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Journal Entry para Central

Personalizar plantillas

Permisos, directivas y roles de Central

Para poder crear plantillas en Journal Entry, se debe disponer del rol de desarrollador de Transaction en Central.

Plantillas predeterminadas

Winshuttle Journal Entry ofrece varias plantillas predeterminadas, que están organizadas según las áreas de General Ledger (Libro mayor), Accounts Payable (Cuentas a pagar), Accounts Receivable (Cuentas a cobrar) o Accrual/Deferral (Devengos/Aplazamientos). En función del tipo de plantilla que haya seleccionado, podrá continuar personalizando la plantilla para contabilización simple, contabilización multisociedad o contabilización CO-PA y, según la plantilla, por código de transacción.

En Journal Entry para Winshuttle Central, las plantillas deben guardarse en Central. Si desea obtener más información sobre la configuración de Central, consulte la Guía del administrador de Winshuttle Central.

Journal Entry suma eficacia al permitir que se añadan varias plantillas u hojas de datos a un libro. Todo el libro se envía a Central, que desencadena un flujo de trabajo para todas las plantillas.

Crear una plantilla

  1. Abra un libro nuevo en Excel o seleccione un libro existente para cargarlo. Haga clic en la pestaña Journal Entry.
  2. Haga clic en Logon to Central (Iniciar sesión en Central) e introduzca las credenciales.
  3. Seleccione el rol Desarrollador.
  4. Haga clic en Create New Template (Crear plantilla nueva) y, a continuación, seleccione una de las plantillas predeterminadas que hay debajo de los encabezados General Entry (Libro mayor), Accounts Payable (Cuentas a pagar), Accounts Receivable (Cuentas a cobrar) o Accrual/Deferral (Devengos/Aplazamientos).
  5. Según el tipo de plantilla que haya elegido, seleccione Simple Post (Contabilización simple), Multiple Company Post (Contabilización multisociedad) o COPA Post (Contabilización CO-PA).
  6. Seleccione el código de transacción de entre los que hay disponibles para la plantilla elegida.
  7. Seleccione que escribirá en la hoja predeterminada o seleccione una hoja específica en la que escribir.
  8. En Mapping (Asignación), seleccione Cell Based (Basada en celdas) o Column Based (Basada en columnas).

    Nota: No se admite la asignación de columnas para las interfaces BAPI.

  9. Haga clic en Load Default Template (Cargar plantilla predeterminada).
  10. Si lo desea, añada encabezados y datos a la plantilla.
  11. Asígnele un nombre y guarde la plantilla.
  12. Puede añadir distintas plantillas al mismo libro pero cada una debe escribirse en una hoja diferente.
    1. Para añadir varias plantillas, seleccione la plantilla.
    2. Especifique la hoja.
    3. Valide y simule cada hoja antes de enviar el libro a Winshuttle Central para aprobarlo.
  13. Haga clic en Submit to Central (Enviar a Central).
  14. Cuando se le pida, añada documentos auxiliares si lo desea.

    Se le informa de que la plantilla y cualquier documento auxiliar que pudiera haber se han enviado al sitio de Central.

Personalizar plantillas

Tanto si se crea una hoja a partir de una plantilla como si se crea una plantilla original, las posibilidades de personalización de Journal Entry le aportan control sobre la asignación de celdas y la asignación de nombres a las celdas (similar a la funcionalidad de Transaction) y sobre la disposición de los objetos en el libro.

Personalizar una plantilla

  1. Haga clic en Logon to Central (Iniciar sesión en Central) e introduzca las credenciales.
  2. Haga clic en Create New Template (Crear plantilla nueva) y, a continuación, en Personalizar.
  3. Seleccione el proceso de negocio, el modo de contabilización y el código de transacción. Especifique en qué hoja debe guardarse la plantilla.
  4. En Mapping (Asignación), seleccione Cell Based (Basada en celdas) o Column Based (Basada en columnas).
  5. Haga clic en Customize New Template (Personalizar nueva plantilla).
  6. En cada página del panel de personalización, especifique los campos que va a incluir, el encabezado y la asignación de celdas, las listas de valores o las particiones de documentos, tal y como se describe en las secciones Seleccionar campos y Asignar celdas que constan después de este procedimiento.
  7. Para establecer un límite personalizado en las posiciones de cada documento, introduzca un valor entre 0 y 998 en el cuadro Document Length (Longitud de documento).
  8. Para los indicadores de cargo y abono (Debe y Haber), utilice la «S» y la «H» predeterminadas o escriba la etiqueta que desee.
  9. Guarde el documento. Haga clic en Publicar.
  10. Introduzca datos de prueba en el documento acabado. Valide y simule para asegurarse de que el comportamiento de la plantilla sea correcto.
  11. Envíe el documento a Central.

