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Journal Entry pour Central

Modèles JE personnalisés

Autorisations, politiques et rôles Central

Pour créer des modèles dans Journal Entry, vous devez disposer d'un rôle Développeur Transaction dans Central.

Modèles par défaut

Winshuttle Journal Entry fournit plusieurs modèles par défaut organisés sous les en-têtes Grand Livre, Comptes fournisseurs, Comptes clients ou Comptes régularisation. Selon le type de modèle que vous avez sélectionné, vous pouvez personnaliser davantage les modèles pour la publication simple, la publication multi-entreprise ou la publication COPA, en fonction du modèle, par code de transaction

Dans Journal Entry for Winshuttle Central, vous devez stocker le modèle dans Central. Pour plus d'informations sur la configuration de Central, voir Guide d'administration de Winshuttle Central.

Journal Entry améliore l'efficacité en permettant d'ajouter plusieurs modèles ou feuilles à un classeur. L'ensemble du classeur est envoyé à Central, ce qui déclenche un workflow pour tous les modèles.

Créer un modèle

  1. Ouvrez un nouveau classeur dans Excel ou sélectionnez un classeur à envoyer. Cliquez sur l'onglet Journal Entry.
  2. Cliquez sur Se connecter à Central et entrez vos données d'identification.
  3. Sélectionnez le rôle de développeur.
  4. Cliquez sur Créer un modèle, puis sélectionnez l'un des modèles par défaut sous les en-têtes General Entry, Comptes fournisseur, Comptes clients ou Régularisation.
  5. Selon le type de modèle sélectionné, sélectionnez Publication simple, Publication multisociété ou Publication COPA.
  6. Sélectionnez le code de transactions parmi ceux disponibles pour le modèle sélectionné.
  7. Sélectionnez d'écrire dans la feuille par défaut ou sélectionnez une feuille spécifique dans laquelle écrire.
  8. Sous Mappage, choisissez Basé sur une cellule ou Basé sur une colonne.

    Remarque : le mappage de colonne n'est pas pris en charge dans les interface BAPI.

  9. Cliquez sur Charger le modèle par défaut.
  10. Si vous le désirez, vous pouvez ajouter des en-têtes et des données au modèle.
  11. Nommez et enregistrez le modèle.
  12. Vous pouvez ajouter différents modèles au même classeur, mais chaque modèle doit être écrit dans une feuille distincte.
    1. Pour ajouter plusieurs modèles, sélectionnez le modèle.
    2. Définissez la feuille.
    3. Validez et simulez chaque feuille avant d'envoyer le classeur à Winshuttle Central pour approbation.
  13. Cliquez sur Envoyer à Central.
  14. Lorsqu'un message le demande, ajoutez des documents connexes, si nécessaire.

    Un message indique que le modèle et les documents connexes ont été envoyés au site Central.

Personnalisation des modèles

Que vous créiez une feuille depuis un modèle ou que vous créiez un modèle original, les fonctions de personnalisation de Journal Entry permettent de contrôler le mappage et la dénomination des cellules (similaire à la fonction dans TRANSACTION) et de disposer les objets dans le classeur.

Personnaliser un modèle : présentation

  1. Cliquez sur Se connecter à Central et entrez vos données d'identification.
  2. Cliquez sur Créer un modèle et cliquez sur Personnaliser.
  3. Sélectionnez le processus métier, le mode de publication et le code de transaction. Définissez la feuille dans laquelle vous voulez enregistrer le modèle.
  4. Sous Mappage, choisissez Basé sur une cellule ou Basé sur une colonne.
  5. Cliquez sur Personnaliser le nouveau modèle.
  6. Sur chaque page du volet Personnaliser, définissez les champs à inclure, le mappage d'en-tête et de cellule, les listes de valeurs ou les divisions de documents, comme indiqué dans les sections Sélection de champs et Mappage de cellules qui suivent cette procédure.

    Pour les indications de débit et de crédit, utilisez les lettres "S" et "H" par défaut ou cliquez sur le bouton Liste de valeurs et tapez les libellés de votre choix.

