Archivierung

Der Vorgang Archive kopiert SharePoint-Listenelemente (Formulare und Dokumente) von einer prozessgesteuerten SharePoint-Liste zu anderen SharePoint-Dokumentbibliotheken oder zum lokalen Dateisystem. Der Vorgang Archive kann auch verknüpfte Workflowdaten zur archivierten Formularansicht oder zu einer von Ihnen angegebenen SharePoint-Spalte kopieren. Außerdem können Sie als Teil des Vorgangs Archive zugrunde liegende SharePoint-Elemente und/oder verknüpfte Workflowdaten löschen, nachdem ein Archivierungsvorgang abgeschlossen ist.

Sie können auch festlegen, dass die Elemente entweder nach Bearbeitungsdatum für Formularelemente archiviert werden oder durch Angabe der Anzahl von Elementen, die zu archivieren sind, oder für eine angegebene Anzahl an Versionen für Dokumente (nur gültig in Verwendung mit der Bibliothek „Winshuttle Process Controlled Shared Documents“).

Hinweise:

Dokumente, die abgemeldet wurden (unabhängig von den Archivierungseinstellungen) werden nie archiviert.
Wenn Sie diesen Befehl zum Archivieren von Winshuttle Designer Formularen mit Anlagen, die einer nicht standardmäßigen Ansicht hinzugefügt wurden, ausführen, werden die Anlagen nicht von der Quellliste in die Zielliste verschoben.

Es gibt 3 verschiedene Möglichkeiten, den Archivierungsvorgang zu verwenden:

Archivieren und löschen: Kopieren Sie ein Element oder dessen Workflowverlaufsdaten von einer Quelle zu einem Ziel und löschen Sie die Quellelemente und/oder die Workflowdaten in der Winshuttle Workflowdatenbank. Für diesen Vorgang müssen Sie mindestens einen der Parameter deleteitem und deleteworkflow angeben.
Nur archivieren: Kopieren Sie ein Element oder dessen Workflowverlaufsdaten von einer Quelle zu einem Ziel, ohne die Quellelemente oder die Workflowdaten in der Winshuttle Workflowdatenbank zu löschen. Für diesen Vorgang geben Sie nicht die Parameter deleteitem oder deleteworkflow an. Sobald die Archivierung abgeschlossen ist, erhalten Sie den Pfad zu einer XML-Datei, die den Verlauf des Vorgangs enthält. Dieser Pfad kann für "Delete Only" ("Nur Löschen"-Vorgang) verwendet werden (siehe unten).
Nur löschen: Löschen Sie Workflowdaten und/oder Quellelemente, für die nur eine Archivierung durchgeführt wurde. Für diesen Vorgang müssen Sie den Parameter archivehistoryxml mit dem Parameter deleteitem und/oder deleteworkflow festlegen.
Hinweis: Nach dem Löschvorgang wird eine XML-Datei mit dem Namen Delete_Archive_.xml erstellt. Wenn beim Löschen eines Elements ein Fehler auftritt, finden Sie in der Datei Delete_Archive_.xml genauere Informationen zu diesem Fehler.

Versionsverwaltung

Wenn bei einer Quellbibliothek die Versionskontrolle von Dokumenten aktiviert ist, so wird empfohlen, dass Sie die Versionskontrolle für Dokumente in der Zielbibliothek ebenfalls aktivieren. Die Archivierung wird Version nach Version durchgeführt. Eine zusätzliche Version wird zur Zielbibliothek hinzugefügt. Die Spalte „Workflow-Verlauf“ der Version enthält den Verlauf der gerouteten Workflows, auf alle Versionen des Dokuments Derzeit werden nur Hauptversionen und keine Nebenversionen unterstützt.
Wenn die Bibliothek die Vorlage „Winshuttle Process Controlled Document Library“ verwendet, werden nur von Winshuttle erstellte Versionen und die aktuelle Version bei der Archivierung berücksichtigt. Außer der aktuellen Version eines Dokuments werden keine Versionen, die manuell von einem Benutzer oder einem Dritten erstellt wurden, gespeichert.

