellenblatt aus einer Standardvorlage anlegen oder eine Originalvorlage erstellen, Journal Entry bietet Anpassungsmöglichkeiten, mit denen Sie die Zuordnung und Benennung von Zellen (ähnlich der Funktionsweise in Transaction) sowie das Layout von Objekten in der Arbeitsmappe kontrollieren können.

Eine Vorlage anpassen: Überblick

  1. In einer geöffneten neuen oder vorhandenen Arbeitsmappe klicken Sie auf Customize New Template (Neue Vorlage anpassen) oder Re-Customize Template (Vorlage erneut anpassen).
  2. Wenn Sie eine neue Arbeitsmappe verwenden, dann gehen Sie folgendermaßen vor:
    1. Wählen Sie die gewünschte Art des Prozesses, den Modus und den T-Code aus.
    2. Geben Sie an, in welchem Blatt die Vorlage gespeichert werden soll.
    3. Unter Mapping (Zuordnung) wählen Sie Cell Based (Zellenbasiert) oder Column Based (Spaltenbasiert).
    4. Klicken Sie auf Customize New Template (Neue Vorlage anpassen).
  3. Geben Sie auf jeder Seite des Bereichs Customize (Anpassen) die Felder, die Zuordnung, die Werte, die Schleifeninformation oder die Dokumenten-Splits an, wie nachfolgend in den Rubriken beschrieben, die diese Vorgehensweise befolgen.

    Für Soll- und Haben-Indikatoren verwenden Sie die Standardeinstellung „S" oder „H" oder klicken Sie auf auf die Schaltfläche List of Values (Werteliste) und geben Sie die gewünschten Beschriftungen ein.

    Hinweis: Sie können Steuerinformationen entweder auf der Registerkarte Basic (Grundlagen) oder der Registerkarte Tax (Steuerdaten) hinzufügen. Felder auf der Registerkarte Tax (Steuerdaten) können allerdings nicht in eine Schleife einbezogen werden.

  4. Klicken Sie auf Publish (Veröffentlichen).

    Hinweis: Wenn die Vorlage spaltenbasiert ist, dann fügen Sie den Firmencode auf dem letzten Bildschirm hinzu, bevor Sie auf Veröffentlichen klicken. Sie können die Spalte, die dem Firmencode zugeordnet ist, auswählen, oder Sie können einen festgelegten Wert eingeben.

  5. Speichern Sie das Dokument und tragen Sie einige Testdaten in das fertiggestellte Dokument ein. Validieren und simulieren Sie, um sicherzustellen, dass die Vorlage richtig funktioniert.

Datenfelder anpassen

Wählen Sie die Felder für die Kopfzeile und die Protokollfelder aus und ordnen Sie sie zu und fügen Sie Wertelisten hinzu, die von Benutzern verwendet werden sollen. Wenn Sie jedes Mal den gleichen Wert für ein Feld verwenden, dann ändern Sie es zu Fixed (Festgelegt). Siehe die Rubriken weiter unten für zusätzliche Details.

Klicken Sie dann auf Next (Weiter) und wählen Sie die Felder für die Einzelposten aus und ordnen diese zu, fügen Sie LOVs hinzu und legen Sie entsprechende Werte fest.

Felder auswählen

Wenn Sie Modus, T-Code, Arbeitsblatt und Zuordnung ausgewählt haben, klicken Sie auf Customize New Template (Neue Vorlage anpassen), aktivieren Sie das Kästchen Selection (Auswahl) für jedes Feld, das die Benutzer verwenden sollen.

Wenn ein Feld Daten enthalten muss, dann aktivieren Sie sowohl das Kästchen Selection (Auswahl) als auch das Kästchen Required Field (Pflichtfeld).

Felder manuell oder automatisch zuordnen

Zur Zuordnung von Feldern müssen Sie den Kopfzeilen auf der ersten Seite des Bereichs Customization (Anpassung) und den Einzelpostenfeldern auf der zweiten Seite des Bereichs Customization (Anpassung) eine Spalte oder Zelle zuordnen.

Tipp: Notieren Sie die Zeile oder Spalte, in der Ihre Kopfzeile und die Protokollfelder enden, um eine Überschneidung beim Zuordnen der Einzelposten zu vermeiden.