Plantillas de Journal Entry a partir de grabaciones de la BAPI

En Journal Entry, puede personalizar una plantilla desde la interfaz BAPI predeterminada si pulsa el botón Personalizar. La interfaz BAPI personalizada abarca la contabilización de documentos y está disponible en los modos de contabilización simple o contabilización multisociedad.

Si usa el botón Add More Fields (Añadir más campos) en el asistente Customization (Personalización), puede añadir encabezados y posiciones que no se incluyeron al crear el script de BAPI, el archivo .txr. Puede buscar campos y asignar campos como en cualquier otra plantilla de Journal Entry.

El campo return-message v2 (notificación v2) se incluye de forma predeterminada entre las posiciones del asiento para mostrar el número de documento después de la contabilización. Una vez contabilizada la hoja, el campo return-message v2 (notificación v2) también devuelve el número de documento, la sociedad y el ejercicio a la celda de resultados de contabilización y proporciona el enlace del número de documento.

Las plantillas de Journal Entry a partir de interfaces BAPI también pueden requerir particiones para simular, ya que la BAPI procesa las simulaciones por fragmentos o paquetes. El tamaño del fragmento se especifica mediante la configuración del documento de partición que se añadió al crear la plantilla. Si los datos superan el tamaño de fragmento, se le pide al usuario que parta el documento.

Al añadir datos a una hoja de Journal Entry, el importe debe introducirse como positivo o negativo, ya que no hay indicadores de cargo o abono disponibles. Por ejemplo, un cargo de 50 $ se introduciría como «-50».

Solo dispone de la opción «Post» (Contabilizar) para la implementación actual de la BAPI en Journal Entry. «Registro preliminar» no está disponible.

Después de que se haya devuelto el número de documento, puede adjuntar documentos igual que en otras plantillas de Journal Entry.

Seleccionar campos

Asignar celdas

Para asignar celdas, debe asignar los encabezados de la primera página del panel de personalización a las celdas de datos de la segunda página en dicho panel. Hay dos maneras de hacerlo:

Crear una lista de valores

Puede asignar una lista de valores (LOV) a una celda si selecciona que se muestren las ventanas de SAP enteras, si incluye un archivo de texto, si incluye un archivo de Excel o si incluye los campos seleccionados de SAP desde una búsqueda con F4. Donde aparece una lista de valores, el valor que seleccione el usuario durante la entrada de datos se valida al validar la hoja.

JE, importación de LOV

Añadir una lista de valores de SAP

  1. En el asignador de encabezado o posición, haga clic en el botón LOV junto a un campo JE, icono de selección de la lista de valores.
  2. Haga clic en SAP.
  3. Introduzca las credenciales de SAP en el cuadro de diálogo Inicio de sesión en SAP. Haga clic en Aceptar.
  4. En el cuadro de diálogo List of Values (Lista de valores), haga clic en Aceptar.

Crear una lista de valores personalizada a partir de un archivo de texto o de Excel

  1. En el asignador de encabezado o posición, haga clic en el botón LOV junto a un campo JE, icono de selección de la lista de valores.
  2. Haga clic en Personalizar.
  3. Realice una de las siguientes acciones:
    1. Haga clic en Text file (Archivo de texto). Vaya a un archivo local.
    2. Establezca el delimitador para separar el texto. Haga clic en Aceptar.

      o

    3. Haga clic en Archivo de Excel.
    4. Vaya a un archivo local.
    5. Especifique la hoja en la que va a escribir y el rango de celdas de Excel. Haga clic en Aceptar.

