Cargar datos con Journal Entry

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Cargar datos con Journal Entry

Utilizar Journal Entry con Central

Cuando cargue datos en un sistema de Central, solo podrá utilizar las plantillas que pone a disposición Central. En función de los flujos de trabajo que exija su organización, es probable que, tras introducir los datos, se le requiera enviar la hoja para su aprobación antes de cargar los datos en SAP. A lo largo de todo el proceso, usted y los revisores de archivos recibirán notificaciones por correo electrónico de todas las tareas que deban llevar a cabo. El proceso funciona de una forma parecida a la siguiente:

Descargue una plantilla de Central.
Añada datos y devuelva el archivo de datos a Central para la revisión.
Según el flujo de trabajo que esté funcionando, Central puede solicitarle que elija un revisor.
Una vez que el revisor haya aprobado el archivo de datos, usted podrá registrar el archivo de forma preliminar o contabilizarlo.

Abrir una plantilla en Central

Abra Excel y haga clic en la pestaña Winshuttle for Journal Entry (Winshuttle para Journal Entry).
Haga clic en Logon to Central (Iniciar sesión en Central). Si fuera necesario, añada la dirección URL al sitio de Central y escriba su nombre de usuario y contraseña.
Haga clic en Open from Central (Abrir desde Central) .
Seleccione la plantilla adecuada para la tarea. Haga clic en Aceptar.
La plantilla se abre en modo de solo lectura. Haga clic en Guardar para guardar una copia local.

Si el autor de la plantilla adjuntó documentos a ella, puede verlos por medio del botón Attachments (Datos adjuntos) .

Introducir datos

Si la plantilla utiliza la asignación basada en columnas, tendrá que identificar el encabezado y las posiciones de cada entrada.

Introducir datos mediante asignación basada en columnas

En Journal Entry, se da formato a los datos para varias entradas del mismo modo que se da formato a los datos para bucles en Transaction, con una columna Identifier (Identificador) que indica a Journal Entry si los datos de la fila corresponden a información del encabezado o a información de las posiciones.

Nota: No se admite la asignación basada en columnas para las interfaces BAPI.

Introduzca la sociedad, las fechas del documento y las fechas de contabilización. Asegúrese de añadir la fecha con el formato correcto que está definido en el sistema SAP. Journal Entry no corrige automáticamente los formatos de fecha. Para algunos campos puede haber disponible una lista de valores preseleccionados. Si desea más información, consulte «Utilizar listas de valores».
Introduzca los datos del encabezado en una fila y los datos de las posiciones a partir de la fila siguiente.
Repita el paso 2 para las entradas adicionales.
En la columna Identifier (Identificador), escriba H en cada fila que contenga información de encabezado y D en cada fila que contenga información de posición.
Guarde el libro. Puede registrar de forma preliminar la hoja si fuera necesario. Consulte "Realizar el registro preliminar de un documento". Tenga en cuenta que, en el caso de las plantillas de BAPI, el «Registro preliminar» no está disponible.
En la cinta Journal Entry, haga clic en Validate (Validar). Los abonos y los cargos deberían estar compensados. Si no lo están, edite las entradas y vuelva a validar hasta que la hoja este compensada. Si tiene activada la opción Split (Partir), la aplicación puede compensar o saldar la hoja.
Una vez que haya validado y hecho las correcciones, haga clic en Simulate (Simular) para simular la ejecución.
La simulación de una ejecución es similar a la validación, solo que se carga todo el diario en SAP pero no se contabilizan los datos. Tras la validación y la simulación, ya está listo para contabilizar.

Nota: Cuando hay varias plantillas en varias hojas, debe validar y simular cada hoja antes de enviar el archivo a Central. Central no aceptará el libro si no se han validado y simulado todas las hojas.
Haga clic en Submit to Central (Enviar a Central).
Se le solicitará que adjunte documentos auxiliares si lo desea. Si desea más información, consulte Adjuntar documentos.
Recibirá una notificación sobre el envío del archivo a Central.