Felder manuell zuordnen

Um Kopfzeilen manuell zuzuordnen, geben Sie einen Zellennamen in die Spalte Mapping (Zuordnung) ein.

Felder automatisch zuordnen

Um Kopfzeilen automatisch zuzuordnen (wenn Sie zahlreiche Zellen zuordnen müssen), aktivieren Sie das KästchenAuto map settings (Einstellungen für das automatische Zuordnen), wählen Sie die gewünschten Einstellungen aus und klicken Sie dann auf die Schaltfläche AutoMap (Automatisch Zuordnen) .

Einstellungen für das automatische Zuordnen:

Anlegen einer Werteliste

Sie können einer Zelle eine Werteliste (LOV) zuordnen. Aktivieren Sie hierfür die Anzeige des ganzen SAP-Fensters, die Aufnahme einer Textdatei und einer Excel-Datei oder die Auswahl von SAP-Feldern aus einer F4-Lookup-Tabelle. Dort, wo eine Werteliste angezeigt wird, ist der vom Benutzer ausgewählte Wert validiert, wenn das Tabellenblatt validiert ist.

Eine SAP-Werteliste hinzufügen
  1. Klicken Sie im Kopfzeilen- oder Posten-Mapper auf die Schaltfläche LOV neben einem Feld .
  2. Klicken Sie auf SAP.
  3. Geben Sie Ihre SAP-Anmeldedaten in das Dialogfeld SAP Logon (SAP-Anmeldung) ein. Klicken Sie auf OK.
  4. Klicken Sie im Dialogfeld List of Values (Werteliste) auf OK.
Erstellen einer benutzerdefinierten LOV aus einem Text oder einer Excel-Datei
  1. Klicken Sie im Kopfzeilen- oder Posten-Mapper auf die Schaltfläche LOV neben einem Feld .
  2. Klicken Sie auf Customize (Anpassen).
  3. Gehen Sie wie folgt vor:
    1. Klicken Sie auf Text file (Textdatei). Gehen Sie zu einer lokalen Datei.
    2. Setzen Sie den Textbegrenzer. Klicken Sie auf OK.

- ODER -

  1. Klicken Sie auf Excel file (Excel-Datei).
  2. Gehen Sie zu einer lokalen Datei.
  3. Geben Sie das Blatt an, in das Sie schreiben möchten, sowie den Excel-Zellenbereich. Klicken Sie auf OK.
Erstellen einer benutzerdefinierten LOV aus einer SAP F4-Lookup-Tabelle
  1. Klicken Sie im Kopfzeilen- oder Posten-Mapper auf die Schaltfläche LOV neben einem Feld .
  2. Klicken Sie auf Customize (Anpassen).
  3. Klicken Sie auf SAP F4 und dann auf Import (Importieren).
  4. Wenn Sie noch nicht angemeldet sind, geben Sie bitte Ihre SAP-Anmeldedaten ein.
  5. Wählen Sie in der SAP-Liste die Posten aus, die Sie zu Ihrer Liste hinzufügen möchten. Klicken Sie auf das grüne Häkchen.

    Obwohl die SAP-Beschreibungen noch nicht geladen sind, können Sie Ihre eigenen Beschreibungen anpassen. Darüber hinaus können Sie die verfügbaren Werte einschränken. Klicken Sie auf Delete (Löschen), um einen Wert aus der Liste zu entfernen.

  6. Danach klicken Sie auf OK.

Erstellen einer Liste benutzerdefinierter Buchungsschlüssel

  1. Klicken Sie auf Re-Customize (Erneut anpassen).
  2. Klicken Sie auf die Schaltfläche List of Values (Werteliste) für das Feld Posting Key Buchungsschlüssel.
  3. In der Spalte Debit (Soll) des Kästchens Custom Debit Credit Indicators (Benutzerdefinierte Haben- und Soll-Indikatoren), klicken Sie auf das Feld Custom Values (Benutzerdefinierte Werte) und führen Sie eine der folgenden Aktionen aus:
    • Geben Sie den Wert bzw. die Werte getrennt durch Kommas ein.
    • Klicken Sie auf die Schaltfläche List of Values (Werteliste), aktivieren Sie die Kästchen neben den Werten, die Sie für Soll-Einzelposten verwenden möchten, und klicken Sie auf die Schaltfläche Continue (Weiter).
  4. Wiederholen Sie den Vorgang für die Spalte Credit (Haben) des Kästchens Custom Debit Credit Indicators (Benutzerdefinierte Haben- und Soll-Indikatoren).
  5. Um die benutzerdefinierten Werte hochzuladen, aktivieren Sie das Kästchen Preserve Excel Posting Key Values (Excel-Werte für Buchungsschlüssel beibehalten).

