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Envoi d'un fichier pour approbation
Une fois votre script ou fichier de données créé, vous pouvez l'envoyer pour approbation. TRANSACTION fournit un assistant qui vous guide dans la procédure d'envoi d'un fichier pour révision. Les fichiers de données au format Excel peuvent nécessiter d'être approuvés et il sont toujours stockés dans CENTRAL. Les données peuvent également se trouver dans une base de données Access référencée par le fichier script Les modèles Excel doivent être approuvés, mais les bases de données Access ne nécessitent pas d'approbation et seul le fichier script qui gère les données Access doit être approuvé.
Procédure d'envoi d'un fichier pour approbation :
- Cliquez sur Envoyer.
Étape 1. Complétez les informations du fichier script
Un fichier .txr ou fichier script décrit comment les données chargées dans SAP doivent être traitées.
Fichiers avec statut de production
Si vous envoyez un fichier et qu'un fichier de même nom existe déjà sur le serveur, et si vous avez créé également le fichier serveur et que le workflow dans le script envoyé est terminé, le nouveau fichier est considéré être une révision du fichier existant. La première version est archivée par SharePoint et la nouvelle version devient le fichier actif. Vous pouvez aussi donner un autre nom au nouveau fichier pour créer un fichier unique.
Fichiers avec statut hors production ou un autre créateur de fichier
Si vous envoyez un fichier et qu'un fichier de même nom existe déjà sur le serveur sans que le workflow soit terminé (état production ou rejeté) ou qu'il a été créé par quelqu'un d'autre, vous ne pouvez pas réviser le fichier existant et vous devez renvoyer le nouveau fichier sous un autre nom.
Fichiers script multiples
Pour certaines transactions, l'utilisateur doit exécuter plusieurs fichiers de script simultanément lors du chargement des données. Avec CENTRAL, vous pouvez envoyer plusieurs fichiers simultanément pour révision et approbation. Les fichiers sont maintenus ensemble en tant qu'une unité tout au long de la révision.
- Vous pouvez indiquer une révision différente pour chaque script.
- Chaque script doit avoir un nom unique. Si un fichier portant le même nom existe sur le serveur et si vous êtes le créateur du fichier sur le serveur, vous pouvez créer une nouvelle version du fichier. Dans le cas contraire, vous devez changer le nom du nouveau fichier que vous envoyez. Il est impossible d'intégrer un fichier portant le même nom qu'un autre.
- Chaque script doit avoir un nom de feuille.
- Vous ne pouvez pas inclure des fichiers scripts liés lorsque plusieurs fichiers sont envoyés pour approbation. Si des fichiers liés sont envoyés, seul le script principal est reconnu et ajouté à l'ensemble de fichiers.
- Pour afficher des ensembles de scripts dans CENTRAL, cliquez sur l'icône Scripts multiples.
- Tous les scripts liés s'exécuteront depuis une seule feuille de données quelles que soient les valeurs de feuille d'origine dans les scripts Transaction individuels ou les paramètres de fichier « carry » .
Fichiers script liés
Les fichiers script liés sont lancés et exécutés en séquence. Les conditions suivantes s'appliquent lorsque vous envoyez des fichiers script liés pour approbation :
- Les fichiers script liés ne peuvent avoir qu'un seul processus de révision des données pour tous les fichiers script.
- Pour afficher les fichiers script liés sous scripts TRANSACTION dans CENTRAL, cliquez sur l'icône Script lié.
- Avec CENTRAL, tous les scripts liés sont exécutés depuis une seule feuille de données quelles que soient les valeurs ou les paramètres de fichier « carry » dans les scripts individuels.
Étape 2. Remplir les informations du modèle de données
Un modèle de données est un fichier correspondant au type de sortie de votre choix qui reprend les en-têtes que vous avez sélectionnées durant le mappage. Un exemple de modèle serait un fichier de script avec des en-têtes.
Vous devez créer un modèle de données lorsque vous envoyez un script pour révision. Lorsque vous renvoyez un fichier rejeté pour approbation, vous pouvez créer un modèle.
Remarque : vous ne pouvez joindre un modèle de données si la destination des données est un formulaire XML.
Étape 3. Entrée des informations sur les documents associés
Les documents associés incluent les fichiers supplémentaires, les feuilles de données ou les autres fichiers qui expliquent ce que vous demandez à être approuvé.
Résumé : Envoyer
La page Résumé permet de modifier les pages précédentes. Lorsque l'assistant a terminé, cliquez sur Envoyer.
Affectation d'un processus de vérification des données et d'un réviseur, et définition d'un fichier pour utilisation dans un service Web
Une fois le fichier envoyé en révision à l'aide de l'assistant, vous devez sélectionner le type de processus de révision et le réviseur.