    Remarque : Vous pouvez ajouter des informations de taxe dans l'onglet De base ou Taxe. Cependant, les champs de l'onglet Taxe ne peuvent pas être inclus dans une boucle.

  7. Pour définir une limite personnalisée sur les postes de chaque document, dans la zone Longueur de document, entrez une valeur comprise entre 0 et 998.
  8. Enregistrez le document. Cliquez sur Publier.

    Remarque : Si le modèle est basé sur une colonne, ajoutez le code de société sur le dernier écran avant de cliquer sur Publier. Vous pouvez sélectionner la colonne mappée au code de société, ou taper une valeur fixe.

  9. Entrez des données de test dans le document terminé. Validez et simulez pour vérifier que le modèle fonctionne correctement.
  10. Envoyez le document à Central.

Personnaliser les champs

Sélectionnez et mappez les champs de l'en-tête et les champs de journal et ajoutez les listes de valeurs que doivent utiliser les personnes. Si vous voulez utiliser la même valeur chaque fois pour un champ, remplacez-la par une valeur fixe. Voir les sections ci-dessous pour plus d'informations.

Cliquez sur Suivant et sélectionnez et mappez les champs des postes, ajoutez les LDV et définissez les valeurs fixes.

Sélection de champs

Après avoir sélectionné le mode, le code de transaction, la feuille et le mappage, puis cliqué sur Personnaliser un nouveau modèle, cochez la case Sélection de chaque champ que les personnes doivent utiliser.

Si un champ doit contenir des données, cochez les cases Sélection et Champ requis.

Mappage manuel ou automatique des champs

Pour pouvoir mapper des champs, vous devez affecter une colonne ou une cellule aux en-têtes de la première page du volet Personnalisation, et les champs de poste de la deuxième page de ce volet.

Conseil : Notez la ligne ou la colonne de fin des champs d'en-tête et de journal afin d'éviter un chevauchement lors du mappage des postes.

Mappage manuel des champs

Pour mapper manuellement des en-têtes, entrez un nom de cellule ou de colonne dans la colonne Mappage.

Mappage automatique des champs

Pour mapper automatiquement des en-têtes (si vous devez mapper un grand nombre de cellules), cochez la case Paramètres de mappage automatique, choisissez les paramètres de votre choix, puis cliquez sur le bouton Mappage automatique .

Paramètres de mappage automatique

Création d'une liste de valeurs

Vous pouvez affecter une liste de valeurs à une cellule en affichant les fenêtres SAP entières, en incluant un fichier texte, un fichier Excel ou des champs SAP depuis une recherche F4. Lorsqu'une liste de valeurs existe, la valeur sélectionnée par l'utilisateur pendant l'entrée des données est validée en même temps que la feuille.

JE LOVs Import

Ajouter une liste de valeurs SAP

  1. Dans l'en-tête ou le mappeur d'élément, cliquez sur le bouton LDV à côté d'un champ .
  2. Cliquez sur SAP.
  3. Entrez vos données d'identification SAP dans la boîte de dialogue Se connecter à SAP. Cliquez sur OK.
  4. Dans la boîte de dialogue Liste de valeurs, cliquez sur OK.

Créer une liste de valeurs personnalisées depuis un fichier texte ou Excel

  1. Dans l'en-tête ou le mappeur d'élément, cliquez sur le bouton LDV à côté d'un champ .
  2. Cliquez sur Personnaliser.
  3. Procédez comme suit :
    1. Cliquez sur Fichier texte. Accédez à un fichier local.
    2. Définissez le délimiteur de séparation de texte. Cliquez sur OK.

-ou-

  1. Cliquez sur Fichier Excel.
  2. Accédez à un fichier local.
  3. Définissez la feuille dans laquelle vous voulez écrire et la plage de cellules Excel. Cliquez sur OK.

Créer une liste de valeurs personnalisées LOV depuis une recherche F4 SAP

  1. Dans l'en-tête ou le mappeur d'élément, cliquez sur le bouton LDV à côté d'un champ .
  2. Cliquez sur Personnaliser.
  3. Cliquez sur SAP F4 puis sur Import (Importer).
  4. Si vous n'êtes pas déjà connecté, entrez vos données d'identification SAP.
  5. Dans la liste SAP, sélectionnez les éléments à ajouter à la liste. Cliquez sur la coche verte.