    Wenn Sie dieses Kästchen nicht aktivieren, dann konvertiert SAP die benutzerdefinierten Werte zu den Standardwerten, die im Kästchen Custom Debit Credit Indicators (Benutzerdefinierte Haben- und Soll-Indikatoren) aufgelistet werden.

Erstellen von Laufzeitwerten und festen Werten

Für alle Kopfzeilen- und Einzelpostenfelder können Sie einen Laufzeitwert anlegen.

Wenn Sie für ein Feld Runtime (Laufzeit) auswählen, können Sie diesem Feld LOV-Werte zuweisen oder es so belassen, wie es ist. Wenn Sie allerdings diesem Feld LOV-Werte zuweisen, muss der Runner einen von Ihnen angegebenen Wert aus den LOVs auswählen, solange Sie nicht das Kontrollkästchen Allow user to override Custom List of Values (Benutzer erlauben, die benutzerdefinierte Werteliste zu überschreiben) auswählen, wodurch der Runner die LOVs überschreiben und Werte eingeben kann, die nicht in den vorhandenen LOVs sind.

Einen festen Wert für eine Kopfzeile oder ein Einzelpostenfeld anlegen

Für alle Kopfzeilen- und Einzelpostenfelder können Sie einen festen Wert anlegen, also einen ständigen Wert, der nicht abänderbar ist. Der Runner kann diesen Wert bei der Ausführung nicht bearbeiten.

Hinweis: Wenn Sie keine festen Werte mehr für Kopfzeilen und - Einzelpostenfelder anlegen, werden im Bereich Data Review (Datenprüfung) alle Felder angezeigt, die als Runtime gekennzeichnet sind. In der Liste werden keine festen Posten angezeigt.

  1. Finden Sie im Bereich Customize (Anpassen) das Kopfzeilenelement, dem Sie einen festen Wert zuordnen möchten.
  2. Klicken Sie in der Liste Selection Type (Typauswahl) für diesen Posten auf Fixed (Fest).

    Das Dialogfeld Fixed value for (Fester Wert für) wird angezeigt.

  3. Tragen Sie im Dialogfeld Fixed value for (Fester Wert für) den Wert ein.

    Tipp: Wenn Sie den Wert, den Sie verwenden möchten, finden müssen, klicken Sie auf SAP F4, melden Sie sich bei Bedarf bei SAP an, klicken Sie auf den Wert, den Sie verwenden möchten, und klicken Sie dann auf das grüne Häkchen.

  4. Klicken Sie auf OK.

    Sie werden bemerken, dass die Zeile mit dem Feldnamen und der Feldbeschreibung nun blau ist und dass die Zelle in der Spalte Mapping (Zuordnung) jetzt grau ist. Der Grund hierfür ist, dass die festen Werte keiner bestimmten Zelle in Excel zugeordnet sind.

    Hinweis: Um einen aktuellen festen Wert zu ändern, klicken Sie auf den roten Pfeil in der Spalte List of Values (Werteliste), geben Sie einen neuen Wert ein und klicken Sie auf OK.

Hinzufügen von Schleifeninformationen

Nach dem Zuordnen der Einzelpostenfelder klicken Sie auf Next (Weiter).

Hinweis: Wenn Journal Entry Sie darauf hinweist, dass sich die Einzelpost mit vorhandenen Protokoll- und Ausgabezellen überschneiden, gehen Sie wie folgt vor: Vergrößern Sie die Start Row (Startzeile), deaktivieren Sie das Feld Write headers for Journal Entry Header Items (Kopfzeilen für Journal Entry Kopfzeilenelemente schreiben) oder ändern Sie die Zuordnung für Kopfzeilenelemente oder Protokolle.

Geben Sie die Schleifeninformationen ein:

Splitten von Dokumenten

Bei großen Uploads können Sie Ihr Dokument splitten, anstatt mehrere Arbeitsmappen zu verwenden.

