Archive

L'opération Archive copie les éléments de liste SharePoint (formulaires et documents) depuis une liste SharePoint contrôlée par processus vers d'autres bibliothèques de documents SharePoint ou le système de fichiers local. L'opération d'archivage peut également copier les données de workflow associées à la vue de formulaire archivé ou une colonne SharePoint que vous définissez. En outre, dans le cadre de l'opération d'archivage, vous pouvez supprimer les éléments SharePoint sous-jacents et/ou les données de workflow associées à la fin de l'opération d'archivage.

Vous pouvez également définir les éléments à archiver en fonction d'une date de modification des éléments de formulaire ou en fournissant un nombre d’éléments à archiver ou un nombre de versions de documents (valide uniquement lorsque vous utilisez la « bibliothèque de documents partagés contrôlés par processus Winshuttle »).

Remarques :

les documents extraits (quels que soient les paramètres d'archivage) ne sont jamais archivés.
Lors de l’exécution de cette commande pour archiver les formulaires Winshuttle Designer avec des pièces jointes ajoutées à une vue autre que celle par défaut, les pièces jointes ne sont pas transférées de la liste source vers la liste de destination.

L'opération d'archivage peut être utilisée de trois manières différentes :

Archiver et supprimer : copie un élément et ses données d'historique de workflow d’une source vers une destination et supprime l’élément source ou/et ses données de workflow dans la base de données Winshuttle Workflow. Pour cette opération, vous devez définir soit le paramètre deleteitem soit le paramètre deleteworkflow ou les deux paramètres.
Archiver uniquement : copie un élément et ses données d'historique de workflow d’une source vers une destination sans supprimer l’élément source et ses données de workflow dans la base de données Winshuttle Workflow. Pour cette opération, ne définissez pas le paramètre deleteitem ou deleteworkflow. À la fin de l'archivage, le chemin du fichier xml contenant l'historique de l'opération vous est fourni. Ce chemin peut être utilisé dans l'opération Supprimer uniquement (voir ci-dessous).
Supprimer uniquement : supprime les données de workflow et/ou l’élément source pour lequel une opération Archiver uniquement a été exécutée. Pour cette opération, vous devez définir le paramètre archivehistoryxml avec le paramètre deleteitem et/ou le paramètre deleteworkflow.
Remarque : après la suppression, un fichier .XML est créé avec le nom Delete_Archive_.xml. Si une erreur se produit lors de la suppression d'un élément, vous pouvez consulter le fichier Delete_Archive_.xml pour obtenir des informations sur l'erreur.

Gestion des versions

Si la gestion des versions est activée pour une bibliothèque de documents source, il est recommandé de l'activer pour la bibliothèque cible également. L'archivage est effectué version par version. Une version supplémentaire est ajoutée à la bibliothèque de destination. La colonne Historique des workflows de la version contient l'historique des workflows routés sur toutes les versions du document. Actuellement, seules les versions majeures (non mineures) sont prises en charge.
Si la bibliothèque utilise le modèle « Bibliothèque de documents partagés contrôlés par processus Winshuttle », seules les versions créées par « Winshuttle » et la version en cours sont incluses dans l’archivage. A l'exception de la version en cours d'un document, les versions créées manuellement par un utilisateur ou un tiers ne seront pas archivées.

Recommandations

Pour obtenir des résultats optimaux, utilisez un processus en deux étapes :
- Utilisez les commandes Archiver uniquement et générez le fichier d’archive.xml.
- Si le fichier Archive_[date].xml ne contient pas d’erreurs, exécutez les commandes de suppression en utilisant ce fichier .xml.
Si l'option « Les documents doivent être extraits pour pouvoir les modifier » de la bibliothèque source à la valeur true, il est recommandé d'affecter la même valeur dans la bibliothèque cible.
Si la liste source n'est pas de type « Bibliothèque de documents partagés contrôlés par processus Winshuttle », ou « Liste de formulaires contrôlés par processus Winshuttle », il est recommandé d'utiliser le même modèle de bibliothèque pour la source et la destination.
Si la bibliothèque source est de type « Bibliothèque de documents partagés contrôlés par processus Winshuttle », le modèle de bibliothèque de destination doit être « Bibliothèque de documents".
Si la liste source est de type « Liste de formulaires contrôlés par processus Winshuttle », la liste de destination doit être de type « Bibliothèque de documents » ou « Liste personnalisée ».
Si le site de destination se trouve dans une application Web différente (dans la même batterie), remplacez le type de colonne Personne par une ligne de texte.
Microsoft recommande de ne pas affecter au paramètre « recordlimit » une valeur supérieure à 5000.

Syntaxe

L’exemple suivant explique comment copier tous les documents non modifiés pendant au moins 180 jours du site http://spserver/documents dans la liste des documents partagés contrôlés par processus vers le site http://spserver/archive et la liste Archive de qualité. Il crée des colonnes définies par l'utilisateur qui existent dans les documents partagés contrôlés par processus, mais pas dans l’archive de qualité, puis copie les valeurs de ces colonnes. Il copie également une représentation textuelle du workflow vers la colonne Données de workflow dans l’archive de qualité, puis supprime le document et le workflow dans la bibliothèque source.

Vous pouvez utiliser -createfields et -createcolumns de manière interchangeable.