    Bien que les descriptions SAP ne soient pas chargées, vous pouvez personnaliser vos propres descriptions. En outre, vous pouvez limiter les valeurs disponibles. Cliquez sur Delete (Supprimer) pour supprimer une valeur de la liste.

  6. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur OK.

Créer une liste de clés de publication personnalisées

  1. Cliquez sur Repersonnaliser.
  2. Cliquez sur le bouton Liste de valeurs pour le champ Clé de publication.
  3. Dans la ligne Débit de la zone Indicateurs de débit/crédit personnalisés, cliquez sur le champ Valeurs personnalisées, puis procédez comme suit :
    • Tapez la ou les valeurs séparées par une virgule.
    • Cliquez sur le bouton Liste de valeurs, cochez les cases des valeurs à utiliser pour les postes de débit, puis cliquez sur le bouton Continuer.
  4. Dans la liste SAP des valeurs possibles, cochez la cases de valeurs à utiliser pour les éléments de ligne de débit, puis cliquez sur Continuer.
  5. Répétez l'opération pour la ligne Crédit de la zone Indicateurs de débit/crédit personnalisés.
  6. Pour envoyer les valeurs personnalisées, cochez la case Conserver les valeurs de clé Excel.

    Si vous ne cochez pas la case, SAP convertit les valeurs personnalisées en valeurs par défaut listées dans la zone Indicateurs de débit/crédit personnalisés.

Création de valeurs d'exécution et fixes

Pour tous les champs d'en-tête et de poste, vous pouvez créer une valeur d'exécution.

Créer une valeur d'exécution pour un champ d'en-tête ou poste

  1. Dans le volet Personnaliser, recherchez l'en-tête ou le poste pour lequel les personnes doivent entrer des données lors de l'exécution.
  2. Dans la liste de type de sélection de l'élément, cliquez sur Exécution.

    Remarque : Si Journal Entry indique que les postes vont se chevaucher avec les cellules de journal et de sortie, procédez comme suit : augmentez la valeur Ligne de début, désélectionnez la case Écrire les en-têtes des éléments d'en-tête Journal Entry ou changez le mappage des éléments d'en-tête ou des journaux.

Si vous choisissez Exécution pour un champ, vous pouvez fournir des valeurs LDV pour le champ ou le laisser tel quel. Cependant, si vous fournissez des valeurs LDV pour le champ, l'exécuteur doit choisir une valeur dans les listes LDV que vous avez définies à moins que vous cochiez la case Autoriser l'utilisateur à remplacer la liste de valeurs personnalisées, ce qui permet à l'exécuteur de remplacer les LDV et d'entrer une valeur qui ne figure pas dans les LDV existantes.

Créer une valeur fixe pour un champ d'en-tête ou de poste

Pour tous les champs d'en-tête et de poste, vous pouvez créer une valeur fixe, à savoir une valeur permanente qui ne change pas. L'exécuteur ne peut pas modifier cette valeur pendant l'exécution.

Remarque : Lorsque vous avez terminé de créer des valeurs fixes pour les champs d'en-tête ou de poste, un volet de vérification des données affiche tous les champs marqués comme Exécution. Les éléments fixes n'apparaissent pas dans cette liste.

  1. Dans le volet Personnaliser, recherchez l'en-tête auquel vous voulez affecter une valeur fixe.
  2. Dans la liste de type de sélection de l'élément, cliquez sur Fixe.

    La boîte de dialogue Valeur fixe pour s'affiche.

  3. Dans la boîte de dialogue Valeur fixe pour, entrez une valeur.

    Conseil : Si vous voulez rechercher la valeur à utiliser, cliquez sur SAP F4, connectez-vous à SAP si nécessaire, puis cliquez sur la valeur, puis sur la coche verte.

  4. Cliquez sur OK.

    Notez que la ligne contenant le nom et la description du champ est maintenant bleue et que la cellule dans la colonne Mappage est maintenant grise. Cela s'explique par le fait qu'il n'existe pas de mappage de valeurs fixes à une cellule Excel particulière.

