Abwesenheitsnotiz-Entsendung

Um die SOX-Anforderungen besser zu erfüllen, können Aktivitäten und Genehmigungen nicht an den Urheber des Prozesses zurückgeleitet werden.

SOX gibt vor, dass der Übermittler einer Anfrage niemals in der Lage sein sollte, seinen eigenen Antrag zu genehmigen. Es kann vorkommen, dass eine Person ein Formular abschickt, und der normale Genehmigende dieses Formulars eine Abwesenheitsdelegierung eingerichtet hat, die die Genehmigungsaufgabe an die Person zurückgibt, die das Formular abgeschickt hat (der „Urheber“).

Beispiel: Jake ist Teamleiter für eine Vertriebsgruppe und seine Managerin Marisa genehmigt normalerweise Urlaubsanträge. Marisa ist im Urlaub und hat eine Out-of-Office-Weiterleitung an Jake erstellt, damit er Anträge genehmigen kann, während sie weg ist. Während der Zeit, in der Marisa im Urlaub ist, konnte Jake einen Urlaubsantrag für sich selbst stellen und diesen genehmigen.

Bei dieser Änderung, wenn eine delegierte Aktivität oder Genehmigung der delegierten Person neu zugeordnet werden soll, prüft Winshuttle, ob der Urheber des Formulars (der Absender) auch das Ziel ist (die Person, an die die Aktivität oder Genehmigung delegiert wurde). Wenn der Urheber des Formulars das Ziel ist, fordert Winshuttle den Prozessadministrator auf, die Aufgabe einem anderen Benutzer zuzuweisen. Dem Urheber ist es nicht gestattet, die Aufgabe abzuschließen oder zu genehmigen.

Abwesenheitsdelegationen ermöglichen es einem Aufgabenempfänger oder Genehmigenden, eingehende Aufgaben automatisch an einen anderen Mitarbeiter weiterzuleiten. Ein normaler Formularbenutzer kann für sich selbst Abwesenheitsdelegationen auswählen; der Formularbenutzer hat die Möglichkeit, eine andere Person auszuwählen, um ihre Aufgaben und Genehmigungen zu erhalten.

Benutzer mit der Rolle Central Anwendungsadministrator können Delegationen für andere Benutzer verwalten.

Eine Delegation gilt für alle Formularwebsites in der SharePoint-Webanwendung. Wenn Regeln angewendet werden, wird die Delegation auf die Formularwebsites beschränkt, bei denen die Regelkriterien erfüllt sind.

Erstellen einer Delegation

1. Klicken Sie auf einer Formularwebsite im Winshuttle Workflow Webpart auf die Registerkarte „Prozesse“, sofern diese angezeigt wird.

2. Klicken Sie auf den Out-of-Office-Link.

a. Bestehende Delegationen für Sie selbst werden hier angezeigt.

3. Klicken Sie auf „Hinzufügen“.

4. Wählen Sie einen anderen Benutzer aus, an den Aufgaben delegiert werden sollen. Dieser Benutzer muss den gleichen Zugriff auf die Formularwebsite und die gleiche Fähigkeit zur Interaktion mit dem Formular haben wie Sie (z.B. den gleichen Lizenztyp wie Sie).

5. Geben Sie ein Start- und ein Enddatum ein. Das Anfangsdatum beginnt um 00:00:00 Uhr an diesem Datum. Das Enddatum endet um 11:59:59 Uhr an diesem Datum.

6. Erstellen Sie eine Regel für die erweiterte Weiterleitung.

7. Klicken Sie auf „Hinzufügen“.

Regel für die erweiterte Weiterleitung.

Mit der Option Regeln hinzufügen können Sie mehrere Delegationen erstellen, durch die an verschiedene Benutzer weitergeleitet wird. Durch die Auswahl aller Lösungen, deren Name mit „Materialerstellung“ beginnt, können beispielsweise alle Materialerstellungen an einen Stammdatenanalysten weitergeleitet werden. Oder indem Sie eine Regel festlegen, bei der der Lösungsname „Kunststoffe“ enthält, können alle Lösungsaufgaben mit Bezug zu Kunststoff an einen auf Kunststoffe spezialisierten Stammdatenanalysten delegiert werden.

Hinweis: Erweiterte Attribute ist eine Legacy-Option, die nicht von Composer Lösungen verwendet wird.

Wenn mehrere Einträge vorhanden sind, wertet die Workflow Engine die Regeln von oben nach unten aus, d.h. niedrigere Regeln haben Vorrang vor potentiell konfliktverursachenden Regeln, die weiter oben auftreten.

Wenn Sie mehrere Einträge verwenden, werden Aufgaben, die nicht einer Regel entsprechen, nicht delegiert. Das bedeutet, dass Sie eine allgemeine Delegation ohne Regeln hinzufügen müssen, um alle anderen Aufgaben zu erledigen.

Urheberprüfung aktiviert

Der Workflow Konfigurationsschlüssel OriginatorApprovalCheck kann auf „True“ gesetzt werden, was zusätzliche SOX-Compliance-Funktionen ermöglicht, die sich auf Abwesenheitsdelegationen Büros auswirken.

Wenn der Schlüssel OriginatorApprovalCheck aktiviert ist, kann ein Urheber keine Aktionen für Aufgaben durchführen, die er sich selbst zugewiesen hat (auch nicht durch Abwesenheitsdelegationen). Wenn der Urheber eine solche Aufgabe erhält, muss sie vom Prozessadministrator neu zugewiesen werden.

Formulare

Für jede Aufgabe oder Genehmigung, die über eine Abwesenheitsdelegation an den Urheber zurückgereicht wird:

• Die Möglichkeit, Änderungen zu speichern, wird deaktiviert.

• E-Mail-Genehmigungen werden fehlschlagen und eine Nachricht erzeugen, die lautet: „Diese Aktion ist eingeschränkt, da Sie der Urheber der Anfrage sind.“ Die Nachricht enthält einen Verweis auf die Aufgabe. Der Workflow Schlüssel, EmailApprovalReceipt, muss auf „True“ gesetzt werden, um diese Nachricht zu sehen; andernfalls wird die Genehmigung erst nach einer Neuzuweisung und dem Öffnen der Aufgabe im Browser durchgeführt.

• Massengenehmigungen werden abgelehnt.

• Wenn Sie versuchen, dem Urheber über eine Prozesssteuerung oder ein Workflowteilnehmer-Element eine neue Zuordnung zuzuweisen, wird eine Warnung angezeigt, dass die Neuzuweisung nicht erlaubt ist.

Genehmigungseigenschaften

Die automatische Genehmigung wird nicht abgeschlossen, und ein Prozessadministrator muss eingreifen, um den Workflow weiterzuführen.

Verwaltung von administrativen Delegationen

Für Benutzer mit der Rolle Central Anwendungsadministrator in Foundation ist die gesamte Delegationsverwaltung über die Seite Abwesenheitsnotiz-Entsendungen in den Foundation Einstellungen verfügbar.

Auf dieser Seite werden alle existierenden Delegationen angezeigt.

Der Zugriff auf diese Seite ermöglicht es, Delegationen im Namen eines anderen Benutzers zu erstellen (z.B. wenn ein Mitarbeiter in den Urlaub geht und vergisst, eine Delegation einzurichten), Delegationen zu löschen, bestehende Delegationen zu ändern und Delegationen neu zu ordnen.