Remarque : pour utiliser l’exemple suivant, vous devez taper le code. (Si vous copiez et collez l'exemple, le code ne fonctionnera pas.)

svadm.exe –o archive -deleteworkflow –url http://spserver/documents -list "Process Controlled Shared Documents" –desturl http://spserver/archive –destlist "Quality Archive" -days 180 –createfields -workflowcolumn "Workflow Data" -deleteitem

Exemples de commandes Archiver uniquement

C:\Program Files\ShareVis\bin>svadm -o archive -url http://wrk8:3333/central -list "Data Files" -desturl http://wrk8:4000 -destlist "DocLib" -days 19 -workflowcolumn "new"'0' candidates - '0' archived

Cet exemple est exécuté sur Central Data File Library avec 266 fichiers. Ces fichiers portent la date de modification 23 décembre 2013. Le paramètre de jour a la valeur 19, ce qui implique que tous les éléments dont la date de modification est antérieure à la date en cours moins le nombre de jours défini (19, en l'occurrence) seront archivés.

L'exemple suivant archive les fichiers entre des dates de début et de fin définies.

C:\Program Files\ShareVis\bin>svadm -o archive -url http://wrk8:3333/central -list "Data Files" -desturl http://wrk8:4000 -destlist "DocLib" -startdate "12/23/2013 4:41:00 PM" -enddate "12/23/2013 4:41:59 PM" -workflowcolumn "new"

Exemples de commandes Supprimer uniquement

C:\Program Files\ShareVis\bin>svadm -o archive -deleteworkflow –archivehistoryxml "c:\Program Files\ShareVis\bin\Archive_20140108145404.xml" –deleteitem

Dans cet exemple, le fichier XML d'historique d'archivage généré par la commande Archive est utilisé comme entrée d'une opération Supprimer uniquement.

Exemple de commande avec le paramètre -Usecreationdate

svadm -o archive -url http://codemachine/central -list "Data Files" -desturl http://codemachine/central -destlist "Destination4" -createfields -startdate "15/01/2014 2:40 AM" -enddate "15/01/2014 2:45 AM" -workflowcolumn workflowdata –usecreationdate

Options de la commande Archive

Nom	Description	Défaut	Requis
createcolumns ou createfields	Si vous définissez ce paramètre, l'opération crée toutes les colonnes ou champs source automatiquement dans la destination.	Non	Non
date	Tous les éléments dont la date de modification est antérieure à cette date sont archivés.		Un des arguments de date, jours ou versions
jours	Tous les éléments dont la date est antérieure à la date d’aujourd’hui moins le nombre de jours défini sont archivés.		Un des arguments de date, jours ou versions
deleteitem	Si vous définissez cette option, l'élément SharePoint sous-jacent sera supprimé. Si vous ne définissez pas cette option, l’élément SharePoint ne sera pas supprimé.	Non	Non
deleteworkflow	Si vous définissez cette option, le ou les workflows associés seront supprimés. Si vous ne la définissez pas, ils sont conservés.	Non	Non
destfolder	Nom du dossier du système de fichiers de destination des éléments archivés.		Non
destlist	Nom de la liste devant recevoir les éléments archivés. Pour les workflows de document, la destination doit être une bibliothèque de documents SharePoint normale. Pour les workflows de formulaire, la liste de destination peut être une bibliothèque de documents ou une liste personnalisée : Bibliothèque de documents : le formulaire source est capturé comme fichier MHTML en utilisant la vue de statut du formulaire et il est placé dans la bibliothèque de documents. Si un contrôle de processus est inclus dans la vue de formulaire, l'historique de workflow sera inclus dans le formulaire. Toutes les colonnes SharePoint communément nommées entre les listes source et de destination seront également copiées. Liste personnalisée : les colonnes SharePoint communément nommées entre les listes source et de destination seront copiées. Un fichier MHTML est créé en utilisant la vue de statut du formulaire et joint comme pièce jointe SharePoint à l'élément de liste.		Oui
desturl	URL du site contenant la liste SharePoint devant recevoir les éléments archivés.		Oui
enddate	Dernière date à archiver. Tous les éléments dont la date de modification est comprise entre startdate et enddate sont archivés.		Un des arguments de date, jours ou versions.
includerunning	Éléments d'archivage sur lesquels sont exécutés des processus. Le ou les document pour lesquels un processus n'est pas encore exécuté sont copiés vers la bibliothèque de destination. Notez que l'historique du document n'est pas copié et le document ou son historique ne sont pas supprimés de la bibliothèque source.	Non	Non
itemid (Workflow 10.8 et versions ultérieures)	Option pour archiver un seul élément en fonction de l’ID SharePoint. Si les deux arguments et ItemID sont définis, Itemid a la priorité la plus élevée.	Non	Non
list	Nom de la liste à archiver. La liste doit être une liste ou une bibliothèque Winshuttle Workflow.		Oui
recordlimit	Nombre d'éléments dans la plage d'entrée à archiver. La plage est fournie en utilisant le paramètre days ou les paramètres startdate et enddate. Microsoft déconseille d'interroger plus de 5 000 éléments simultanément. Par conséquent, affectez à ce paramètre la valeur maximale 5 000 ou une valeur inférieure.	5000	Non
startdate	Date de début d'archivage. Tous les éléments dont la date de modification est comprise entre startdate et enddate sont archivés.		Un des arguments de date, jours ou versions.
url	URL du site Workflow qui contient la liste à archiver.		Oui
usecreationdate	Force l'utilitaire d'archivage à utiliser la “date de création” au lieu de la “date de modification”.		Non
versions	Nombre de versions d'un document à archiver. Il s'agit de versions Workflow uniquement. Les versions intermédiaires des documents ne sont pas archivées.		Un des arguments de date, jours ou versions
workflowcolumn	Nom de la colonne à utiliser dans la liste de destination où est placée la description textuelle des données de workflow associées à l'élément. Cette colonne doit avoir le type de données Texte multiligne.		Non