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Se aplica a:

  • Winshuttle Foundation

Mover datos archivados

Utilice la operación Mover datos archivados para mover procesos de flujo de trabajo completados de la lista principal a otra lista para fines de archivado.

Esta operación se puede aplicar a procesos que tengan el historial sin conexión (para flujos de trabajo de formularios y documentos) y los archivos de formularios .MHT (para flujos de trabajo de formularios) guardados en una lista de SharePoint. En otras palabras, los elementos cuyo valor de la columna IsOfflineHistoryReady sea «sí» se pueden mover a otra columna con esta operación.

Notas importantes:

  • Los procesos de formularios solo se pueden mover a una lista personalizada de SharePoint.
  • Los procesos de documentos solo se pueden mover a una biblioteca de documentos personalizada de SharePoint.
  • Si no está habilitado el control de versiones en la lista de destino a la que se va a mover un sitio de documentos, solo se moverá la última versión de un documento.

Requisitos previos de permisos

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Además, asegúrese de que existan los siguientes permisos:

Para SharePoint 2010/2013:

  • El administrador de Workflow deberá estar en el grupo de propietarios de la aplicación web de destino.
  • El administrador de Workflow deberá tener los siguientes roles de SQL en la base de datos de contenido de SharePoint de la aplicación web de destino: Base de datos

Base de datos

Rol de SQL

Procedimiento almacenado

Acceso al procedimiento almacenado

Base de datos de contenido de SharePoint

Pública, db_datareader

Todos los procedimientos

Ejecutar

Para SharePoint 2013:

  • El usuario administrador de Workflow debe añadirse tanto en formato basado en notificaciones como en formato no basado en notificaciones a la directiva de usuario de la aplicación web de destino con «Control total». Nota: Puede usar el comando de administración Añadir directiva de usuarios para hacerlo.

Mover datos archivados

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  1. Seleccione un sitio de origen del desplegable. Todos los sitios disponibles en la aplicación web seleccionada deberían aparecer en la lista.
  2. Seleccione una lista de origen de los cuadros desplegables. En la lista solo aparecerán listas de formularios, bibliotecas de archivos de datos de Central, bibliotecas de documentos personalizadas y bibliotecas de documentos de control de procesos para el sitio de origen seleccionado.

  3. Seleccione una de las siguientes opciones:
    • Datos anteriores a para indicar el número de días (la edad de los datos) que desee archivar. Por ejemplo, si introduce «10» se archivarán los datos anteriores a 10 días. Si introduce 0, se archivarán todos los datos. Nota: La edad de los datos se calcula según la fecha de modificación.
    • Id. del elemento para especificar si es una lista separada por comas o un rango de números de id. de elementos de SharePoint.
    • Intervalo de fechas para archivar elementos cuya fecha de modificación se encuentre en el intervalo de fechas especificado.
  4. Seleccione Crear columna (recomendado) para que todas las columnas creadas se coloquen automáticamente en el sitio de destino.

    Si Crear columna está marcado, todas las columnas que haya en la lista de origen, pero que no estén en la de destino, se crearán en la lista de destino mientras se mueven los datos.

    NOTA:

    • Si no se ha seleccionado Crear columna, solo se crearán las siguientes columnas en el sitio de archivo de destino: IsOfflineHistoryReady, WinshuttleArchivedHistory y el elemento en sí.
    • Si Crear columna no está seleccionado y las columnas ya existen en la lista de destino, asegúrese de que el tipo de columna en la lista de destino sea el mismo que el tipo de columna de la lista de origen.
  5. Seleccione una de las siguientes opciones:
    • Mover datos ahora: Selecciónelo para mover los datos inmediatamente (después de Guardar).
    • Programar: Seleccione una fecha y hora para realizar la operación.
  6. En el campo Usuarios que notificar, puede introducir una o más direcciones de correo electrónico (en una lista separada por comas) a las que enviar notificaciones sobre la operación. Deje este campo en blanco si no quiere enviar notificaciones.
  7. En Destino, seleccione la Aplicación web de destino, el Sitio y la Biblioteca de listas/documentos de cada menú desplegable.

    Notas importantes:

    • Si la lista de origen seleccionada es una lista basada en formularios del desplegable de la lista de origen, el desplegable de bibliotecas de listas/documentos mostrará Listas de formularios personalizadas.
    • Si la lista de origen seleccionada es una biblioteca de flujos de trabajo basada en documentos (como la biblioteca de archivos de datos de Winshuttle Central, la biblioteca de controles de procesos o una biblioteca de documentos personalizada), el desplegable de listas/documentos mostrará bibliotecas de documentos personalizadas.
    • Si el origen seleccionado es un flujo de trabajo de Excel, se mostrarán dos menús desplegables opcionales: Biblioteca de archivos de datos y Biblioteca de documentos auxiliares. Los archivos de datos y los documentos auxiliares se archivarán en cada una de esas bibliotecas. Además, los enlaces de los archivos de datos y los documentos auxiliares (es decir, los hipervínculos del sitio de Foundation que utilizará para acceder a los archivos y a los documentos auxiliares) se actualizarán con la nueva URL del sitio de destino.

    Nota: Si el administrador de Workflow no tiene los permisos mínimos necesarios para mover los datos archivados, puede que esta lista no aparezca en la lista de sitios. (Consulte arriba los requisitos previos de los permisos).

  8. Haga clic en Guardar.