- Fermez TRANSACTION. Vous recevrez une notification par courrier électronique indiquant qu'un processus de révision et un réviseur doivent être spécifiés. La tâche pour ce fichier apparaît également dans le volet Mes Tâches dans la page d'accueil TRANSACTION. Ou bien vous pouvez attendre que la tâche apparaisse dans la page d'accueil TRANSACTION. Rouvrez TRANSACTION, puis ouvrez le nouveau fichier depuis la liste Mes tâches.
- Dans la fenêtre d'affectation d'approbation de script TRANSACTION, sélectionnez Réviser et Publier - une étape, Réviser et Publier séparément ou Pas de processus de révision des données.
- Pour utiliser le script dans un service Web, sélectionnez Autoriser la publication comme service Web. Si l'option n'est pas sélectionnée lorsque le service Web est appelé, le processus s'arrête et vous devez renvoyer le script avec l'option sélectionnée.
- Sélectionnez un réviseur pour le fichier. Cliquez sur Exécuter la tâche.
Révision de plusieurs scripts et de scripts liés en production
Un script de production a été approuvé et stocké dans CENTRAL. Vous pouvez vérifier et renvoyer un script ou n'importe quels scripts dans une chaîne de script ou de scripts liés en production.
Procédure de révision de plusieurs scripts et de scripts liés en production :
- Cliquez sur Envoyer pour démarrer l'assistant d'envoi de script. Entrez les informations nécessaires.
- La procédure diffère légèrement en fonction de votre rôle et de l'état du script ou des scripts.
Si vous avez créé le script et que celui-ci est en production, un message vous demande de créer une nouvelle version du fichier.
Si vous avez créé le script et qu'il n'est pas en production, vous ne pouvez pas renvoyer un fichier qui existe déjà, et un message vous demande de changer le nom du fichier.
Si vous n'avez pas créé le script et qu'il est en production, vous ne pouvez pas renvoyer un fichier qui existe déjà, et un message vous demande de changer le nom du fichier.
- Exécutez le processus d'envoi. Une fois le script envoyé, une nouvelle version du fichier de données est créée dans CENTRAL et un dossier est créé dans CENTRAL pour chaque version du script TRANSACTION. Chaque dossier contient les mises à jour de la version.
Publication automatique
Dans certains déploiements, vous pouvez sélectionner de publier les données automatiquement. En mode de publication automatique, lorsque le fichier de données est approuvé, les données peuvent être publiées automatiquement dans SAP ou vous pouvez décider de les publier plus tard. Lorsqu'une feuille de données est publiée, elle ne peut être modifiée. Les feuilles de données protégées par mot de passe peuvent être également publiées automatiquement. Un script avec du texte long ou créé via la programmation de script GUI ou contenant un lancement GUI ne peut pas être publié automatiquement.
- Dans la fenêtre Processus de révision, sélectionnez Réviser et Publier - une étape ou Réviser et Publier séparément.
- Sélectionnez un réviseur pour le fichier.
- Décidez de choisir de publier automatiquement les données via la fonction Réviseur/Créateur ou la fonction Publication Système. Vous devez être un concepteur de publication système pour sélectionner Publication Système.
- Décidez de programmer la publication ou de publier les données lorsque le fichier est approuvé.
- Sélectionnez le serveur d'exécution. Le serveur SAP peut être également modifié par le réviseur lorsqu'il révise le fichier.
- Cliquez sur Exécuter la tâche.
Remarque : Les travaux qui contiennent des documents attachés ne peuvent pas être publiés automatiquement.
Attachement des fichiers de résultat à des messages électroniques
Lorsque vous indiquez que les données doivent être publiées automatiquement, vous pouvez également joindre une copie du fichier de résultat à une notification par courrier électronique lorsque les données sont publiées. L'e-mail est envoyé uniquement au créateur et au réviseur du fichier. L'attachement est ajouté uniquement si une exécution aboutit, que l'état est Terminé ou que des erreurs SAP sont retournées.
Procédure d'attachement de fichiers de résultats à des notifications par courrier électronique :
- Après avoir sélectionné la publication automatique ou par système, sélectionnez Joindre le fichier de résultats à une notification par e-mail à la fin.
Une fois que le fichier a été envoyé, il possède l'état de révision sollicitée. Le réviseur désigné est prévenu par message électronique et le nom du fichier apparaît en tant que tâches sous Fichiers les plus récents et favoris.
Pourquoi une tâche n'a pas été créée ?
Dans certains cas, lorsqu'un script est envoyé, aucune tâche n'est créée et il est affecté directement de l'état de production. Ces cas sont définis par l'administrateur CENTRAL.
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