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S’applique à :

  • Winshuttle Foundation

Utilisation de la bibliothèque de formulaires Workflow

Rubriques sur les workflows de formulaires

Dans la bibliothèque des formulaires Winshuttle, vous pouvez rechercher des formulaires, créer des formulaires, afficher l’historique d’un formulaire, etc.

Dans cette page

Présentation : bibliothèque de formulaires

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  • Liste de formulaires : liste déroulante des formulaires disponibles.
  • Démarrer un nouveau formulaire : démarre un nouveau formulaire correspondant au type sélectionné dans le menu déroulant Liste des formulaires.
  • Rechercher par mot clé : recherche un processus en fonction d’un mot clé.
  • Filtrer/Annuler un filtre : utilisez ces boutons pour appliquer votre filtre aux résultats de la recherche, ou annuler le filtre (afficher tout).
  • Filtre de statut de processus : utilisez ces boutons pour filtrer les résultats en fonction des processus Exécution, Rejeté, Terminé ou Enregistré.

    Remarque : les filtres qui affichent des résultats apparaissent avec un arrière-plan gris foncé.

Tous les formulaires sont enregistrés dans la liste SharePoint correspondante créée lorsqu'un formulaire est publié dans Winshuttle Workflow. Les instances de formulaire dans la vue de liste correspondent à celles que vous avez soumises. Les administrateurs peuvent voir tous les formulaires de la liste.

CONSEIL : pour afficher tous les formulaires de la liste à l’attention de tous les utilisateurs, connectez-vous comme Administrateur et modifiez de manière appropriée l’accès en lecture des autorisations au niveau élément dans les paramètres de liste.

Filtrage par type de formulaire

  1. Cliquez sur le menu déroulant Liste des formulaires, puis sélectionnez le type de formulaire dans le menu déroulant.
  2. Cliquez sur le bouton Filtrer Icône de filtre de workflow Winshuttle.

Effacement des filtres

Cliquez sur le bouton Effacer un filtre Icône d’effacement de filtre Winshuttle pour effacer des filtres.

Remarque : le bouton Effacer un filtre ne réinitialise pas les boutons-bascules Filtre de statut de processus.

Tri d'une liste de formulaires

  1. Cliquez sur l’en-tête de colonne (par exemple, Nom) pour trier une liste en ordre croissant.
  2. Cliquez de nouveau sur l’en-tête de colonne pour trier dans l’ordre décroissant.

Filtrage par statut

  1. Dans la barre Filtre de statut de processus, cliquez sur le bouton-bascule (de gauche à droite : Exécution, Rejeté, Terminé, Enregistré) en fonction duquel vous voulez effectuer le tri.

  2. Cliquez de nouveau sur le bouton-bascule pour changer les états.

Recherche par mot clé

  1. Cliquez sur le menu déroulant Liste des formulaires, puis sélectionnez le type de formulaire dans le menu déroulant.
  2. Dans le champ Mot de passe, tapez un ou plusieurs mots de passe.
  3. Cliquez sur le bouton Filtrer Icône de filtre de workflow Winshuttle.

Démarrage d'un nouveau formulaire

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Les formulaires disponibles figurent dans la liste déroulante dans la bibliothèque des formulaires Winshuttle.

  1. Choisissez un type de formulaire dans la liste Formulaires.
  2. Cliquez sur le bouton Nouveau formulaire.
  3. Si nécessaire, effectuez des modifications ou des ajouts ou fournissez des informations dans le formulaire.
  4. Cliquez sur Enregistrer et router.

    Le contenu du formulaire est enregistré, et le formulaire est routé en fonction de son workflow.

    REMARQUE : si vous démarrez un formulaire hors ligne, cliquez deux fois sur le fichier .XSN du formulaire hors ligne, complétez le formulaire, enregistrez-le sous XML, puis envoyez-le par e-mail à l’adresse e-mail pour démarrer les formulaires que vous a fournis l’administrateur système.

Renvoi d'un formulaire

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Vous pouvez renvoyer un formulaire, par exemple, s’il avait été rejeté ou que des informations incorrectes avaient été entrées. Vous pouvez modifier ou corriger le formulaire, puis le renvoyer pour le faire approuver.

REMARQUE : seul le créateur du formulaire peut renvoyer le formulaire.