Introducir datos mediante asignación basada en celdas

Introduzca la sociedad, las fechas del documento y las fechas de contabilización. Asegúrese de añadir la fecha con el formato correcto que está definido en el sistema SAP. Journal Entry no corrige automáticamente los formatos de fecha. Para algunos campos puede haber disponible una lista de valores preseleccionados. Si desea más información, consulte «Utilizar listas de valores».
Introduzca datos en las celdas de posición. En las plantillas de BAPI, los importes de cargos deben especificarse como importes negativos. Por ejemplo, un cargo de 50 $ se escribe como «-50».
Guarde el libro. Puede registrar de forma preliminar la hoja si fuera necesario. Consulte "Realizar el registro preliminar de un documento". Tenga en cuenta que, en el caso de las plantillas de BAPI, el «Registro preliminar» no está disponible.
En la cinta Journal Entry, haga clic en Validate (Validar). Los abonos y los cargos deberían estar compensados. Si no lo están, edite las entradas y vuelva a validar hasta que la hoja este compensada. Si tiene activada la opción Split (Partir), la aplicación puede compensar o saldar la hoja.
Una vez que haya validado y hecho las correcciones, haga clic en Simulate (Simular) para simular la ejecución.
La simulación de una ejecución es similar a la validación, solo que se carga todo el diario en SAP pero no se contabilizan los datos. Tras la validación y la simulación, ya está listo para contabilizar. En el caso de las plantillas de BAPI, si los datos superan el tamaño de fragmento, se le pide que parta el documento.

Nota: Cuando hay varias plantillas en varias hojas, debe validar y simular cada hoja antes de enviar el archivo a Central. Central no aceptará el libro si no se han validado y simulado todas las hojas.
Haga clic en Submit to Central (Enviar a Central).
Se le solicitará que adjunte documentos auxiliares si lo desea. Si desea más información, consulte Adjuntar documentos.
Recibirá una notificación sobre el envío del archivo a Central.

Utilizar una lista de valores (LOV)

En algunos campos, puede haber disponible una lista de valores (LOV).

Utilizar una lista de valores

Haga clic en LOV .
Si un campo contiene una lista personalizada, se mostrará el icono en la columna List of Values (Lista de valores) del asistente de personalización.

Adjuntar documentos

En algunos procesos, quizá necesite o desee adjuntar el libro de Excel actual. En Journal Entry, esto se lleva a cabo después de haber registrado de forma preliminar o contabilizado los documentos y de que se hayan devuelto los enlaces al documento.

Adjuntar documentos

Cuando el documento esté validado y registrado de forma preliminar o contabilizado, haga clic en el botón Attach Document (Adjuntar documento). Quizá tenga que iniciar sesión en SAP.
En la lista de documentos con los correspondientes números de documento (los enlaces azules) de la hoja de cálculo, haga clic en uno de los enlaces.

Aparece la ventana View Document and Attach Workbook (Ver documento y adjuntar libro).
Seleccione la casilla junto a cada uno de los documentos que desee adjuntar y haga clic en Attach workbook to SAP (Adjuntar libro en SAP). Puede añadirlos a la carpeta Supporting Documents (Documentos auxiliares) de Central o a SAP o bien ambas cosas.
La columna Upload Status (Estado de carga) muestra el estado de las cargas.

Si el documento auxiliar ya existe en la carpeta Supporting Documents (Documentos auxiliares), puede quitarlo de la carga o sustituirlo por otro.
Haga clic en el enlace del número de documento para ver el documento contabilizado a través de SAP GUI. Cuando haya terminado, haga clic en Cerrar.
Cuando son libros con varias plantillas, los documentos adjuntos están disponibles para cada plantilla.

Borrar datos

Puede deshacer las entradas realizadas en la plantilla.

Para borrar únicamente los datos, haga clic en Borrar. Se quitan todas las ediciones. Si necesita restaurar estos cambios, haga clic en Archivo, haga clic en Abrir y, a continuación, seleccione el archivo del mismo nombre. Se restauran los cambios hechos hasta la última vez que haya guardado.
Para borrar todos los datos y todos los formatos, incluidos los encabezados y las personalizaciones, haga clic en Clear All (Borrar todo). Ahora puede seleccionar una plantilla nueva que se abrirá con el mismo nombre de archivo, a no ser que opte por guardar con otro nombre de archivo.

Partir documentos compensados

Si intenta contabilizar un documento especialmente grande, se le notificará que el documento es tan grande que debe partirlo. Los parámetros para partir el documento ya deberían estar incluidos en la plantilla, pero haga clic en el botón Split Document (Partir documento) . Aparecerán campos vacíos con el intervalo que haya designado el autor de la plantilla. Cuando vuelva a contabilizar el documento y se carguen los datos en SAP, el documento se partirá por estos campos vacíos.

