Neue Funktionen in Transaction Version 10.6/10.7 > Dateien genehmigen und ablehnen > Datei zur Genehmigung einreichen

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Dateien genehmigen und ablehnen

Ebenfalls in diesem Abschnitt

Genehmigen, Ablehnen und Neuzuweisen von .TxR-Dateien

Annehmen, Ablehnen oder Neuzuweisen von Datendateien

Einen Webdienst aus einem Transaction-Skript veröffentlichen

In Excel genehmigen und ablehnen

Mit CENTRAL arbeiten

Datei zur Genehmigung einreichen

Nach dem Erstellen eines Skripts oder einer Datendatei können Sie es bzw. sie zur Genehmigung einreichen. TRANSACTION stellt einen Assistenten zur Verfügung, der Sie durch den Prozess des Einreichens einer Datei zur Prüfung führt. Datendateien im Excel-Format können einen Genehmigungsprozess durchlaufen und werden stets in CENTRAL gespeichert. Daten können auch in einer Access-Datenbank enthalten sein, auf die über die Skriptdatei referenziert wird. Excel-Vorlagen müssen genehmigt werden aber Access-Datenbanken erfordern keine Genehmigung. Lediglich die Skriptdatei, welche auf die Datenbank zugreift, muss genehmigt werden.

So reichen Sie eine Datei zur Genehmigung ein

Schritt 1: Informationen zur Skriptdatei ausfüllen

In einer TxR- oder Skriptdatei wird beschrieben, wie die nach SAP hochzuladenden Daten verarbeitet werden sollen.

Dateien mit Produktionsstatus

Wenn Sie eine Datei einreichen, auf dem Server aber bereits eine Datei mit demselben Namen auf dem Server vorhanden ist und Sie darüber hinaus auch die Serverdatei erstellt haben, und weiterhin der Workflow zum hochgeladenen Skript abgeschlossen ist, wird die neue Datei als überarbeitete Version der vorhandenen Datei betrachtet. Die erste Version wird von SharePoint archiviert und die neue Version wird zur aktuellen Datei. Sie können der neuen Datei aber auch einen anderen Namen geben, um eine neue Datei zu erstellen.

Dateien ohne Produktionsstatus oder von einem anderen Dateiersteller

Wenn Sie eine Datei einreichen, auf dem Server aber bereits eine Datei mit demselben Namen vorhanden ist, die jedoch keinen Produktionsstatus aufweist, abgelehnt oder von einer anderen Person erstellt wurde, können Sie die vorhandene Datei nicht überarbeiten und müssen die neue Datei unter einem anderen Namen einreichen.

Mehrere Skriptdateien

Bei einigen Transaktionen ist es erforderlich, dass der Benutzer beim Hochladen von Daten mehrere Skriptdateien gemeinsam ausführt. Mit CENTRAL können Sie mehrere Dateien gemeinsam zur Prüfung und Annahme senden. Die Dateien werden gemeinsam als Einheit über den gesamten Prüfungsprozess hinweg bearbeitet.

Verknüpfte Skriptdateien

Verknüpfte Skriptdateien werden nacheinander gestartet und ausgeführt. Beim Senden von verknüpften Skriptdateien zur Genehmigung gelten folgende Bedingungen:

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Schritt 2: Informationen zur Datenvorlage eingeben

Eine Datenvorlage ist eine Datei in dem von Ihnen gewünschten Ausgabetyp mit den Kopfzeilen, die Sie bei der Zuordnung ausgewählt haben. Ein Beispiel einer Vorlage ist eine Skriptdatei mit Kopfzeilen.

Sie müssen eine Datenvorlage erstellen, wenn Sie ein Skript zur Prüfung absenden. Beim erneuten Senden einer zuvor nicht genehmigten Datei können Sie gegebenenfalls eine neue Vorlage erstellen.

Hinweis: Wenn es sich bei dem Datenziel um ein XML-Formular handelt, kann keine Datenvorlage angehängt werden.

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Schritt 3: Informationen zu Begleitdokumenten eingeben

Zu Begleitdokumenten zählen zusätzliche Skripte, Datenblätter oder andere Dateien, in denen erklärt wird, was zur Genehmigung eingereicht wird.

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Zusammenfassung: Einreichen

Auf der Zusammenfassungsseite können Sie die vorherigen Seiten bearbeiten. Klicken Sie nach Abschluss des Assistenten auf „Einreichen“.

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Zuweisen eines Datenprüfprozesses und Prüfers und Festlegen einer Datei zur Verwendung in einem Webdienst

Nach Abschluss des Assistenten zum Einreichen der Datei zur Überprüfung müssen die Art des Prüfungsprozesses und der Prüfer ausgewählt werden.

