Archive

La operación de archivo (Archivar) copia elementos de lista de SharePoint (tanto formularios como documentos) de una lista de SharePoint controlada por procesos a otras bibliotecas de documentos de SharePoint o al sistema de archivos local. La operación de archivo también puede copiar datos de flujo de trabajo de Workflow asociados a la vista de formulario archivado o a una columna de SharePoint que se especifique. Además, como parte de la operación de archivo, se pueden eliminar los elementos de SharePoint subyacentes y/o los datos de flujo de trabajo asociados después de que dicha operación de archivo se haya completado.

También puede especificar los elementos para archivar por fecha de modificación en el caso de los elementos de formulario o proporcionando el recuento de elementos que se archivarán, o bien para un número especificado de versiones en el caso de documentos (solo es válido mientras se use la biblioteca «Documentos compartidos controlados por procesos de Winshuttle»).

Notas:

Los documentos que estén desprotegidos (independientemente de la configuración de la operación de archivo) no se archivarán nunca.
Al ejecutar este comando para archivar los formularios de Winshuttle Designer con adjuntos añadidos a una vista no predeterminada, los adjuntos no se trasladarán de la Lista original a la Lista de destino.

La operación de archivo puede usarse de 3 maneras distintas:

Archivar y eliminar: Copia un elemento y sus datos de historial de flujo de trabajo de un origen a un destino y elimina el elemento de origen y/o sus datos de flujo de trabajo de la base de datos de Winshuttle Workflow. Para esta operación, debe especificar uno de los parámetros deleteitem y deleteworkflow, o bien ambos.
Solo archivar: Copia un elemento y sus datos de historial de flujo de trabajo de un origen a un destino sin eliminar el elemento de origen ni sus datos de flujo de trabajo de la base de datos de Winshuttle Workflow. No especifique los parámetros deleteitem ni deleteworkflow para esta operación. Una vez concluida la operación de archivo, se le proporcionará la ruta de un archivo xml que contiene el historial de la operación. Esa ruta puede utilizarse en la operación Solo eliminar (consulte a continuación).
Solo eliminar: Elimina los datos de flujo de trabajo y/o el elemento de origen para el que se ha utilizado la operación de solo archivar. Para esta operación, debe especificar el parámetro archivehistoryxml con el parámetro deleteitem y/o deleteworkflow.
Nota: Después de la operación de eliminación, se creará un archivo .XML con el nombre Delete_Archive_.xml. Si se produce un error al eliminar un elemento, en el archivo Delete_Archive_.xml puede buscar más información sobre dicho error.

Gestión de versiones

Si una biblioteca de origen tiene habilitado el control de versiones de documentos, se recomienda habilitar el control de versiones de documentos también en la biblioteca de destino. La operación de archivo se lleva a cabo versión por versión. Se añadirá una versión adicional a la biblioteca de destino. La columna Historial de flujo de trabajo de esa versión contendrá un historial de los flujos de trabajo enrutados en todas las versiones del documento. En la actualidad, solo se admiten versiones principales (no secundarias).
Si la biblioteca utiliza la plantilla Biblioteca de documentos controlados por procesos de Winshuttle, solo las versiones creadas por «Winshuttle» y la versión actual se incluirán en el proceso de archivo. A excepción de la versión actual de un documento, no se archivará ninguna de las versiones creadas de forma manual por un usuario o un tercero.

Recomendaciones

Para obtener mejores resultados, utilice un proceso de dos pasos:
- Utilice comandos de Solo archivo y genere el archivo .xml.
- Si no hay errores en el archivo Archivo_[fecha].xml, ejecute los comandos de eliminación con ese archivo .xml.
Si la biblioteca de origen tiene establecido «Requerir que los documentos se desprotejan para poder editarlos» en true, se recomienda hacer lo mismo en la biblioteca de destino.
Si la lista de origen no es del tipo «Biblioteca de documentos compartidos controlados por procesos de Winshuttle» o «Lista de formularios controlados por procesos de Winshuttle», se recomienda usar la misma plantilla de biblioteca tanto para el origen como para el destino.
Si la biblioteca de origen «Biblioteca de documentos compartidos controlados por procesos de Winshuttle», la plantilla de destino de biblioteca debe ser «Biblioteca de documentos».
Si la lista de origen es del tipo «Lista de formularios controlados por procesos de Winshuttle», la lista de destino debe ser del tipo «Biblioteca de documentos» o «Lista personalizada».
Si el sitio de destino se encuentra en una aplicación web diferente (pero en la misma granja), cambie la columna de tipo Persona a una sola línea de texto.
Según la recomendación de Microsoft, el valor del parámetro «recordlimit» no debe superar la cifra 5000.

Uso

El siguiente ejemplo muestra cómo copiar todos los documentos que no se han modificado durante al menos 180 días en la lista Documentos compartidos controlados por procesos del sitio http://spserver/documents a la lista Archivo de calidad del servidor http://spserver/archive. Creará automáticamente cualquier columna definida por el usuario que exista en Documentos compartidos controlados por procesos y no exista en Archivo de calidad y, a continuación, copiará los valores de esas columnas. También copiará una representación textual del flujo de trabajo a la columna llamada Datos de flujo de trabajo en Archivo de calidad y, a continuación, eliminará tanto el documento como el flujo de trabajo de la biblioteca de origen.

Puede usar -createfields y -createcolumns indistintamente.