Pour renvoyer un formulaire :

  1. Dans la bibliothèque des formulaires Winshuttle, placez le pointeur de la souris sur la tâche rejetée à renvoyer, cliquez sur la flèche déroulante à droite du nom du formulaire, puis sélectionnez Renvoyer dans le menu Winshuttle.

    Le formulaire s’affiche.

  2. Modifiez le formulaire, de manière appropriée.
  3. Cliquez sur Enregistrer et router.

Affichage d'une instance de formulaire

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Vous pouvez afficher un formulaire terminé, ainsi que la vue détaillée des tâches dans le workflow et les options d'impression.

Pour afficher une instance de formulaire :

  1. Dans la vue Formulaire, placez le pointeur de la souris sur l'instance de formulaire à afficher.
  2. Cliquez sur la flèche déroulante à droite du nom de l’élément.
  3. Sélectionnez Afficher un formulaire dans le menu déroulant.

Affichage de l’historique d’un formulaire

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Vous pouvez afficher l’historique détallé d’un formulaire routé, y compris les participants au workflow, leurs commentaires et la date d’attribution/de fin de leurs tâches.

Pour afficher l’historique d’un formulaire :

  1. Dans la bibliothèque des formulaires, placez le pointeur de la souris sur le formulaire dont vous voulez afficher l‘historique.
  2. Cliquez sur la flèche déroulante du nom de formulaire, puis sélectionnez Historique du formulaire dans le menu Winshuttle. Les informations d’historique s’affichent.

    REMARQUE : vous pouvez choisir un formulaire dans la liste principale, ou dans la liste des processus Winshuttle.

Modification de la WebPart de la bibliothèque de formulaires Winshuttle

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La WebPart de la bibliothèque des formulaires Winshuttle peut être configurée avec diverses options pour déterminer les éléments affichés et l’apparence de leur affichage. Si vous êtes administrateur, les modifications que vous effectuez s’appliquent à tous les utilisateurs ayant accès à ce fichier FormEx. Si tel n’est pas le cas, elle s’appliquent uniquement à la vue du site FormEx.

REMARQUE : les administrateurs ont accès à toutes les options de WebPart. Les utilisateurs non-administrateurs peuvent accéder uniquement à certaines options de la WebPart.

Pour modifier la WebPart de la bibliothèque de formulaires Winshuttle

  1. Accédez au site FormEx dont vous voulez modifier la WebPart de la bibliothèque des formulaires Winshuttle.
  2. Cliquez sur la flèche déroulante dans la partie supérieure droite de la WebPart de la bibliothèque et sélectionnez l’un des éléments suivants dans le menu déroulant :
    • Si vous êtes administrateur, sélectionnez Modifier la WebPart partagée. Les modifications que vous effectuez s’appliquent à tous les utilisateurs qui accèdent à ce site FormEx.
    • Si vous n’êtes pas administrateur, sélectionnez Modifiez ma WebPart. Les modifications que vous effectuez s’appliquent uniquement à vous.

    La zone des paramètres WebPart s’affiche.

  3. Développez la section Paramètres Winshuttle pour afficher les paramètres à modifier.
  4. Modifiez les paramètres de formulaire de manière appropriée.

    Consultez le tableau ci-dessous qui décrit les options disponibles.

  5. Cliquez sur Appliquer.
  6. Cliquez sur OK.

Options de configuration de la WebPart

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Le tableau suivant décrit les options WebPart et indique les options qui peuvent être modifiées par les utilisateurs standard (à savoir les utilisateurs non-administrateurs).

Les administrateurs peuvent modifier toutes les options WebPart disponibles.

Paramètre

Description

Configurable par un utilisateur standard ?

Colonnes

Colonnes de liste de formulaires affichées dans la WebPart. Plusieurs colonnes peuvent être affichées en séparant leurs noms avec une virgule (Type, Nom, État, Vérification, par exemple).

Non

Colonnes triables

Indique si les colonnes définies dans le paramètre Colonnes (ci-dessus) peuvent être triées.

Non

Vue Terminée

Bascule l’affichage des formulaires terminés.

Non

Format de date de création

Format à utiliser pour afficher la date d’échéance dans la WebPart. Vous pouvez utiliser la fonctionnalité de formatage de date .NET standard pour afficher la date de création du formulaire.

