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Se aplica a:

  • Winshuttle Foundation

Usar la lista de procesos de Winshuttle Workflow para flujos de trabajo de documentos

Temas de flujos de trabajo de documentos

La lista de procesos de Winshuttle es la parte de un sitio de flujos de trabajo de documentos que muestra cada documento que está enrutado en ese momento. Desde la lista de procesos de Winshuttle puede modificar la apariencia del elemento web de dicha lista de procesos, filtrar procesos, cancelar o volver a enrutar flujos de trabajo y mucho más.

En esta página

En esta zona solo aparecerán documentos cuyo enrutamiento haya iniciado usted. Los usuarios con permisos normales no pueden ver los procesos de otros usuarios. Solo los administradores (usuarios con derechos para administrar listas) pueden ver todas las rutas del sitio que están actualmente en proceso.

Nota: De forma predeterminada, los elementos en amarillo vencen en siete días y los rojos han vencido.

Abrir el menú de administración de procesos

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  1. En la Lista de procesos de Winshuttle, pase el ratón sobre el proceso que desee ver y haga clic en la flecha desplegable.
  2. Seleccione una opción:
    • Editar: Permite ver más detalles del proceso o modificar la asignación o las tareas.
    • Historial de Winshuttle: Permite ver el historial de aprobaciones y asignaciones de un proceso.
    • Cancelar proceso: Permite cancelar un proceso.
    • Forzar finalización (Aprobado): Permite mover un proceso al final del flujo de trabajo con la decisión de Aprobado.
    • Forzar finalización (Rechazado): Permite mover un proceso al final del flujo de trabajo con la decisión de Rechazado.

Reasignar un proceso a otro usuario

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  1. En el menú Administración, haga clic en Editar.
  2. En la página Editar asignación de Winshuttle, pase el ratón sobre el nombre del proceso y haga clic en la flecha desplegable.

  3. Haga clic en Editar asignación.
  4. Reemplace el nombre de usuario asignado actualmente por el nombre del nuevo usuario.

Filtrar la Lista de procesos para mostrar determinados procesos

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  1. Vaya a un sitio de SharePoint y haga clic en el encabezado de su lista de procesos.

    Aparece la ventana Lista de procesos de Winshuttle.

  2. En el área Seleccionar una vista, haga clic en la vista que desee utilizar:
    • En ejecución: Muestra todos los procesos que se están ejecutando
    • Rechazado o cancelado: Muestra todos los procesos que se hayan rechazado o cancelado
    • Todos los procesos: Muestra todos los procesos
    • Excepciones: Muestra todos los procesos en los que se han encontrado excepciones

    La ventana Lista de procesos de Winshuttle muestra la vista que haya seleccionado.

Cancelar un flujo de trabajo

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  1. En la ventana Lista de procesos de Winshuttle, coloque el cursor sobre la tarea para la que desea cancelar un flujo de trabajo, haga clic en la flecha desplegable a la derecha del nombre de la tarea y seleccione Cancelar proceso del menú Winshuttle.

    Aparece el cuadro de diálogo Desechar proceso de Winshuttle.

  2. En el cuadro de texto, escriba una explicación para indicar por qué cancela el flujo de trabajo.
  3. Haga clic en Aceptar.

    El documento se quita de la Lista de procesos de Winshuttle y se cancela el flujo de trabajo.

Obligar a completar un proceso de workflow

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Un administrador del sistema puede forzar la aprobación o el rechazo de un flujo de trabajo. El flujo de trabajo se traslada a su estado final y se marca como Aprobado o Rechazado.

Nota: Cuando fuerce la finalización de un flujo de trabajo, se enviarán correos electrónicos a los usuarios que tengan tareas asignadas.

  1. En la Lista de procesos de Winshuttle, coloque el cursor sobre la tarea para la que desea forzar la aprobación o el rechazo de un flujo de trabajo, haga clic en la flecha desplegable a la derecha del nombre de la tarea y seleccione una de las siguientes acciones del menú Winshuttle:
    • Seleccione Forzar finalización (Aprobado) para trasladarlo al final del flujo de trabajo y marcarlo como Aprobado.
    • Seleccione Forzar finalización (Rechazado) para trasladarlo al final del flujo de trabajo y marcarlo como Rechazado.

    Aparece el cuadro de diálogo Desechar proceso de Winshuttle.

  2. En el cuadro de texto, escriba una explicación para indicar por qué fuerza la finalización del flujo de trabajo.
  3. Haga clic en Aceptar.

Reasignar un proceso

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  1. Desde la Lista de procesos, pase el puntero sobre un proceso.
  2. Junto al nombre del proceso, haga clic en la flecha y seleccione Editar del menú Winshuttle.
  3. Editar proceso muestra el historial de las asignaciones de tareas finalizadas y pendientes.

    Nota: Solo se pueden editar (volver a asignar) las asignaciones que no se hayan finalizado.

  4. En el área Miembros de la calle, seleccione una asignación y, del menú, seleccione un nuevo miembro del equipo para la asignación.
  5. Haga clic en Guardar cambios.

    La tarea se reasigna al miembro del equipo seleccionado.

Ver historial del proceso

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  1. Desde la Lista de procesos de Winshuttle, pase el puntero sobre un proceso.
  2. Haga clic en la flecha junto al nombre del proceso y seleccione Historial de Winshuttle del menú.