Sie müssen die Bezeichnung oder die Nummer einer SAP-Überarbeitung oder eines Gegenkontos kennen, sodass alle Dokumente, die aus einem Splitting hervorgehen, saldiert werden können.

Wichtig: Journal Entry kann ein spaltenbasiertes Dokument, das mehrere parallele Schleifen enthält, nicht splitten.

Festlegen einer benutzerdefinierten Dokumentenlänge

Vorlagen-Autoren können eine benutzerdefinierte Länge von 0 bis 998 Einzelposten pro Dokument festlegen. Wenn ein Runner versucht, ein Dokument zu verbuchen, das die Höchstlänge für einen Runner überschreitet, erhält der Runner eine Aufforderung, das Dokument zu splitten. Dokumentenabschnitte aus einem Splitting können nicht länger als die für eine Vorlage vorgesehene Höchstlänge sein.

Hochladen von umfangreichen Dokumenten: Dokument splitten

  1. Ein Gegenkonto anlegen und benennen. Vergewissern Sie sich, dass Sie eine benutzerfreundliche Beschreibung eingeben, damit die Benutzer der Vorlage verstehen, warum Extrazeilen angezeigt werden.
  2. Geben Sie im Kästchen No. of rows (Zeilenanzahl) an, wie viele Zeilen vor dem Splitten des Dokuments abgearbeitet werden sollen. Eine übliche Länge für ein Dokument sind 999 Zeilen.
  3. Klicken Sie auf Publish (Veröffentlichen).
  4. Wenn die Daten eingegeben und validiert sind, klicken Sie auf Split document (Dokument splitten). Im angegebenen Intervall erscheinen leere Zeilen. Bei der Verbuchung werden die Eingaben dort in mehrere SAP-Dokumente gesplittet, wo die leeren Zeilen erscheinen.
  5. Wählen Sie das Kontrollkästchen Split Document (Dokument splitten).
  6. Geben Sie im Kästchen No. of rows (Zeilenanzahl) an, wie viele Zeilen vor dem Splitten des Dokuments abgearbeitet werden sollen (Höchstanzahl: 997 Zeilen). Wenn Sie noch nicht genau wissen, wie viele Zeilen Sie eingeben möchten, können Sie die Splitting-Einstellungen auch später anpassen.
  7. Klicken Sie auf Publish (Veröffentlichen).
  8. Anschließend klicken Sie auf die Registerkarte Winshuttle for Journal Entry und dann auf Post (Buchen).

Journal Entry-Vorlagen aus BAPI-Aufzeichnungen

Winshuttle Journal Entry bietet ein BAPI-Skript zur Verbuchung von Dokumenten, das Sie anpassen können. Es steht für eine Einzelbuchung oder einen unternehmensübergreifenden Buchungsmodus zur Verfügung.

Durch Anklicken der Schaltfläche Add More Fields (Mehr Felder hinzufügen) im Customization (Anpassungs)-Assistenten können Sie Kopfzeilen und Einzelposten aufnehmen, die nicht vorhanden waren, als das BAPI-Skript, die .txr-Datei, erstellt wurde. Sie können Felder suchen und Felder zuordnen wie für jede andere Vorlage in Journal Entry.

Das Feld return-message v2 (Rückgabemeldung v2) wird in den Journal-Einzelposten aufgenommen, um das Dokument nach der Buchung darzustellen. Nach Buchung des Blatts gibt das Feld return-message v2 (Rückgabemeldung v2) auch die Dokumentnummer, den Firmencode und das Geschäftsjahr an die Buchungsergebniszelle zurück.

Wenn Sie Daten in ein BAPI-Blatt einfügen, muss der Betrag mit einem Plus- oder Minuszeichen versehen sein, weil keine Soll- oder Haben-Vorzeichen zur Verfügung stehen. Beispielsweise: Ein Soll-Betrag in Höhe von $ 50 wird als „-50" erfasst.

Nur Post (Buchen) steht für die aktuelle Implementierung von BAPI in Journal Entry zur Verfügung. Park (Vorerfassen) steht nicht zur Verfügung.

Nachdem das Dokument zurückgegeben wurde, können Sie, wie für andere Vorlagen in Journal Entry, auch Dokumente anhängen.