Oui

Limite de jour

Nombre de jours à utiliser dans le filtrage des éléments affichés. Les formulaires dont le nombre de jours est supérieur au nombre de jours indiqué ne s’affichent pas. Si la valeur est -1, tous les éléments s’affichent.

Remarque : depuis la version Workflow 10.9 et plus, cette propriété n’est pas prise en charge lorsque l’actualisation dynamique est activée.

Oui

Actualisation dynamique

Met à jour dynamiquement les WebParts sans recharger la page ou renvoyer les données. Si l’actualisation dynamique est activée, la fonctionnalité Bibliothèque des formulaires change comme suit :

  • Seule la pagination précédente/suivante est prise en charge.
  • Les formulaires ayant des types différents utilisés simultanément ne sont pas pris en charge. Seuls les formulaires du type sélectionné s’affichent.
  • Les propriétés suivantes seront visibles dans les propriétés de la WebPart, mais elles ne sont pas prises en charge lorsque l’actualisation dynamique est activée :
    • Limite de jours
    • Afficher le contrôle de limite de jours
    • Type de formulaire
    • Afficher le type
    • Colonnes triables
    • Comportement en cas de dépassement
    • Hauteur de la liste de défilement

Oui

Site Formulaires

URL du site où se trouve la liste des formulaires. Peut être absolue ou relative. Si vous ne renseignez pas ce champ, le site en cours est utilisé.

Non

Type de formulaire

Limite les formulaires affichés à la valeur définie dans le champ Par nom de formulaire. Vous pouvez afficher plusieurs types en séparant leurs noms par une virgule (par exemple, MOC, PTO, Demande d’achat, Nouvel employé). Cette option est similaire à l’option Filtrer sur le type de formulaire activé manuellement.

Remarque : depuis la version Workflow 10.9, cette propriété n’est pas prise en charge lorsque l’actualisation dynamique est activée.

Non

Nombre maximum d’éléments à afficher

Nombre de documents à afficher avant le début de la pagination des listes.

Oui

Comportement en cas de dépassement

Comment la WebPart doit se comporter si le nombre d’éléments dépasse les limites de l’écran. Sélectionnez l'une des options suivantes :

  • AllPages : inclut les pages numérotées dans le bas lorsque la valeur Maximum à afficher est dépassée.
  • DetailView : inclut un lien unique permettant à l’utilisateur d’accéder à la vue détaillée de la bibliothèque de documents.
  • PreviousAndNext : inclut des liens fléchés permettant à l’utilisateur d’accéder à la page précédente ou suivante.
  • Défilement : fournit une barre de défilement, et aucune pagination n’est utilisée. Dans le cas du paramètre de défilement, Maximum à afficher est ignoré.

Remarque : depuis la version Workflow 10.9, cette propriété n’est pas prise en charge lorsque l’actualisation dynamique est activée.

Oui

Vue Rejetée

Bascule l’affichage des formulaires rejetés.

Non

Vue Exécution

Bascule l’affichage des formulaires en transit.

Non

Vue Enregistrée

Bascule l’affichage des formulaires enregistrés.

Non

Hauteur de la liste de défilement

Hauteur en pixels que doit utiliser la WebPart si Comportement en cas de dépassement (voir ci-dessus) a la valeur Défilement.

Remarque : depuis la version Workflow 10.9, cette propriété n’est pas prise en charge lorsque l’actualisation dynamique est activée.

Oui

Afficher la date de création

Bascule l’affichage de la date de création de chaque formulaire.

Oui

Afficher le contrôle de limite de jours

Indique si le contrôle Limite de jours dans la WebPart de la bibliothèque des formulaires doit être affichée afin de pouvoir filtrer les éléments en fonction d'un nombre de jours.

Oui

Afficher la description

Bascule l’affichage par défaut de la colonne Description.

Non

Afficher le filtre

Indique si le contrôle de filtre doit être affiché pour permettre à l’utilisateur de définir une chaîne à utiliser pour filtrer l’affichage.

Non

Afficher la hiérarchie des processus

Masque les formulaires/processus avec un formulaire/processus parent, et affiche une icône de développement [+] à côté du formulaire/processus avec un formulaire ou processus enfant.

Non

Afficher le type

Bascule l’affichage d’une colonne indiquant le type de formulaire.

Remarque : depuis la version Workflow 10.9, « Afficher le type » n’est pas pris en charge lorsque l’actualisation dynamique est activée.

Oui