Crear una lista de valores personalizada a partir de una búsqueda con F4 en SAP

  1. En el asignador de encabezado o posición, haga clic en el botón LOV junto a un campo JE, icono de selección de la lista de valores.
  2. Haga clic en Personalizar.
  3. Haga clic en SAP F4 y, a continuación, haga clic en Importar.
  4. Si no ha iniciado sesión todavía, introduzca las credenciales de SAP.
  5. En la lista de SAP, seleccione los elementos que desee añadir a su lista. Haga clic en la marca de verificación verde.

    Aunque no se cargan las descripciones de SAP, puede personalizar sus propias descripciones. Además, puede limitar los valores disponibles. Haga clic en Eliminar para quitar un valor de la lista.

    JE, LOV

  6. Cuando haya acabado, haga clic en Aceptar.

Definir una longitud de documento personalizada

Los autores de plantillas pueden definir una longitud personalizada de entre 0 y 998 posiciones para un documento. Si un ejecutor intenta contabilizar un documento que supera la longitud máxima de posiciones, se le presentará un mensaje en pantalla que le indica que parta el documento. Los fragmentos de documento procedentes de una partición no pueden ser más largos que la longitud máxima de la plantilla en cuestión.

Partir documentos

Configuración de partición de documentos

Cuando haya acabado de crear los valores fijos para los encabezados o los campos de posición, verá un panel de revisión de datos que incluye todos los campos que se marcaron como «Runtime» (Tiempo de ejecución). Las posiciones fijas no aparecen en esta lista.

  1. Seleccione la casilla Split Document (Partir documento).
  2. En este punto, dispone de varias opciones de personalización:
    • Puede asignar valores de tiempo de ejecución o valores fijos a cada uno de los campos de encabezado o de posición. Consulte arriba la sección Crear valores de tiempo de ejecución y valores fijos.
    • Puede crear una lista de valores personalizados para cualquiera de las posiciones enumeradas. Haga clic en el icono List of Values (Lista de valores) JE, icono de selección de la lista de valores, seleccione Personalizar e introduzca los valores que desee en la lista de valores.
    • Puede permitir a un usuario que reemplace la lista de valores personalizados. Haga clic en el icono List of Values (Lista de valores) JE, icono de selección de la lista de valores junto a la posición que desee, seleccione Personalizar, seleccione la casilla Allow user to override Custom List of Values (Permitir al usuario sustituir la lista de valores personalizados) e introduzca los valores que desee en la lista de valores.

      Nota: Si elige usar valores de tiempo de ejecución en un campo, puede indicar valores de la lista de valores para dicho campo o puede dejarlo tal cual. Sin embargo, si indica valores de la lista de valores para ese campo, el ejecutor tendrá que elegir un valor de la lista de valores que se especificó, a no ser que se haya marcado la casilla Allow user to override Custom List of Values (Permitir al usuario sustituir la lista de valores personalizados) o bien hasta que no se marque dicha casilla. Ello es así porque durante la ejecución, el ejecutor puede reemplazar los valores de las listas de valores e introducir un valor que no exista en dichas listas.

  3. En el cuadro No. of rows (N.º de filas), especifique cuántas filas se procesarán antes de partir un documento (máximo de 997 líneas). Si no está seguro de la cantidad de filas que deseará introducir, puede ajustar la configuración de partición más adelante.
  4. Haga clic en Publicar.
  5. Cuando esté preparado, haga clic en la pestaña Winshuttle for Journal Entry (Winshuttle para Journal Entry) y, a continuación, haga clic en Post (Contabilizar).

Cargar documentos grandes: Partir documento

En caso de cargas grandes, en lugar de usar varios libros puede partir el documento. Necesitará saber el nombre o el número de una cuenta asociada o de contrapartida de SAP para poder compensar o saldar todos los documentos que son resultado de una partición.

  1. Cree y asigne nombre a una cuenta de contrapartida. Asegúrese de añadir una descripción adecuada para que los usuarios de la plantilla entiendan por qué aparecen líneas suplementarias.
  2. En el cuadro No. of rows (N.º de filas), especifique cuántas filas se procesarán antes de partir un documento. La longitud habitual de un documento es de 999 líneas.
  3. Haga clic en Publicar.
  4. Cuando se hayan introducido y validado los datos, haga clic en Split document (Partir documento). Las filas en blanco aparecerán con el intervalo especificado. Cuando contabilice, las entradas se partirán en varios documentos de SAP por los lugares en los que aparecen las filas en blanco.

También en esta sección

Cargar datos con Journal Entry