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  • Winshuttle Foundation

Verwendung der Winshuttle Workflow Prozessliste für Dokumentenworkflows

Themen zu Dokumentenworkflow

Die Winshuttle Prozessliste ist der Teil einer Dokumentenworkflow-Website, der jedes Dokument aufführt, das momentan weitergeleitet wird. Von der Winshuttle Prozessliste aus können Sie die Darstellung des Winshuttle Prozessliste-Webparts ändern, Prozesse filtern, Workflows abbrechen oder weiterleiten und mehr.

Auf dieser Seite

Nur Dokumente, deren Weiterleitung Sie gestartet haben, werden in diesem Bereich aufgeführt. Normale Benutzer können die Prozesse anderer Benutzer nicht sehen. Nur Administratoren (Benutzer mit Berechtigungen für „Liste verwalten“) können alle Weiterleitungen sehen, die momentan für die Website verarbeitet werden.

HINWEIS: Standardmäßig sind gelb aufgeführte Elemente innerhalb von sieben Tagen fällig und rot aufgeführte Elemente sind überfällig.

Öffnen des Menüs Prozessadministration

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  1. Bewegen Sie in der Winshuttle Prozessliste den Mauszeiger über den Prozess, den Sie anzeigen möchten, und klicken Sie dann auf den Dropdownpfeil.
  2. Wählen Sie eine Option aus:
    • Bearbeiten - Zeigen Sie mehr Prozessdetails an und/oder ändern Sie die Zuweisung oder Aufgaben.
    • Winshuttle Verlauf - Zeigen Sie den Verlauf der Genehmigungen und Zuweisungen eines Prozesses an.
    • Prozess abbrechen - Brechen Sie einen Prozess ab.
    • Beendigung erzwingen (genehmigt) - Verschieben Sie einen Prozess an das Ende eines Workflows als genehmigt.
    • Beendigung erzwingen (abgelehnt) - Verschieben Sie einen Prozess an das Ende eines Workflows als abgelehnt.

Einen Prozess einem anderen Benutzer neu zuweisen

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  1. Klicken Sie im Administrationsmenü auf Bearbeiten.
  2. Bewegen Sie auf der Winshuttle Seite Zuweisung bearbeiten den Mauszeiger über den Prozessnamen und klicken Sie dann auf den Dropdownpfeil.

  3. Klicken Sie auf Zuweisung bearbeiten.
  4. Ersetzen Sie den momentan zugewiesenen Benutzernamen mit dem Namen des neuen Benutzers.

Die Prozessliste filtern, um bestimmte Prozesse anzuzeigen

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  1. Gehen Sie auf eine SharePoint-Website und klicken Sie auf die Kopfzeile Ihrer Prozessliste.

    Das Fenster Winshuttle Prozessliste wird eingeblendet.

  2. Wählen Sie im Bereich „Eine Ansicht auswählen“ die Ansicht aus, die Sie verwenden möchten:
    • Ausgeführt: Zeigt alle Ihre Prozesse an, die momentan ausgeführt werden.
    • Abgelehnt oder abgebrochen: Zeigt alle Ihre Prozesse an, die abgelehnt oder abgebrochen wurden.
    • Alle Prozesse: Zeigt alle Ihre Prozesse an.
    • Ausnahmen: Zeigt alle Ihre Prozesse an, die auf Ausnahmen gestoßen sind.

    Das Fenster Winshuttle Prozessliste zeigt Ihre ausgewählte Ansicht an.

Einen Workflow abbrechen

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  1. Platzieren Sie Ihren Mauszeiger im Fenster Winshuttle Prozessliste über die Aufgabe, für die Sie einen Workflow abbrechen möchten, klicken Sie auf den Dropdownpfeil rechts neben dem Aufgabennamen und wählen Sie „Prozess abbrechen“ aus dem Menü Winshuttle.

    Das Dialogfenster Winshuttle Prozesskurzschluss wird eingeblendet.

  2. Geben Sie in das Textfeld eine Erklärung ein, weshalb Sie den Workflow abbrechen.
  3. Klicken Sie auf OK.

    Das Dokument wird aus der Winshuttle Prozessliste entfernt und der Workflow wird abgebrochen.

Das Abschließen eines Workflows erzwingen

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Ein Systemadministrator kann sowohl die Genehmigung als auch die Ablehnung eines Workflows erzwingen. Der Workflow wird zu seinem Endzustand verschoben und wird als „Genehmigt“ oder „Abgelehnt“ markiert.

