Delegación para fuera de la oficina

Para cumplir mejor los requisitos de la SOX (ley Sarbanes-Oxley de EE. UU.), las actividades y aprobaciones no pueden enviarse de vuelta al originador del proceso mediante la delegación para fuera de la oficina.

SOX indica que una persona que envía una solicitud nunca debería aprobar su propia solicitud. Una de las situaciones que puede darse es que una persona envíe un formulario y la persona encargada de la aprobación haya programado la delegación para fuera de la oficina que designa la tarea de la aprobación de nuevo a la persona que creó el formulario (el «originador»).

Ejemplo: Jake es el director del equipo de ventas y su supervisora, Marisa, suele aprobar sus solicitudes de vacaciones. Marisa está de vacaciones y ha redireccionado a Jake en su delegación de fuera de la oficina para que él pueda aprobar solicitudes mientras ella está fuera. Durante el tiempo en el que Marisa está de vacaciones, Jake puede crear una solicitud de vacaciones y aprobarla él mismo.

Con este cambio, cuando una actividad o aprobación delegada se va a reasignar a la persona delegada, Winshuttle lo comprueba para ver si el originador del formulario (la persona que lo envía) también es la persona destino (la persona a la que se le ha asignado la actividad o aprobación). Si el originador del formulario es la persona de destino, Winshuttle pedirá al administrador del proceso que reasigne la tarea a otro usuario. El originador no tendrá permiso para completar o aprobar la tarea.

Las delegaciones de fuera de la oficina permiten a la persona asignada para la tarea o el aprobador que vuelva a enrutar automáticamente las tareas entrantes a otro empleado. Un usuario normal del formulario podrá seleccionar las delegaciones de fuera de la oficina solo para sí mismos. El usuario del formulario se presenta como una opción que puede seleccionar a otra persona para que esta reciba las tareas y las aprobaciones.

Los usuarios con el rol de administrador de la aplicación de Central pueden gestionar las delegaciones para otros usuarios.

Una delegación incluye todos los sitios de formularios en la aplicación web de SharePoint. Si se aplican las reglas, la delegación se limitará a esos sitios de formularios en los que se cumplen los criterios de las reglas.

Cómo crear una delegación

1. En un sitio de Forme, en la parte web de Winshuttle Workflow, haga clic en la pestaña Procesos, si está visible.

2. Haga clic en el enlace Fuera de oficina.

a. Aquí aparecerá cualquier delegación que tenga usted.

3. Haga clic en Agregar.

4. Seleccione otro usuario al que delegar tareas. Esta persona tendrá que tener el mismo tipo de acceso al sitio de Forms y la misma capacidad para interactuar con el formulario que tenga usted (deberá, por ejemplo, tener el mismo tipo de licencia que tenga usted).

5. Seleccione una fecha de inicio y otra de finalización. La fecha de inicio comienza a las 00:00:00 de ese día. La fecha de finalización acaba a las 11:59:59 de ese día.

6. Cree una regla para el enrutamiento avanzado.

7. Haga clic en Agregar.

Reglas para el enrutamiento avanzado

Con la opción Añadir reglas podrá crear varias delegaciones que enruten a diferentes usuarios. Por ejemplo, al seleccionar todas las soluciones cuyo nombre empieza por «Creación de material», todas las creaciones de materiales se podrán enrutar a un analista de datos maestros. O, al configurar una regla cuyo nombre de solución contenga «plásticos», todas las soluciones de tareas relacionadas con los plásticos se podrán delegar a un analista de datos maestros especializado en plásticos.

Nota: Las soluciones de Composer no utilizan la opción de legado Atributos extendidos.

Cuando se presentan varias entradas, el motor del flujo de trabajo evalúa las reglas de abajo arriba, por lo que las reglas más de más abajo tienen prioridad sobre las reglas de más arriba con las que pueda haber conflicto.

Si utiliza varias entradas, las tareas que no coincidan con una regla no se delegarán. Esto significa que no tendrá que añadir una delegación general sin reglas que recopile las demás tareas.

Habilitar la marca del originador

La clave de configuración del flujo de trabajo OriginatorApprovalCheck se puede marcar como «Verdadera», lo que habilita la funcionalidad adicional de cumplimiento con SOX que tiene impacto en las delegaciones de fuera de la oficina.

Si se habilita la clave OriginatorApprovalCheck, el originador no podrá realizar acciones en tareas que haya enviado él mismo (incluso con la delegación de fuera de la oficina). Si el originador recibe la tarea, el administrador del proceso tendrá que reasignarla.

Formularios

Para cualquier tarea o aprobación reenrutada mediante las delegaciones para fuera de la oficina que vuelven al originador:

• Se desactivará la posibilidad de guardar cambios.

• Las aprobaciones por correo fallarán y generarán un mensaje que diga: «Esta acción está restringida ya que usted es el originador de la solicitud». El mensaje incluirá una referencia a la tarea. La clave de Workflow EmailApprovalReceipt tendrá que marcarse como verdadera para poder ver este mensaje. Si no, la aprobación no seguirá adelante hasta que se vuelva a asignar y la tarea se abra en el navegador.

• Se rechazarán las aprobaciones en bloque.

• Si intenta reasignar al originador con un control de procesos o un elemento de participante de Workflow, saltará una advertencia que indicará que no se permite la reasignación.

Propiedades de la aprobación

No se completarán las aprobaciones automáticas y tendrá que intervenir un administrador de procesos para que el flujo de trabajo siga su curso.

Gestión de la delegación administrativa

Los usuarios que tengan el rol de administrador de la aplicación de Central en Foundation, tendrán todas las delegaciones de administración disponibles en la página Delegaciones para fuera de la oficina, en los ajustes de Foundation.

En esta página se muestran todas las delegaciones existentes.

El acceso a esta página concede la posibilidad de crear delegaciones de parte de otro usuario (se usa, por ejemplo, cuando un empleado se va de vacaciones y olvida crear una delegación), eliminar delegaciones, modificar delegaciones existentes y volver a solicitar delegaciones.