  1. Schließen Sie TRANSACTION. Daraufhin erhalten Sie eine E-Mail-Benachrichtigung, dass ein Prüfungsprozess und ein Prüfer zugewiesen werden müssen. Die für diese Datei auszuführende Aufgabe wird auch im Bereich „Eigene Aufgaben“ auf der TRANSACTION-Startseite angezeigt. Sie können auch darauf warten, dass die Aufgabe auf der TRANSACTION-Startseite angezeigt wird. Öffnen Sie TRANSACTION erneut und öffnen Sie dann die neue Datei über die Liste Eigene Aufgaben.
  2. Wählen Sie im Fenster TRANSACTION Skriptgenehmigungszuweisung eine der folgenden Optionen aus: „Prüfen und Verbuchen in einem Schritt“, „Separates Prüfen und Verbuchen“ oder „Kein Datenprüfungsprozess“.
  3. Um das Skript in einem Webdienst zu verwenden, wählen Sie „Veröffentlichung als Webdienst zulassen“. Wenn diese Option nicht ausgewählt ist, wenn der Webdienst aufgerufen wird, dann wird der Prozess nicht fortgesetzt und Sie müssen das Skript mit der ausgwählten Option erneut einreichen.
  4. Wählen Sie für die Datei einen Prüfer aus. Klicken Sie auf Aufgabe abschließen.

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Überprüfung mehrerer und verknüpfter Dateien, die bereits produktiv sind

Ein produktives Skript wurde genehmigt und in CENTRAL gespeichert. Sie können ein Skript oder auch ein beliebiges Skript in einer Kette von mehreren verknüpften Skripten, die produktiv sind, überprüfen und erneut einreichen.

Zur Überprüfung mehrerer und verknüpfter Dateien, die bereits produktiv sind

  1. Klicken Sie auf Einreichen, um den Assistenten für das Einreichen von Skripten zu aufzurufen. Geben Sie die erforderlichen Informationen ein.
  2. Der Ablauf kann, abhängig von Ihrer Rolle und dem Status des Skripts bzw. der Skripte, etwas unterschiedlich sein.

    Wenn Sie das Skript erstellt haben und das Skript bereits produktiv ist, werden Sie aufgefordert, eine neue Version der Datei zu erstellen.

    Wenn Sie das Skript erstellt haben und das Skript noch nicht produktiv ist, können Sie die bereits bestehende Datei nicht erneut einreichen und werden deshalb aufgefordert, den Dateinamen zu ändern.

    Wenn Sie das Skript nicht erstellt haben und das Skript produktiv ist, können Sie die bereits bestehende Datei nicht erneut einreichen und werden deshalb aufgefordert, den Dateinamen zu ändern.

  3. Schließen Sie den Einreichungsprozess ab. Nachdem das Skript erfolgreich eingereicht wurde, wird in CENTRAL eine neue Version der Datendatei und ein Ordner für jede Version des TRANSACTION-Skripts erstellt. Jeder Ordner enthält Updates zur jeweiligen Version.

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Autopost

In einigen Installationen können Sie auswählen, dass die Daten automatisch verbucht werden. Mit Autopost kann die Datendatei, nachdem die Datei genehmigt wurde, automatisch in SAP verbucht werden oder Sie können sich dafür entscheiden, die Verbuchung auf einen späteren Zeitpunkt zu terminieren. Nach dem Verbuchen eines Datenblattes kann das jeweilige Blatt nicht mehr bearbeitet werden. Kennwortgeschützte Datenblätter können ebenfalls automatisch verbucht werden. Ein Skript mit Langtext oder eines, das mittels GUI-Scripting erstellt wurde oder einen GUI-Aufruf enthält, kann nicht automatisch verbucht werden.

  1. Wählen Sie im Fenster Prüfungsprozess „Prüfen und Verbuchen in einem Schritt“ oder „Separates Prüfen und Verbuchen“ aus.
  2. Wählen Sie für die Datei einen Prüfer aus.
  3. Wählen Sie aus, ob die Daten über die Rolle Prüfer/Ersteller oder Systemverbuchung automatisch verbucht werden soll. Um die Option der Systemverbuchung auswählen zu können, müssen Sie ein Entwickler für Systemverbuchungen sein.
  4. Wählen Sie aus, ob Sie die Verbuchung terminieren möchten oder die Daten verbuchen möchten, sobald die Datei genehmigt wurde.
  5. Wählen Sie das SAP-System aus, auf dem dies stattfinden soll. Das SAP-System kann vom Prüfer im Rahmen der Dateiprüfung geändert werden.
  6. Klicken Sie auf Aufgabe abschließen.

    Hinweis: Jobs, die angehängte Dokumente enthalten können nicht automatisch verbucht werden.

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Anhängen von Ergebnisdateien an E-Mail-Nachrichten

Wenn Sie festlegen, dass Daten automatisch verbucht werden sollen, dann können Sie zusätzlich auswählen, ob eine Kopie der Ergebnisdatei an eine E-Mail-Benachrichtigung angehängt wird, sobald die Daten verbucht wurden. Die E-Mail wird nur an den Ersteller und den Prüfer der Datei gesendet. Der Anhang wird nur hinzugefügt, wenn ein Lauf erfolgreich war und der Status Abgeschlossen ist oder wenn SAP Fehler zurückgibt.

So hängen Sie Ergebnisdateien an E-Mail-Nachrichten an

Nach dem Einreichen der Datei hat diese den Status „Prüfung angefordert“. Der zugewiesene Prüfer wird per E-Mail benachrichtigt, und der Dateiname wird als Aufgabe unter „Neueste Dateien & Favoriten“ angezeigt.

Warum wurde keine Aufgabe angelegt?

Unter bestimmten Bedingungen wird, wenn ein Skript versendet wird, keine Aufgabe angelegt und es geht direkt in den Produktivstatus. Diese Bedingungen werden vom CENTRAL-Administrator eingestellt.