    La ventana Historial de procesos de Winshuttle muestra el historial (aprobaciones, rechazos, comentarios, estados y registros de fecha) de toda la actividad asociada al proceso.

    3. Sugerencia: Utilice las vistas en el área Seleccionar una vista para especificar qué tareas se muestran en la ventana Historial de procesos de Winshuttle.

Modificar el elemento web de la lista de procesos de Winshuttle

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El elemento web de la lista de procesos de Winshuttle se puede configurar con varias opciones para determinar qué muestra y cómo lo hace.

  • Si es el administrador, los cambios que haga afectarán a todos los usuarios que accedan a este sitio de flujos de trabajo de documentos.
  • Si no es administrador, los cambios solo afectarán a su vista del sitio de flujos de trabajo de documentos. Quien no tenga el rol de administrador no podrá modificar algunas opciones de los Elementos web.

Modificar el elemento web de la lista de procesos de Winshuttle:

  1. Abra el sitio del proceso de workflow del documento que desee cambiar.
  2. Junto a la Lista de procesos de Winshuttle, haga clic en la flecha y seleccione una de las siguientes opciones del menú:
    • Si es administrador, seleccione Modificar elemento web compartido. Los cambios que haga afectarán a todo el que acceda a este sitio de flujos de trabajo de documentos.
    • Si no es administrador, seleccione Modificar mi elemento web. Los cambios que haga solo le afectarán a usted.
  3. Expanda los Ajustes de Winshuttle y modifique lo que haga falta.

    4. Consulte las Opciones de configuración del elemento web (abajo) para ver la descripción de las opciones disponibles.

  4. Haga clic en Aplicar y, a continuación, haga clic en Aceptar.

Opciones de configuración del elemento web

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La siguiente tabla describe las opciones del elemento web y qué opciones pueden editar los usuarios estándar (es decir, los que no son administradores).

Los administradores pueden editar todas las opciones del elemento web disponibles.

Valor de configuración

Descripción

¿Puede configurarlo un usuario estándar?

Columnas

Las columnas de la biblioteca de documentos que se muestran en el elemento web. Se pueden mostrar varias columnas y, para ello, hay que separar los nombres con una coma (como Tipo, Nombre, Estado, Revisión).

No

Formato de fecha de vencimiento

Qué formato dar a las fechas de vencimiento que se muestran en este elemento web. Esta es la funcionalidad de formato de fecha estándar de .NET.

Sí

Actualización dinámica

Actualiza dinámicamente los elementos web sin volver a cargar la página o volver a enviar los datos.

Sí

Filtro

Muestra elementos que coinciden con una condición. La sintaxis de la condición es la misma que la de las transiciones de Winshuttle Workflow en un flujo de trabajo (como [Coste] > 1000 && [opRev2] == "Sí").

No

Mostrar como máximo

El número de documentos que se muestra antes de empezar a paginar las listas.

Sí

Comportamiento de desbordamiento

Cómo debe comportarse el elemento web si el número de elementos supera los límites de la pantalla. Seleccione una de las siguientes opciones:

  • AllPages: Incluye páginas numeradas en la parte inferior cuando se supera el número de Mostrar como máximo.
  • DetailView: Incluye un enlace que lleva al usuario a la vista detallada de la biblioteca de documentos.
  • PreviousAndNext: Incluye enlaces de flechas que llevan al usuario a la página anterior o a la siguiente.
  • Scrolling: Proporciona una barra de desplazamiento y no hay paginación. En el caso de la opción Scrolling, se omitirá la opción Mostrar como máximo.

Sí

Altura de la lista de desplazamiento

El número de píxeles que debe configurarse para el elemento web si la opción Comportamiento de desbordamiento se establece en Scrolling.

Sí

Mostrar usuario asignado

Muestra una columna en el elemento web con el/los usuario(s) asignado(s) actual(es).

Sí

Mostrar advertencias en color

Muestra las advertencias en color de las asignaciones. Las tareas en amarillo están pendientes y las tareas en rojo han vencido.

Sí

Mostrar fecha de vencimiento

Muestra la fecha de vencimiento de la tarea.

Sí

Mostrar de todos los sitios

El valor predeterminado es mostrar todos los procesos en ejecución en todos los sitios.

No

Mostrar hora de proceso

Muestra la hora en la que se inició el proceso.

Sí

Mostrar búsqueda

Indica si mostrar el control de búsqueda en el elemento web. Este control está formado por un cuadro de texto y un botón que busca una cadena en las asignaciones.

Sí

Mostrar sitios

Muestra el sitio en el que se originó la tarea. Solo se muestra si está activada la función Todos los sitios, ya sea de forma predeterminada con la función Ámbito del sitio o de forma manual por el usuario con la opción Todos los sitios.

Sí

Mostrar nombre de la tarea

Indica si se incluye una columna en la lista de tareas de Winshuttle que muestre el nombre de la tarea, que es el nombre del nodo en el flujo de trabajo.

Sí

Validar elementos de SharePoint

Indica si el elemento web debe validar que cada elemento para el que se esté ejecutando un proceso exista realmente. Si se activa esta opción, se tardará más en mostrar el elemento web, ya que cada elemento debe validarse. Si está desactivada, el elemento web se mostrará más rápidamente, pero podría haber elementos no válidos. (El sistema lo gestionará de forma adecuada y mostrará un mensaje para indicar que el elemento ya no existe).

No