Hochladen von Daten mit Journal Entry für Central

Wenn Sie Daten in einem Central System hochladen, können Sie nur die Vorlagen verwenden, die in Central zur Verfügung stehen. Je nach den Workflows, die in Ihrer Organisation vorgegeben sind, werden Sie vermutlich nach der Dateneingabe aufgefordert, das Blatt zur Genehmigung einzureichen, bevor die Daten in SAP hochgeladen werden. Während dieses Prozesses erhalten Sie und Ihre Datei-Reviewer eine E-Mail-Benachrichtigung für Aufgaben, die von Ihnen zu erledigen sind. Der Prozess läuft wie folgt ab:

1. Laden Sie eine Vorlage aus Central herunter.
2. Fügen Sie Daten hinzu und senden Sie die Datei an Central zur Prüfung zurück.
3. Je nach dem gegenwärtigen Workflow kann Central Sie auffordern, einen Reviewer auszuwählen.
4. Nachdem der Reviewer die Datendatei genehmigt hat, können Sie die Datei vorerfassen oder buchen.

Eine Vorlage in Central öffnen

1. Öffnen Sie Excel und klicken Sie auf die Registerkarte Winshuttle for Journal Entry (Winshuttle für Journal Entry).
2. Klicken Sie auf Log in to Central (Bei Central anmelden). Fügen Sie gegebenenfalls die URL Ihrer Central Website hinzu und geben Sie Ihren Benutzernamen und das Kennwort ein.
3. Klicken Sie auf Open from Central (Aus Central öffnen) .
4. Wählen Sie für Ihre Aufgabe die geeignete Vorlage aus. Klicken Sie auf OK.

   Die Vorlage wird im Nur-Lese-Modus geöffnet. Klicken Sie auf Save (Speichern), um eine lokale Kopie zu erstellen.

   Wenn der Autor Begleitunterlagen an die Vorlage angehängt hat, können Sie diese mit der Schaltfläche Attachments (Anhänge) anzeigen .

Änderungen eingeben

1. Geben Sie Buchungskreis, Belegdaten, Buchungsdaten und alle Steuerdaten ein.

   Hinweise:
   Für Felder, die durch die Vorlage notwendig sind, aber nicht auf Ihrem SAP-System vorhanden sind, können Sie einen Überspringen-Indikator angeben ( / ).
   
   Für T-Codes wie FB50 können Sie Steuerdaten entweder auf der Registerkarte Basic (Grundlagen) oder auf der Registerkarte Tax (Steuerdaten) eingeben, und Journal Entry saldiert die Steuerbeträge in der Kopfzeile und den Positionen. Felder auf der Registerkarte Tax (Steuerdaten) können nicht in eine Schleife einbezogen werden.
   
   Langtext wird wie eine Schleife behandelt. Journal Entry unterstützt mehrere Schleifen auf der gleichen Ebene, auch wenn geschachtelte Schleifen nicht unterstützt werden.
   
   In Vorlagen mit mehreren Schleifen auf der gleichen Ebene erstellt Journal Entry einen Dokumentlink nur für das erste gebuchte Dokument. (Fixed for column-based templates in Journal Entry 9.1) (Feste spaltenbasierte Vorlagen in Journal Entry 9.1)

   Wichtig: Stellen Sie sicher, dass Sie das Datum im richtigen Format hinzufügen, das in Ihrem SAP-System vorgegeben ist. Journal Entry korrigiert nicht automatisch Datumsformate.

2. Tragen Sie die Daten in die Postenzellen ein. In BAPI-Vorlagen müssen Soll-Beträge als negative Beträge ausgewiesen werden. Beispielsweise: Ein Soll-Betrag in Höhe von $50 wird als „-50“ erfasst.
3. Speichern Sie die Arbeitsmappe. Sie können gegebenenfalls das Arbeitsblatt vorerfassen. Weitere Informationen finden Sie unter Dokument vorerfassen .

Anwenden einer Werteliste (LOV)

Für einige Felder kann eine Werteliste (LOV) zur Verfügung stehen.

• Klicken Sie auf LOV .

  Wenn ein Feld eine benutzerdefinierte Liste beinhaltet, ist es in der Form in der Werteliste-Spalte im Anpassungs-Assistenten belegt .

  Hinweis: In Version 9.1 und früheren Version erscheint eine benutzerdefinierte SAP-Werteliste in einem Windows Standarddialogfeld. In Version 9.2 erscheint diese Werteliste in einem SAP LOV-Bildschirm

Löschen von Daten

Sie können Eingaben, die in der Vorlage vorgenommen wurden, rückgängig machen.