Empfehlungen

Für optimale Ergebnisse verwenden Sie einen zweistufigen Prozess:
- Verwenden Sie den Befehl „Nur archivieren“ und erzeugen Sie die .XML-Archivdatei.
- Wenn es keine Fehler in der Datei Archive_[date].xml gibt, führen Sie die Löschbefehle mit dieser .xml-Datei aus.
Wenn für die Quellbibliothek der Wert „Dokumente müssen abgemeldet werden, bevor sie bearbeitet werden können“ auf true gesetzt ist, so wird empfohlen, dass Sie das gleiche in der Zielbibliothek tun.
Wenn die Quellliste nicht vom Typ „Winshuttle Process Controlled Shared Documents Library“ oder „Winshuttle Process Controlled Forms List“ ist, so wird empfohlen, dass die gleiche Bibliotheksvorlage für Quelle und Ziel verwendet wird.
Wenn die Quellbibliothek vom Typ „Winshuttle Process Controlled Shared Documents Library“ ist, so muss die Zielbibliotheksvorlage „Document Library“ sein.
Wenn die Quellliste von „Winshuttle Process Controlled Forms List“ ist, so muss die Zielliste vom Typ „Document Library“ oder „Custom List“ sein.
Wenn die Zielwebsite auf einer anderen Webanwendung (aber der gleichen Farm) ist, ändern Sie die Spalte vom Typ Person zu einer einzelnen Textzeile.
Microsoft empfiehlt, dass der Parameterwert für „recordlimit“ nicht höher als 5000 ist.

Nutzung

Im folgenden Beispiel wird gezeigt, wie alle Dokumente, die mindestens 180 Tage nicht bearbeitet wurden, von der Website http://spserver/documents in der Liste „Process Controlled Shared Documents“ zur Website http://spserver/archive und der Liste „Quality Archive“ kopiert werden. Dadurch werden automatisch benutzerdefinierte Spalten erstellt, die in „Process Controlled Shared Documents“ existieren. aber nicht in „Quality Archive“, und dann die Werte dieser Spalten kopiert. Es wird außerdem eine textuelle Darstellung des Workflows in die Spalte mit der Bezeichnung „Workflow Data in Quality Archive“ kopiert und anschließend werden sowohl das Dokument als auch der Workflow in der Quellbibliothek gelöscht.

Sie können wahlweise -createfields oder -createcolumns verwenden.

Hinweis: Um das folgende Beispiel zu verwenden, müssen Sie den Code eingeben. (Wenn Sie das Beispiel kopieren und einfügen, wird es nicht ausgeführt.)

svadm.exe –o archive -deleteworkflow –url http://spserver/documents -list "Process Controlled Shared Documents" –desturl http://spserver/archive –destlist "Quality Archive" -days 180 –createfields -workflowcolumn "Workflow Data" -deleteitem

Beispiele für den Befehl „Archive Only“ (Nur Archivierung)

C:\Programme\ShareVis\bin>svadm -o archive -url http://wrk8:3333/central -list "Data Files" -desturl http://wrk8:4000 -destlist "DocLib" -days 19 -workflowcolumn "new"'0' candidates - '0' archived

Dieses Beispiel wird in der Central Datendokumentenbibliothek mit 266 Dateien ausgeführt. Diese Dateien haben ein geändertes Datum: 23. Dezember 2013. Der Parameter für den Tag wird auf 19 gesetzt, was bedeutet, dass alle Elemente, deren geändertes Datum vor dem aktuellen Datum minus der angegebenen Anzahl an Tage (in diesem Fall 19) liegt, archiviert werden.

Im folgenden Beispiel werden Dateien zwischen angegebenen Start- und Enddaten archiviert.

C:\Programme\ShareVis\bin>svadm -o archive -url http://wrk8:3333/central -list "Data Files" -desturl http://wrk8:4000 -destlist "DocLib" -startdate "12/23/2013 4:41:00 PM" -enddate "12/23/2013 4:41:59 PM" -workflowcolumn "new"

Beispiele für den Befehl „Delete Only“ (Nur Löschen)

C:\Programme\ShareVis\bin>svadm -o archive -deleteworkflow –archivehistoryxml "c:\Programme\ShareVis\bin\Archive_20140108145404.xml" –deleteitem

In diesem Beispiel wird die XML-Datei für den Archivierungsverlauf, die durch den Archivierungsbefehl erstellt wurde, als Eingabe für einen „Nur löschen“-Vorgang verwendet.