Partir documentos no compensados

Si intenta partir un documento no compensado, verá una indicación con dos opciones:

Have the system balance the document when the split is performed (Dejar que el sistema compense el documento al realizar la partición)
Split the document without balancing it (Partir el documento sin compensarlo)
Nota: Partir documentos no compensados funciona del mismo modo que partir documentos compensados. Sin embargo, si opta por partir un documento no compensado, solo podrá registrarlo de forma preliminar. No podrá contabilizarlo.

Enviar y revisar hojas de datos

En función del proceso establecido en su organización, antes de poder contabilizar una hoja de datos en SAP, la hoja y los datos deben haberse aprobado. Una vez enviado el archivo, se añade a la carpeta Data Files (Archivos de datos) de JE en Central. Todos los documentos auxiliares se añaden a la carpeta Supporting Documents (Documentos auxiliares) de JE. Una vez el archivo se haya aprobado y, a continuación, ejecutado, este se añade a la carpeta Completed Data Files (Archivos de datos completados) de JE.

Enviar un archivo de datos para su aprobación

Haga clic en Submit to Central (Enviar a Central).
Se le pedirá que guarde una copia local.
Se le solicitará que adjunte documentos auxiliares. Haga clic en Sí para adjuntar documentos.
Seleccione los números de documento de todos los documentos a los que desee añadir archivos adjuntos.
Especifique qué documentos adjuntos deben añadirse a la carpeta Supporting Documents (Documentos auxiliares) de Central.
Si el documento auxiliar ya existe en la carpeta Supporting Documents (Documentos auxiliares), puede quitarlo o añadir otro.
Especifique qué documentos adjuntos deben cargarse en SAP.
Haga clic en Aceptar.
Cuando se envía el archivo a Central, el estado del archivo pasa a ser Data Review (Revisión de datos) y se pone a disposición el botón My Actions (Mis acciones). Haga clic en My Actions (Mis acciones) para especificar quién debe revisar el documento. Solo aquellos usuarios que consten en el grupo de revisión de datos en Central se enumeran como revisores disponibles.

Revisar una hoja

Abra el mensaje de correo electrónico de notificación que ha recibido.
Haga clic en el enlace My Task (Mi tarea) para abrir el archivo. Puede ver los datos y también cualquier archivo adjunto.
Si desea validar y simular el archivo usted mismo, guárdelo de forma local y, a continuación, realice todas las pruebas con la copia local. No obstante, para aprobar o rechazar el archivo, debe abrir la copia que se encuentra en Central.
Para aprobar o rechazar el archivo, haga clic en My Actions (Mis acciones) .
Seleccione Approved (Aprobado) o Rejected (Rechazado) según convenga.
Añada comentarios si lo desea. Haga clic en Finalizar tarea.
El estado del archivo cambia a Ready to Run (Listo para ejecutar). Ahora quedan disponibles los botones Post (Contabilizar) y Park (Registro preliminar) para el ejecutor del archivo.

Si tiene permiso tanto para revisar como para ejecutar el archivo, debe cambiar los roles en Journal Entry. Para cambiar los roles, haga clic en el menú Role (Rol) .

Contabilizar un documento

Haga clic en Post (Contabilizar) . Aparece el cuadro de diálogo Inicio de sesión en SAP. Seleccione el sistema SAP e introduzca las credenciales según sea necesario.
La barra de herramientas Journal Entry indica el sistema SAP en el que ha iniciado sesión.
Cuando los datos se hayan cargado correctamente en SAP, aparecerá el número de documento de SAP en forma de hiperenlace. Haga clic en el enlace para verificar que los datos estén en SAP.
Para completar el proceso, haga clic en el botón My Actions (Mis acciones). Seleccione Completed (Completado). Haga clic en Finalizar tarea.
La notificación de estado se quita del archivo y el archivo se mueve a la carpeta Data File Completed (Archivo de datos completado) de JE en Central.

Nota: Si intenta validar o contabilizar y aparece un mensaje que indica que Excel está en modo de edición, guarde la hoja e inténtelo de nuevo.

Registro preliminar de un documento

Guarde el documento. Haga clic en Park (Registro preliminar).
Nota: Para registrar un documento de forma preliminar no es necesario validarlo.

Cambio de libro y de hoja

El registro preliminar, la contabilización y la simulación de hojas largas con miles de líneas de datos pueden tardar varios minutos. No obstante, puede trabajar en otros libros y hojas mientras estén en curso las acciones de registro preliminar, contabilización o simulación en un libro o una hoja. Los registros y mensajes se notifican en la misma hoja o el mismo libro en los que se inició la acción.

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