    Remarque : Pour changer une valeur fixe en cours, cliquez sur l'épingle flèche rouge dans la colonne Liste de valeurs, entrez la nouvelle valeur, puis cliquez sur OK.

Ajouter des informations de boucle

Après avoir mappé les champs de poste, cliquez sur Suivant.

Remarque : Si Journal Entry indique que les postes vont se chevaucher avec les cellules de journal et de sortie, procédez comme suit : augmentez la valeur Ligne de début, désélectionnez la case Ecrire les en-têtes des éléments d'en-tête Journal Entry ou changez le mappage des éléments d'en-tête ou des journaux.

Entrez les informations de boucle :

Diviser documents

Pour les envois volumineux, au lieu d'utiliser plusieurs classeurs, vous pouvez diviser le document.

Vous devez connaître le nom ou le numéro d'un rapprochement SAP ou un compte de compensation afin que tous les documents résultant d'une division puissent être équilibrés.

Important : Journal Entry ne peut pas diviser un document à colonnes qui contient plusieurs boucles parallèles.

Définition d'une longueur personnalisée de document

Les créateurs de modèles peuvent définir une longueur personnalisée comprise entre 0 et 998 lignes pour un document. SI un exécuteur tente de publier un document dont la longueur est supérieure à la longueur maximum d'élément, un message lui demande de diviser le document. La longueur des parties de document d'une division ne peut pas être supérieure à la longueur maximum du modèle.

Envoi de documents volumineux : Diviser le document

  1. Créez et nommez un compte de compensation. Veillez à ajouter une description explicite pour que les utilisateurs du modèle comprennent pourquoi des lignes supplémentaires apparaissent.
  2. Dans la zone Nbre de lignes, indiquez le nombre de lignes à traiter avant la division d'un document. Généralement, la valeur est 999 lignes.
  3. Cliquez sur Publier.
  4. Lorsque les données sont entrées et validées, cliquez sur Split Document. Des lignes vierges apparaissent à l'intervalle défini. Lorsque vous publiez, les entrées sont divisées en documents SAP où les lignes vierges apparaissent.

Aussi dans cette section

Envoi de données avec Journal Entry for Central

Modèles Journal Entry depuis des enregistrements BAPI

Modèles Journal Entry depuis des enregistrements BAPI

Dans Journal Entry, vous pouvez personnaliser un modèle depuis l'interface BAPI par défaut en cliquant sur le bouton Personnaliser. L'interface BAPI par défaut couvre la publication de document et est disponible dans les modes de publication unique ou multisociété.

En utilisant le bouton Ajouter davantage de champs dans l'assistant de personnalisation, vous pouvez inclure des en-têtes et des postes qui n'ont pas été inclus lors de la création du script BAPI, le fichier .txr. Vous pouvez rechercher des champs et mapper des champs comme avec n'importe quel autre modèle dans Journal Entry.

Par défaut, le champ return-message v2 est inclus dans les postes de journal pour afficher le numéro de document après la publication. Lors de la publication de la feuille, le champ return-message v2 retourne également le numéro de document, le code de société et l'exercice fiscal à la cellule des résultats de publication, et fournit le lien de numéro de document.

Les modèles Journal Entry depuis les interfaces BAPI peuvent également nécessiter une division pour simulation, car une interface BAPI traite les simulations par morceaux. La taille de segment est définie dans les paramètres de document divisé que vous avez ajoutés lors de la création du modèle. Si la taille des données est supérieure à celle du segment, un message demande à l'utilisateur de diviser le document.

Lors de l'ajout de données à une feuille Journal Entry, la quantité doit être entrée sous la forme d'un signe Plus ou d'un signe Moins, car aucun indicateur de débit ou de crédit n'est disponible. Par exemple, pour un débit de 50 dollars, entrez « -50 ».

Seul « Publier » est disponible pour l'implémentation en cours de BAPI dans Journal Entry. « Parquer » n'est pas disponible.

Une fois le numéro de document retourné, vous pouvez joindre des documents comme pour les autres modèles dans Journal Entry.