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Création du ou des sites de formulaires Winshuttle

S’applique à :

  • Winshuttle Foundation

Exécution d'une installation de Foundation 11.x

  1. Configuration d’une nouvelle installation Foundation
  2. Création d’un site de formulaires Winshuttle

Dans cette page

À propos des sites de formulaires

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Le site des formulaires est un site sur lequel les formulaires sont stockés et à partir duquel les processus sont lancés. Les formulaires et workflows créés dans Winshuttle Composer doivent être déployés sur un site Winshuttle Forms.

Le site des formulaires et un modèle de site SharePoint personnalisé.

Le site Winshuttle Foundation User Governance est également considéré comme un site de formulaires, mais ne doit être utilisé que pour les workflows basés sur Excel.

Recommandation : bien que vous puissiez créer autant de sites de formulaire que vous le souhaitez, Winshuttle recommande de créer des sites de formulaires comme sous-sites de votre site Winshuttle Foundation User Governance. Cela vous permet de configurer votre site User Governance pour qu'il connaisse le site de formulaires, et aux utilisateurs de lancer et de gérer des tâches directement à partir du site User Governance (au lieu de naviguer vers un site de formulaires).

Création d'un site de formulaires

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Winshuttle recommande de créer un site de formulaire basé sur la séparation de sécurité, ce qui signifie que les sites de formulaires sont créés en fonction des groupes/utilisateurs devant accéder à ces formulaires et workflows. Des autorisations peuvent être attribuées aux utilisateurs de différents groupes qui excluent automatiquement le contenu auquel ils ne devraient pas pouvoir accéder.

Création du site

  1. Sur le site Winshuttle Foundation User Governance, cliquez sur l'icône d'engrenage SharePoint en haut à gauche, puis sur Contenu du site.

Remarque : si vous ne voyez pas l'icône d’engrenage, vous ne disposez pas des autorisations SharePoint pour créer des sites (c'est-à-dire, Designer ou Contrôle total). Ces autorisations sont généralement accordées via l'appartenance au groupe Propriétaires.

  1. Sur la page Contenu du site, faites défiler vers le bas et cliquez sur Nouveau sous-site.
  2. Entrez un titre pour les formulaires, qui reflète le type de formulaire et de workflow que le site contiendra.
  3. Entrez l’URL. Idéalement, l'URL devrait correspondre étroitement au titre entré à l'étape 2.

    4. Conseil: évitez d’insérer des espaces dans l’URL. Si votre titre est Gestion des données de base de données, l'URL doit être /gdbd ou /gestion-données-base-de-données-.

  4. Cliquez sur l'onglet Winshuttle.
  5. Sélectionnez Espace de travail de formulaire contrôlé par processus.

Conseils et meilleures pratiques :

  • Winshuttle recommande de sélectionner Utiliser des autorisations uniques. Sinon, les propriétaires du site Winshuttle Foundation User Governance seront automatiquement propriétaires sur le site Forms (c'est-à-dire qu’ils peuvent créer des formulaires et des workflows et les déployer pour que les utilisateurs les lancent). La sélection de l'option Utiliser des autorisations uniques crée trois groupes SharePoint personnalisés pour un accès explicite et contrôlé au site de formulaires.
  • Winshuttle recommande également de sélectionner OUI pour Utiliser la barre de liens supérieure du site parent. Cela facilite permet aux utilisateurs qui accèdent au site Formulaires de revenir au site Winshuttle Foundation User Governance.
  1. Cliquez sur Créer.

Définition des autorisations du site de formulaires

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Une fois le site créé, les utilisateurs doivent être ajoutés aux groupes pour pouvoir y accéder.

  • Les utilisateurs standard doivent être ajoutés au groupe Membres ou à un groupe disposant des autorisations contribution.
  • Un utilisateur qui doit pouvoir déployer des formulaires sur le site de formulaires doit appartenir au groupe des propriétaires ou à un groupe qui accorde des autorisations de contrôle total.

Configuration de User Governance pour reconnaître le nouveau site de formulaires

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Après avoir créé un site de formulaires, vous devez ajouter le site à Installation de Foundation pour que les tâches et les formulaires soient disponibles dans les pages du site Winshuttle Foundation User Governance.

  1. Sur le site Winshuttle Foundation User Governance, cliquez sur Paramètres.
  2. Cliquez sur Installation de Foundation.
  3. Faites défiler jusqu’à Winshuttle Workflow.
  4. Cliquez sur Modifier.
  5. Sous Sélectionner des formulaires, cliquez dans le champ. Il devrait automatiquement répertorier le site de formulaires en tant qu'élément sélectionnable. Cliquez sur le nouveau site de formulaires.
  6. Cliquez sur Enregistrer.
  7. Allez au bas de la page et cliquez sur Nouveau de nouveau.

Ajout de WebPart hérités au site de formulaires

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Lorsque vous créez un site de formulaires, la WebPart Foundation 11.x est automatiquement incluse dans la page d'accueil. Si vous devez ajouter des WebParts existantes, procédez comme suit :

Remarque : vous devez disposer des autorisations SharePoint Designer (ou supérieure) pour effectuer les opérations suivantes.

  1. Dans le ruban, cliquez sur l’onglet Page.
  2. Cliquez sur Modifier une page.
  3. Cliquez sur Ajouter une WebPart.
  4. Cliquez sur Catégorie diverse.

Les trois WebPart héritées sont :

  • Bibliothèque de formulaires Winshuttle
  • Liste de processus Winshuttle
  • Liste des tâches Winshuttle

Conseils :

  • Winshuttle Workflow est la WebPart par défaut incluse sur la page.
  • N'utilisez pas l'afficheur de liste de bibliothèque de formulaires Winshuttle. Cette WebPart est obsolète.
  • N’utilisez pas la WebPart Winshuttle Explorer. Elle n'est plus prise en charge dans la Foundation 11x.

Remarque : la WebPart Winshuttle Workflow et les WebParts héritées ne doivent pas être utilisées ensemble. Winshuttle recommande d'utiliser uniquement les WebParts héritées sur une page, OU d'utiliser la WebPart Winshuttle Workflow (mais pas les deux).

Fonctions de site héritées

Sur les sites d'une collection de sites hébergeant Winshuttle, les fonctionnalités suivantes peuvent s'afficher :

  • Fonctionnalité de la liste de statuts des assignations ShareVis
  • Fonctionnalité de bibliothèque de documents contrôlée par processus ShareVis
  • Fonctionnalité de liste de formulaires contrôlée par processus ShareVis
  • Fonctionnalité de la liste de statuts des processus ShareVis

Ces fonctionnalités sont des fonctionnalités héritées destinées à être activées sur des sites hébergeant des processus Winshuttle qui n'ont pas été créés à l'aide du modèle de site Espace de travail de formulaire contrôlé par processus.

Étant donné que tous les sites de formulaires utilisent désormais l'espace de travail de formulaire contrôlé par processus, ces fonctionnalités héritées doivent rester désactivées.