• Um nur Daten zu löschen, klicken Sie auf Clear (Löschen). Alle Bearbeitungen werden entfernt. Wenn Sie diese Änderungen wieder zurücksetzen müssen, klicken Sie auf File (Datei), dann auf Open (Öffnen) und anschließend wählen Sie die Datei mit gleichem Namen. Ihre Änderungen bis zum letzten Speichervorgang werden wiederhergestellt.
• Zum Löschen aller Daten und Formatierungen, einschließlich Anpassungen und Kopfzeilen, klicken Sie auf Clear All (Alle löschen). Sie können jetzt eine neue Vorlage wählen, die unter dem gleichen Dateinamen geöffnet wird, es sei denn, Sie speichern sie unter einem anderen Dateinamen ab.

Splitting von Dokumenten

Wenn Sie versuchen einen Beleg zu buchen, der die angegebene Beleglänge übersteigt, werden Sie informiert, dass es sich um ein großen Beleg handelt. Die bewährte Methode ist das Splitting des Belegs, falls Splitting durch den Skript-Entwickler aktiviert wurde.

Die Art, wie Sie ein Dokument aufteilen, hängt vom Transaktionscode (T-Code) ab. Für Schritt-für-Schritt-Anweisungen siehe Splitten von Dokumenten.

Wichtig:Journal Entry kann ein spaltenbasiertes Dokument, das mehrere Schleifen auf derselben Ebene enthält, nicht splitten.

Falls Sie das Dokument nicht splitten, kann es zu unterschiedlichen Ergebnissen, abhängig von der Zuordnung, kommen:

• Cell-based (Zellenbasiert): Journal Entry bucht die Anzahl der Zeilen, die in den Einstellungen zur Dokumentenlänge des Skripts angegeben wurde.
• Column-based (Spaltenbasiert): Journal Entry führt das gesamte Dokument aus, selbst wenn es die Dokumentenlänge überschreitet. Jede Zeile, die die SAP-Obergrenze überschreitet, wird nicht gebucht.

Validieren und Simulieren

1. Klicken Sie im Journal Entry Menüband auf Validate (Validieren) . Ihre Soll- und Habenbeträge sollten sich saldieren. Falls nicht, bearbeiten Sie die Eingaben und validieren Sie sie erneut, bis die Blätter ausgeglichen sind. Wenn die Option Split (Splitten) aktiviert ist, wird Ihr Arbeitsblatt von der Anwendung ausgeglichen.

   Hinweis: In Journal Entry 9.1 können Sie wählen, ob Sie den Feldnamen, die Feldbeschreibung oder sowohl Name als auch Beschreibung in der Validierungsmitteilung anzeigen lassen wollen.

2. Nach dem Validieren und Durchführen von Verbesserungen tun Sie eines der folgenden beiden Dinge:
   • Klicken Sie auf Simulate (Simulieren) .
   • Falls Ihr Datensatz groß ist, klicken Sie auf Options (Optionen), klicken Sie auf Simulate Threads (Threads simulieren) und geben Sie eine Zahl zwischen 1 und 8 ein. Klicken Sie dann auf den Pfeil Simulate (Simulieren) und klicken Sie auf Multithread Simulation, um die Ausführung zu simulieren.

     Die Funktion Multithread Simulation ermöglicht das Splitting von großen Datensätzen in Abschnitte und die gleichzeitige Verarbeitung.

     Hinweis: Falls das Arbeitsblatt geschützte Zellen beinhaltet, erhalten Sie eine Warnmeldung für jeden simulierten Thread.

   Das Simulieren einer Ausführung ist mit einer Validierung zu vergleichen, nur mit dem Unterschied, dass das gesamte Journal zwar in SAP hochgeladen wird, aber die Daten nicht verbucht werden. Nach dem Validieren und Simulieren können Sie die Daten zur Genehmigung einreichen. Wenn Daten in BAPI-Vorlagen die Datenblockgröße überschreiten, werden Sie aufgefordert, das Dokument zu splitten.

   Hinweis: Dort, wo mehrere Vorlagen auf mehreren Blättern vorliegen, müssen die Vorgänge Validieren und Simulieren auf jedem Blatt durchgeführt werden, bevor Sie die Datei in Central einreichen. Wenn nicht alle Arbeitsblätter validiert und simuliert wurden, nimmt Central die Arbeitsmappe nicht an.