Nota: Para usar el ejemplo siguiente, debe escribir el código. (Si copia y pega el ejemplo, no se ejecutará).

svadm.exe –o archive -deleteworkflow –url http://spserver/documents -list "Process Controlled Shared Documents" –desturl http://spserver/archive –destlist "Quality Archive" -days 180 –createfields -workflowcolumn "Workflow Data" -deleteitem

Ejemplos de comandos de Solo archivar

C:\Program Files\ShareVis\bin>svadm -o archive -url http://wrk8:3333/central -list "Data Files" -desturl http://wrk8:4000 -destlist "DocLib" -days 19 -workflowcolumn "new"'0' candidates - '0' archived

Este ejemplo se ejecuta en la biblioteca de archivos de datos de Central que tiene 266 archivos. Estos archivos tienen la fecha de modificación 23 de diciembre de 2013. El parámetro day se ha establecido en 19, lo que significa que se archivarán todos los elementos cuya fecha de modificación sea anterior a la fecha actual menos el número de días especificado (19 en este caso).

El siguiente ejemplo archiva los archivos entre las fechas de inicio y finalización especificadas.

C:\Program Files\ShareVis\bin>svadm -o archive -url http://wrk8:3333/central -list "Data Files" -desturl http://wrk8:4000 -destlist "DocLib" -startdate "12/23/2013 4:41:00 PM" -enddate "12/23/2013 4:41:59 PM" -workflowcolumn "new"

Ejemplos de comandos de Solo eliminar

C:\Program Files\ShareVis\bin>svadm -o archive -deleteworkflow –archivehistoryxml "c:\Program Files\ShareVis\bin\Archive_20140108145404.xml" –deleteitem

En este ejemplo, el archivo XML del historial de archivo de almacenamiento que generó el comando Archivar se utiliza como entrada para una operación de solo eliminación.

Ejemplo de comandos del parámetro -usecreationdate

svadm -o archive -url http://codemachine/central -list "Data Files" -desturl http://codemachine/central -destlist "Destination4" -createfields -startdate "15/01/2014 2:40 AM" -enddate "15/01/2014 2:45 AM" -workflowcolumn workflowdata –usecreationdate

Opciones del comando Archivar

Nombre	Descripción	Predeterminado	Necesario
createcolumns o createfields	Si se especifica, la operación creará de forma automática todas las columnas o los campos de origen en el destino.	No	No
date	Se archivarán todos los elementos cuya fecha de modificación sea anterior a esta fecha.		Uno de los argumentos de date, days o versions
days	Se archivarán todos los elementos cuya fecha de modificación sea igual a la fecha de hoy menos el número especificado de días.		Uno de los argumentos de date, days o versions
deleteitem	Si se especifica esta opción, se eliminará el elemento de SharePoint subyacente. Si no se especifica esta opción, no se eliminará el elemento de SharePoint.	No	No
deleteworkflow	Si se especifica esta opción, se eliminarán los flujos de trabajo asociados al elemento. Si no se especifica esta opción, se conservan los flujos de trabajo.	No	No
destfolder	El nombre de la carpeta del sistema de archivos en la que se colocarán los elementos archivados.		No
destlist	El nombre de la lista que recibirá los elementos archivados. En el caso de flujos de trabajo de documentos, el destino debe ser una biblioteca de documentos de SharePoint normal. En el caso de flujos de trabajo de formularios, la lista de destino puede ser una biblioteca de documentos o una lista personalizada: Biblioteca de documentos: El formulario de origen se capturará como un archivo MHTML utilizando para ello la vista de estado del formulario y se colocará en la biblioteca de documentos. Si la vista del formulario incluye un control del proceso, se incluirá el historial del flujo de trabajo en el formulario. También se copiarán todas las columnas de SharePoint con nombres comunes en las listas de origen y de destino. Lista personalizada: Se copiarán todas las columnas de SharePoint con nombres comunes en las listas de origen y de destino. Se creará un archivo MHTML utilizando para ello la vista de estado del formulario y se adjuntará como datos adjuntos de SharePoint al elemento de la lista.		Sí
desturl	La URL del sitio que contiene la lista de SharePoint que recibirá los elementos archivados.		Sí
enddate	La última fecha que se archivará. Se archivarán todos los elementos cuya fecha de modificación caiga entre startdate y enddate.		Uno de los argumentos de date, days o versions.
includerunning	Archiva los elementos para los que se están ejecutando procesos. Los documentos para los que todavía no se ha completado algún proceso se copian a la biblioteca de destino. Tenga en cuenta que el historial del documento no se copia ni tampoco se eliminan de la biblioteca de origen ni el documento ni su historial.	No	No
itemid (Workflow 10.8 y posterior)	Opción de archivar un solo elemento sobre la base del id. de SharePoint. Si se proporcionan tanto los argumentos de fecha como el ItemID, el ItemID tendrá prioridad.	No	No
list	El nombre de la lista que se archivará. Esta lista debe ser una lista o una biblioteca de Winshuttle Workflow.		Sí
recordlimit	El número de elementos en el rango de entrada que se archivarán. El rango se proporciona mediante el parámetro days o los parámetros startdate y enddate. Microsoft no recomienda consultar más de 5000 elementos a la vez, de modo que este parámetro debe establecerse en 5000 o menos elementos.	5000	No
startdate	La fecha en que se iniciará el proceso de archivo. Se archivarán todos los elementos cuya fecha de modificación caiga entre startdate y enddate.		Uno de los argumentos de date, days o versions.
url	La URL del sitio de Workflow que contiene la lista que se va a archivar.		Sí
usecreationdate	Este parámetro fuerza que la utilidad de archivo funcione conforme a «Fecha de creación» en lugar de a «Fecha de modificación».		No
versions	El número de versiones de un documento que se va a archivar. Tenga en cuenta que se trata únicamente de versiones de Workflow. Las versiones intermedias de los documentos no se archivan.		Uno de los argumentos de date, days o versions
workflowcolumn	El nombre de la columna que se utilizará en la lista de destino para colocar una descripción textual de los datos de flujo de trabajo asociados al elemento. Esta columna debe tener el tipo de datos de texto multilínea.		No