HINWEIS: Wenn Sie die Beendigung eines Workflows erzwingen, wird eine E-Mail an die Personen gesendet, denen Vorgänge zugewiesen wurden.

  1. Platzieren Sie Ihren Mauszeiger im Fenster Winshuttle Prozessliste über die Aufgabe, für die Sie die Genehmigung oder Ablehnung eines Workflow erzwingen möchten, klicken Sie auf den Dropdownpfeil rechts neben dem Aufgabennamen und wählen Sie einen der folgenden Punkte aus dem Menü Winshuttle.
    • Wählen Sie „Beendigung erzwingen (Genehmigung)“, um zum Ende des Workflows zu gelangen und ihn als „Genehmigt“ zu markieren.
    • Wählen Sie „Beendigung erzwingen (Ablehnung)“, um zum Ende des Workflows zu gelangen und ihn als „Abgelehnt“ zu markieren.

    Das Dialogfenster Winshuttle Prozesskurzschluss wird eingeblendet.

  2. Geben Sie in das Textfeld eine Erklärung ein, weshalb Sie die Beendigung des Workflows erzwingen.
  3. Klicken Sie auf OK.

Zuweisung eines Prozesses

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  1. In der Prozessliste zeigen Sie mit dem Mauszeiger auf einen Prozess.
  2. Klicken Sie neben dem Prozessnamen auf den Pfeil und wählen Sie dann „Bearbeiten“ aus dem Menü Winshuttle.
  3. Das Fenster Bearbeitungsprozess zeigt den Verlauf der abgeschlossenen und ausstehenden Aufgabenarbeitsaufträge an.

    Hinweis: Nur Arbeitsaufträge, die nicht abgeschlossen wurden, können bearbeitet (neu zugewiesen) werden.

  4. Wählen Sie im Bereich Mitglieder des Verantwortlichkeitsbereichs einen Arbeitsauftrag und aus dem entsprechenden Menü ein neues Teammitglied für den Arbeitsauftrag aus.
  5. Klicken Sie auf Änderungen speichern.

    Der Arbeitsauftrag wird dem ausgewählten Teammitglied neu zugewiesen.

Prozessverlauf anzeigen

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  1. In der Winshuttle Prozessliste zeigen Sie mit dem Mauszeiger auf einen Prozess.
  2. Klicken Sie auf den Pfeil neben dem Formularnamen und wählen Sie Winshuttle Verlauf aus dem Menü.

    Das Fenster Winshuttle Prozessverlauf zeigt einen mit allen Prozessen in Verbindung stehenden Verlauf (Genehmigungen, Ablehnungen, Kommentare, Status und Datumsprotokolle) an.

    3. TIPP: Verwenden Sie verschiedene Ansichten unter Eine Ansicht auswählen, um die Aufgaben festzulegen, die im Winshuttle Prozessverlauf angezeigt werden.

Ändern des Winshuttle Prozessliste-Webparts

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Der Winshuttle Prozessliste-Webpart kann durch mehreren Optionen konfiguriert werden, um zu bestimmen, wie und was angezeigt wird.

  • Falls Sie ein Administrator sind, werden die von Ihnen durchgeführten Änderungen auf alle Benutzer angewendet, die auf diese Dokumentenworkflow-Website zugreifen.
  • Falls Sie kein Administrator sind, werden die Änderungen nur auf Ihre Ansicht der Dokumentenworkflow-Website angewendet. Einige Optionen für Webpart können von Nicht-Administratoren nicht geändert werden.

Ändern des Winshuttle Prozessliste-Webparts:

  1. Öffnen Sie die Dokumentenworkflow-Website, die Sie ändern möchten.
  2. Klicken Sie neben Winshuttle Prozessliste auf den Pfeil und wählen Sie eine der folgenden Menüoptionen aus:
    • Falls Sie ein Administrator sind, wählen Sie Gemeinsamen Webpart ändern. Die von Ihnen durchgeführten Änderungen werden auf jeden angewendet, der auf diese Dokumentenworkflow-Website zugreift.
    • Falls Sie kein Administrator sind, wählen Sie Meinen Webpart ändern. Die von Ihnen durchgeführten Änderungen werden nur auf Sie angewendet.
  3. Erweitern Sie die Winshuttle Einstellungen und ändern Sie gegebenenfalls die Einstellungen.

    4. Siehe Konfigurationsoptionen des Webparts (unten) für eine Beschreibung der verfügbaren Optionen.

  4. Klicken Sie auf Apply und dann auf OK.

Konfigurationsoptionen des Webparts

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Die folgende Tabelle beschreibt die Optionen des Webparts und welche Optionen durch einen Standardbenutzer bearbeitet werden können (d. h. von Nicht-Administratoren).