Einreichen eines Datenblattes zur Genehmigung

Je nach Prozessverlauf in Ihrer Organisation müssen das Blatt und die Daten zuerst genehmigt werden, bevor Sie ein Datenblatt in SAP verbuchen können. Nachdem Ihre Datei eingereicht wurde, wird sie in den JE Data Files (JE Datendateien)-Ordner in Central aufgenommen. Alle Begleitdokumente werden zu dem JE Supporting Documents (JE Begleitdokumente)-Ordner hinzugefügt. Nachdem die Datei genehmigt und ausgeführt wurde, wird sie in den JE Completed Data Files (JE Abgeschlossene Datendateien)-Ordner aufgenommen.

Einreichen eines Arbeitsblatts

1. Klicken Sie auf Submit to Central (In Central einreichen)..

   Sie werden aufgefordert, eine lokale Kopie zu erstellen.

2. Sie werden aufgefordert, Begleitdokumente anzuhängen. Klicken Sie auf Yes (Ja), um Dokumente anzuhängen.
3. Wählen Sie die Dokumentnummern für alle Dokumente aus, für die Sie Anhänge hinzufügen möchten.
4. Geben Sie an, welche angehängten Dokumente zum Central Supporting Documents (Central Begleitdokumente)-Ordner hinzugefügt werden sollen.

   Wenn das Begleitdokument bereits im Begleitdokumente-Ordner abgelegt ist, können Sie es entfernen oder ein anderes hinzufügen.

5. Geben Sie an, welche angehängten Dokumente in SAP hochgeladen werden sollen.
6. Klicken Sie auf OK.

   Wenn die Datei in Central eingereicht wird, wechselt die Statusanzeige der Datei zu Data Review (Datenprüfung) und die Schaltfläche My Actions (Eigene Aktionen) wird aktiviert.

7. Klicken Sie auf My Actions (Eigene Aktionen), um anzugeben, wer das Dokument prüfen soll. Nur diejenigen Benutzer, die zu der Datenprüfungsgruppe in Central gehören, werden als verfügbare Reviewer aufgelistet.

Ein Arbeitsblatt prüfen

1. Öffnen Sie die Benachrichtigungs-E-Mail, die Sie erhalten haben.
2. Klicken Sie auf die Verknüpfung My Task (Eigene Aufgabe), um die Datei zu öffnen. Sie können die Daten und auch die angehängten Dateien anzeigen lassen.
3. Wenn Sie versuchen möchten, die Datei selbst zu validieren und zu simulieren, dann speichern Sie die Datei auf Ihrem Rechner ab, um verschiedene Tests an der lokalen Kopie durchzuführen. Um die Datei allerdings zu genehmigen oder abzulehnen, müssen Sie die Kopie in Central öffnen.
4. Um die Datei zu genehmigen oder abzulehnen, klicken Sie auf My Actions (Eigene Aktionen) .
5. Wählen Sie je nachdem Approved (Genehmigt) oder Rejected (Abgelehnt).
6. Wenn Sie möchten, fügen Sie Kommentare hinzu.
7. Klicken Sie auf Complete Task (Aufgabe abschließen).

   Der Dateistatus wechselt zu Ready to Run (Bereit zum Ausführen). Für die Runner-Datei stehen jetzt die Schaltflächen Post (Buchen) und Park (Vorerfassen) zur Verfügung.

   Hinweis:Wenn Sie berechtigt sind, das Arbeitsblatt zu prüfen und auszuführen, müssen Sie die Rollen innerhalb von Journal Entry ändern. Zur Änderung von Rollen klicken Sie auf das Menü Role (Rolle) .

Buchen oder Vorerfassen eines Dokuments

Datendatei von Central aus öffnen.

1. Starten Sie Excel, klicken Sie auf die Registerkarte Winshuttle for Journal Entry (Winshuttle für Journal Entry) und klicken Sie auf Log on to Central (Bei Central anmelden).
2. Führen Sie einen der folgenden Schritte aus:
• Falls der Datendatei kein Workflow zugeordnet ist, klicken Sie auf Open from Central (Aus Central öffnen) und klicken Sie auf die gewünschte Datendatei.
• Falls der Datendatei ein Workflow zugeordnet ist, klicken Sie auf Task List (Aufgabeliste) und klicken Sie auf den gewünschten Beleg.
3. Buchen oder vorerfassen Sie den Beleg.

