Délégations en cas d’absence

Pour mieux se conformer aux exigences SOX, les activités et les approbations ne peuvent pas être redirigés vers le créateur du processus par le biais de délégations Absent du bureau.

SOX stipule que le demandeur d'une requête ne devrait jamais pouvoir approuver sa propre requête. Il peut arriver qu’une personne soumette un formulaire et que l’approbateur normal de ce formulaire ait défini une délégation en cas d’absence qui affecte la tâche d’approbation à la personne qui a soumis le formulaire (le « créateur »).

Exemple : Jean dirige l'équipe d'un groupe de vente et sa responsable, Marisa, approuve normalement les demandes de congé. Marisa est en vacances et a délégué une activité en cas d’absence à Jean pour qu’il puisse approuver les demandes pendant son absence. Pendant la période où Marisa est en vacances, Jean pourrait se faire une demande de congé et l’approuver.

Avec cette modification, lorsqu'une activité déléguée ou une approbation doit être réaffectée à la personne déléguée, Winshuttle vérifie si le créateur du formulaire (l'expéditeur) est également la cible (la personne à qui l'activité ou l'approbation a été déléguée). Si le créateur du formulaire est la cible, Winshuttle demande que l’administrateur des processus réattribue la tâche à un autre utilisateur. Le créateur n'est pas autorisé à exécuter ou à approuver la tâche.

Les délégations en cas d'absence permettent à un responsable de tâche ou à un approbateur de rediriger automatiquement les tâches entrantes vers un autre employé. Un utilisateur de formulaire normal ne peut sélectionner que des délégations en cas d’absence. L'utilisateur du formulaire se voit proposer une option permettant de sélectionner une autre personne pour recevoir ses tâches et ses approbations.

Les utilisateurs ayant le rôle Administrateur de l’application Central peut gérer les délégation des autres utilisateurs.

Une délégation s'applique à tous les sites de formulaires de l'application Web SharePoint. Si des règles sont appliquées, la délégation est limitée aux sites de formulaires où les critères de règle sont satisfaits.

Création d'une délégation

1. Sur un site de formulaires, dans la WebPart Winshuttle Workflow, cliquez sur l’onglet Processus s’il est visible.

2. Cliquez sur le lien Absent.

a. Toutes les délégations existantes pour vous-même sont indiquées ici.

3. Cliquez sur Ajouter.

4. Sélectionnez un autre utilisateur auquel vous voulez déléguer les tâches. Cette personne doit avoir le même accès au site de formulaires et la même capacité d'interaction avec le formulaire que vous (elle peut avoir, par exemple, le même type de licence que vous).

5. Sélectionnez une date de début et une date de fin. Les dates de début commencent à 00:00:00 à cette date Les dates de fin se terminent à 11:59:59 à cette date

6. Créez une règle pour d’acheminement avancé.

7. Cliquez sur Ajouter.

Règles pour l’acheminement avancé

Avec l’option Ajouter des règles, vous pouvez créer plusieurs délégations qui routent vers différents utilisateurs. Par exemple, en sélectionnant toutes les solutions dont le nom commence par « Création d’article », toutes les créations d’articles peuvent être acheminées vers un analyste des données principal. Ou bien, en définissant une règle où le nom de la solution contient « plastiques », toutes les tâches de solution liées aux plastiques peuvent être déléguées à un analyste des données principal spécialisé dans les plastiques.

Remarque : les attributs étendus sont une option héritée non utilisée par les solutions Composer.

Lorsque plusieurs entrées sont présentes, le moteur de workflow évalue les règles de haut en bas, ce qui signifie que les règles inférieures prévalent sur les règles en conflit qui se produisent plus haut.

Si vous utilisez plusieurs entrées, les tâches ne correspondant pas à une règle ne sont pas déléguées. Cela signifie que vous devez ajouter une délégation générale sans règles pour intercepter toutes les autres tâches.

Vérification du créateur activée

La clé de configuration de workflow OriginatorApprovalCheck, peut avoir la valeur « True », ce qui active une fonctionnalité supplémentaire de conformité SOX ayant une incidence sur les délégations en cas d’absence.

Si la clé OriginatorApprovalCheck est activée, le créateur ne pourra prendre aucune mesure pour les tâches qu'il soumet lui-même (même par la délégation en cas d’absence). Si le créateur reçoit une telle tâche, celle-ci devra être réaffectée par l'administrateur des processus.

Formulaires

Pour toute tâche ou approbation réacheminée par le biais des délégations en cas d’absence au créateur :

• La possibilité de sauvegarder les modifications est désactivée.

• L'approbation par courrier électronique échoue et génère le message « Cette action est limitée, car vous êtes l'auteur de la demande ». Le message inclut une référence à la tâche. La clé de workflow EmailApprovalReceipt doit avoir la valeur True pour afficher ce message. Sinon, l'approbation n’est pas exécutée jusqu'à ce qu'elle soit réaffectée et que la tâche soit ouverte dans le navigateur.

• Les approbations en masse sont refusées.

• En cas de tentative de réaffectation au créateur à l'aide d'un contrôle de processus ou d'un élément Participant de workflow, un avertissement indique que la réaffectation n'est pas autorisée.

Propriétés d’approbation

Les approbations automatiques ne sont pas exécutées, et un administrateur de processus doit intervenir pour déplacer le workflow.

Gestion de la délégation administrative

Pour les utilisateurs ayant le rôle Administrateur de l’application Central dans Foundation, la gestion globale de la délégation est disponible via la page Délégations en cas d’abscence dans les paramètres Foundation.

Cette page contient toutes les délégations.

L’accès à cette page permet de créer des délégation pour le compte d'un autre utilisateur (par exemple, lorsqu’un employé part en vacances et oublie de définir une délégation), supprimer des délégations, modifier les délégations existantes et réorganiser les délégations.