Beispiel für den -Usecreationdate -Parameterbefehl

svadm -o archive -url http://codemachine/central -list "Data Files" -desturl http://codemachine/central -destlist "Destination4" -createfields -startdate "15/01/2014 2:40 AM" -enddate "15/01/2014 2:45 AM" -workflowcolumn workflowdata –usecreationdate

Optionen für Archivierungsbefehle

Name	Beschreibung	Standard	Erforderlich
createcolumns oder createfields	Wird dies angegeben, wird der Vorgang automatisch alle Quellspalten oder -felder am Ziel erstellen.	Nein	Nein
date	Alle Elemente, deren Änderungsdatum vor diesem Datum liegt, werden archiviert.		Eines der Datumsargumente, Tage oder Versionen.
days	Alle Elemente, deren Änderungsdatum vor diesem Datum minus der angegeben Anzahl an Tagen liegt, werden archiviert.		Eines der Datumsargumente, Tage oder Versionen.
deleteitem	Wird diese Option festgelegt, werden zugrunde liegende SharePoint-Elemente gelöscht. Wird diese Option nicht festgelegt ist , werden zugrunde liegende SharePoint-Elemente nicht gelöscht.	Nein	Nein
deleteworkflow	Wird diese Option festgelegt, werden verknüpfte Workflows für das Element gelöscht. Wird diese Option nicht festgelegt, werden die Workflows beibehalten.	Nein	Nein
destfolder	Der Name des Dateisystemordners, in dem die archivierten Elemente gespeichert werden soll.		Nein
destlist	Der Name der Liste, die die archivierten Elemente erhält. Für alle Dokument-Workflows muss das Ziel immer eine reguläre SharePoint-Dokumentenbibliothek sein. Für Formular-Workflows kann die Zielliste entweder eine Dokumentbibliothek oder eine benutzerdefinierte Liste sein: Dokumentenbibliothek – das Quellformular wird mit der Statusanzeige des Formulars als MHTML-Datei erfasst und in die Dokumentenbibliothek platziert. Wenn eine Prozesssteuerung in der Formularansicht enthalten ist, wird der Workflow-Verlauf in dem Formular mit eingeschlossen. Alle häufig verwendeten SharePoint-Spalten zwischen den Quell- und Ziellisten werden ebenfalls kopiert. Benutzerdefinierte Liste – die häufig verwendeten SharePoint-Spalten zwischen den Quell- und Ziellisten werden kopiert. Es wird eine MHTML-Datei mit der Statusanzeige des Formulars erstellt und als SharePoint-Anhang an das Listenelement angehängt.		Ja
desturl	Die URL der Website mit der SharePoint-Liste, die die archivierten Elemente erhält.		Ja
enddate	Das letzte Datum für die Archivierung. Alle Elemente mit einem geänderten Datum, das zwischen Anfangs- und Enddatum liegt, werden archiviert.		Eines der Datumsargumente, Tage oder Versionen.
includerunning	Archiviert Elemente, für die Prozesse ausgeführt wurden. Die Dokumente, für die noch kein Prozess abgeschlossen wurde, die aber zur Zielbibliothek kopiert wurden. Beachten Sie, dass der Verlauf des Dokuments nicht kopiert wird und weder das Dokument noch sein Verlauf aus der Quellbibliothek gelöscht werden.	Nein	Nein
itemid (Workflow 10.8 und höher)	Option, um ein einzelnes Element auf Grundlage der SharePoint-ID zu archivieren. Falls sowohl Datumsargumente als auch itemID angegeben werden, wird ItemID die höchste Priorität gegeben.	Nein	Nein
list	Der Namen der zu archivierenden Liste. Diese Liste muss entweder eine Winshuttle Workflow-Liste oder eine -Bibliothek sein.		Ja
recordlimit	Die Anzahl der Elemente im Eingabebereich, die archiviert werden sollen. Der Bereich wird mithilfe der Parameter days oder startdate und enddate angegeben. Microsoft empfiehlt, nicht mehr als 5000 Elemente gleichzeitig abzufragen, weshalb dieser Parameter auf 5000 oder weniger Elemente gesetzt werden sollte.	5000	Nein
startdate	Das Datum, an dem die Archivierung beginnen soll. Alle Elemente mit einem geänderten Datum, das zwischen Anfangs- und Enddatum liegt, werden archiviert.		Eines der Datumsargumente, Tage oder Versionen.
URL	Die URL der Workflow Website, auf der sich die Liste befindet, die archiviert werden soll.		Ja
usecreationdate	Dies zwingt das Archivierungs-Hilfsprogramm dazu, „Creation Date“ statt „Modified Date“ zu verwenden.		Nein
versions	Die Anzahl der Versionen eines Dokuments, die archiviert werden sollen. Beachten Sie, dass dies nur Workflow-Versionen betrifft. Zwischenversionen von Dokumenten werden nicht archiviert.		Eines der Datumsargumente, Tage oder Versionen.
workflowcolumn	Der Name der Spalte, die in der Zielliste verwendet wird, in der die Textbeschreibung der Workflowdaten, die mit dem Element verknüpft sind, platziert werden. Diese Spalte muss einen Datentyp mit mehrzeiligem Text enthalten.		Nein