Administratoren können alle zur Verfügung stehenden Optionen des Webparts bearbeiten.

Einstellung

Beschreibung

Durch Standardbenutzer konfigurierbar?

Spalten

Die Spalten der Dokumentenbibliothek, die im Webpart angezeigt werden. Mehrere Spalten können angezeigt werden, indem ihre Namen mit einem Komma voneinander getrennt werden (wie Typ, Name, Status, Revision).

Nein

Format des Fälligkeitsdatums

Wie Sie das Format eines Fälligkeitsdatums formatieren, das in diesem Webpart angezeigt wird. Dies ist die Standardfunktionalität für das Formatieren eines .NET-Datums.

Ja

Dynamische Aktualisierung

Führt dynamisch Updates der Webparts durch, ohne dass die Seite neu geladen wird oder Daten neu eingereicht werden.

Ja

Filtern

Zeigt Elemente an, die eine Bedingung erfüllen. Die Syntax der Bedingung ist dieselbe wie die Übergänge in einem Workflow (zum Beispiel [Cost] > 1000 && [opRev2] == "yes").

Nein

Maximale Anzeige

Die Anzahl der angezeigten Dokumente, bevor die Paginierung der Auflistung beginnt.

Ja

Überlaufverhalten

Wie sich der Webpart verhalten soll, wenn nicht alle Elemente auf einen Bildschirm passen. Wählen Sie eine der folgenden Optionen aus:

  • AlleSeiten: Fügt unten nummerierte Seiten ein, wenn die unter „Maximale Anzeige“ festgelegte Anzahl überschritten wird.
  • DetailAnsicht: Fügt eine einzelne Verknüpfung ein, die den Benutzer zu einer Detailansicht der Dokumentenbibliothek führt.
  • VorherigeUndNächste: Fügt Pfeilverknüpfungen ein, die den Benutzer zur vorherigen und/oder nächsten Seite führen.
  • Bildlauf: Stellt eine Scrollleiste zur Verfügung und es kommt zu keiner Seitenbildung. Im Falle der Einstellung „Bildlauf“ wird die „Maximale Anzeige“ ignoriert.

Ja

Höhe der Bildlaufliste

Die Anzahl der Pixel, auf die der Webpart eingestellt werden sollte, falls das Überlaufverhalten auf Bildlauf gesetzt wurde.

Ja

Person anzeigen, der der Vorgang zugewiesen ist

Zeigt eine Spalte im Webpart mit der/den Person(en), der/denen momentan ein Vorgang zugewiesen ist.

Ja

Farbwarnungen anzeigen

Zeigt die Farbwarnungen für Ihre Arbeitsaufträge an. Gelbe Aufgaben sind ausstehend, rote sind überfällig.

Ja

Fälligkeitsdatum anzeigen

Zeigt das Fälligkeitsdatum Ihrer Aufgabe an.

Ja

Von allen Websites anzeigen

Zurücksetzung auf das Anzeigen aller laufenden Prozesse auf allen Websites.

Nein

Prozesszeit anzeigen

Zeigt die Uhrzeit an, zu der der Prozess gestartet wurde.

Ja

Suche anzeigen

Gibt an, ob das Suchsteuerelement im Webpart angezeigt werden soll. Dieses Steuerelement besteht aus einem Textfeld und einer Schaltfläche, die nach einer Zeichenfolge in den Arbeitsaufträgen sucht.

Ja

Websites anzeigen

Zeigt die Website an, von der die Aufgabe stammt. Dies wird nur angezeigt, wenn die Funktion „AlleWebsites“ entweder standardmäßig durch die Funktion „Websitebereich“ oder manuell durch den Benutzer über die Option „AlleWebsites“ aktiviert ist.

Ja

Aufgabennamen anzeigen

Gibt an, ob eine Spalte in die Winshuttle Aufgabenliste eingefügt wird, die den Namen der Aufgabe anzeigt, der der Name des Knotens im Workflow ist.

Ja

SharePoint-Elemente validieren

Gibt an, ob der Webpart validieren sollte, dass jedes Element, das mit dem Prozess verglichen wird, tatsächlich existiert. Falls diese Option aktiviert ist, wird es länger dauern, den Webpart zu rendern, da jedes Element validiert werden muss. Falls sie deaktiviert ist, wird der Webpart schneller gerendert, aber es könnten ungültige Elemente vorhanden sein. (Das System wird diese entsprechend handhaben und eine Nachricht ausgeben, dass dieses Element nicht länger existiert.)

Nein