Einen Beleg buchen

1. Klicken Sie auf Post (Buchen) . Das Dialogfeld SAP Logon (SAP-Anmeldung) wird angezeigt. Wählen Sie, soweit erforderlich, Ihr SAP-System und geben Sie Ihre Anmeldedaten ein.

   Die Symbolleiste Journal Entry zeigt das SAP-System an, an dem Sie angemeldet sind.

2. Wenn die Daten erfolgreich in SAP hochgeladen sind, wird die SAP-Dokumentnummer als Hyperlink angezeigt. Klicken Sie auf die Verknüpfung, um zu prüfen, dass sich Ihre Daten in SAP befinden.
3. Um den Vorgang abzuschließen, klicken Sie auf die Schaltfläche My Actions (Eigene Aktionen). Wählen Sie Completed (Abgeschlossen) aus. Klicken Sie auf Complete Task (Aufgabe abschließen).

   Die Statusbenachrichtigung wird aus der Datei entfernt und die Datei wird in den JE Data File Completed (JE Abgeschlossene Dateidateien)-Ordner in Central verschoben.

   Hinweis: Wenn Sie bei der Validierung und Buchung die Nachricht erhalten, dass sich Excel im Bearbeitungsmodus befindet, speichern Sie das Blatt und versuchen Sie es dann erneut.

Ein Dokument vorerfassen

1. Speichern Sie Ihr Dokument.
2. Klicken Sie auf Park (Vorerfassen).

   Hinweis:Ein Beleg muss nicht validiert sein, um vorerfasst zu werden.

Anhängen von Dokumenten

Für einige Vorgänge kann es erforderlich sein, oder eventuell wünschen Sie es, die aktuelle Excel-Arbeitsmappe anzuhängen. In Journal Entry gehen Sie so vor, nachdem Sie die Dokumente vorerfasst oder gebucht und die Dokumentenverknüpfungen zurückgegeben haben.

Wählen Sie die Methode zum Anhängen von Belegen

Klicken Sie auf Options (Optionen), klicken Sie auf Attachment Method (Anhangmethode) und klicken Sie dann auf eine der folgenden Optionen:

• BDS_BAPI: Erstellt einen Anhang.
• GOS: Speichert die Geschäftsdokumente in einer archivierbaren Tabelle, damit Haupttabellen nicht von großen Anhängen beeinträchtigt werden.

  Hinweis: Die GOS-Methode steht nur zur Verfügung, wenn das Winshuttle Funktionsmodul installiert ist.

Dokumente anhängen

1. Wenn das Dokument validiert und vorerfasst oder gebucht wurde, klicken Sie auf die Schaltfläche Attach Documents (Dokumente anhängen).
2. Klicken Sie in der Liste mit den Dokumenten und den dazugehörigen Dokumentnummern (blaue Verknüpfungen) im Arbeitsblatt auf eine der Verknüpfungen.
   
   Das Fenster View Document and Attach Workbook (Dokument ansehen und Arbeitsmappe anhängen) wird angezeigt. Sie können Dateien im Format .png, .jpg, .jpeg, tif, tiff, .gif, .bmp, .txt, .htm, .xlsm, .xlsx, .xls, .msg, .pdf, .pptx, .rtf, .doc und .docx anhängen.
3. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben allen Dokumenten, die Sie anhängen möchten, und klicken Sie auf Attach workbook to SAP (Arbeitsmappe in SAP anhängen).

   Sie müssen sich möglicherweise bei SAP anmelden.

   Die Spalte Upload Status zeigt den Status der Dateien an.

4. Klicken Sie auf die Verknüpfung der Dokumentnummer, um das über die SAP GUI gebuchte Dokument anzuzeigen. Anschließend klicken Sie auf Close (Schließen).

   Für Arbeitsmappen mit mehreren Vorlagen stehen die angehängten Dokumente für jede Vorlage zur Verfügung.

Wechseln zwischen Arbeitsmappe und Arbeitsblatt

Das Vorerfassen, Buchen und Simulieren von langen Blättern mit Tausenden von Datenzeilen kann mehrere Minuten in Anspruch nehmen. Sie können jedoch mit anderen Arbeitsmappen und -blättern weiterarbeiten, während die Vorerfassungs-, Buchungs- und Simulationsvorgänge für eine Arbeitsmappe oder ein Arbeitsblatt durchgeführt werden. Protokolle und Nachrichten werden auf demselben Blatt oder in derselben Arbeitsmappe vermerkt, in dem/der der Vorgang gestartet wurde.

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